用會計檔案 保資金安全 促企業(yè)發(fā)展

劉春金

摘要: 資金是企業(yè)生存、發(fā)展的根本保障,由于其很強的流動性,安全風險很高,一直以來資金安全管理都是財務管理乃至企業(yè)管理的重要內容,本文從會計檔案的有效運用角度,論述會計檔案在保障企業(yè)資金安全,促進企業(yè)發(fā)展方面的功效。

關鍵詞:會計檔案資金安全企業(yè)管理

企業(yè)管理的目標是生存、發(fā)展、獲利,而貫穿于企業(yè)管理全過程的就是資金,資金是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎,是企業(yè)進行經營活動的血脈,其高流動性使之能任意轉換為其他任何類型的資產,極易引發(fā)貪污、詐騙、挪用等違法亂紀行為。因此,必須建立健全資金的內部控制制度。企業(yè)在日常經營過程中,為達到企業(yè)經營目標,實現(xiàn)資金控制目的,應從內部環(huán)境、風險評估、控制活動、住處與溝通和監(jiān)督檢查這五方面分析,建立和完善資金內部控制機制。內部控制是管理學的范疇,涉及企業(yè)和非企業(yè)單位內部管理和風險防范,在此不過多贅述。

企業(yè)資金的安全性是任何企業(yè)資金管理過程中不可忽視的一個事項,資金配置、資金效率都要建立在首先保證其運行安全的基礎之上。“腦黃金”的巨人集團史玉柱的失敗,后來的德隆集團、三九集團倒閉,原因是驚人的相似:都是因為資金鏈斷裂,導致企業(yè)經營失敗。可見,在企業(yè)的經營中,資金擔任了多么重要的角色。

企業(yè)的生存和發(fā)展,必須強化和依賴于有效的資金管理,實現(xiàn)管理跨越式的發(fā)展,才能真正提高企業(yè)的核心競爭力。而保障資金安全,則必須依賴于完整保存的會計檔案以及會計檔案的有效合理利用。

會計檔案是在會計工作中形成的,由于經營管理的需要而產生的會計憑證、會計賬簿和會計報表等材料。有經濟活動必然有會計核算,有會計活動必然會產生會計檔案。會計檔案是記錄和反映經濟業(yè)務活動、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據(jù),是企業(yè)檔案的重要組成部分。因此,會計檔案在經濟活動中具有重要作用,在保證一個單位的正常工作秩序、生產秩序和科研秩序等方面,具有十分重要的利用價值。會計檔案可以為制訂經濟計劃、進行可行性研究、作出經濟決策提供可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料;會計檔案以大量的原始數(shù)據(jù),為各單位的財務工作和生產經營提供決策依據(jù);會計檔案對保護國家財產、監(jiān)督執(zhí)行國家財務制度、查處經濟案件等有著重要的作用;會計檔案還可以為研究經濟發(fā)展提供研究史料。本文就說說會計檔案管理及運用之于企業(yè)的資金管理甚至企業(yè)管理的重要性。

會計檔案是記錄和反映經濟業(yè)務事項的重要歷史資料和證據(jù),是在企業(yè)的日常生產經營活動中形成的第一手資料。因此,通過會計檔案,可以了解每項經濟業(yè)務的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經紀律,在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;它是企業(yè)會計活動真實的歷史記錄,在經濟活動中所起的作用是多方面的,尤其是其憑證作用和參考作用。特別是在改革開放的新形勢下,在以經濟建設為中心的今天,會計檔案的憑證、依據(jù)、條件作用日益顯著。它是制訂財務計劃的重要數(shù)據(jù)源;是進行科學經濟決策的信息源;是維護正常經濟、工作秩序的法定憑證源;是研究經濟文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻源;是開展歷史研究的記憶庫;是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫,更是正確處理企業(yè)債權債務關系的重要憑據(jù)。

在市場競爭條件下,加強企業(yè)的債權債務管理不僅能夠促進企業(yè)財務管理活動的規(guī)范,而且能夠降低經營風險和合理使用資金,使企業(yè)市場競爭力得到提升。下面就特別說明會計檔案在企業(yè)債權債務管理方面的作用,以至于對企業(yè)資金安全起到保障作用。

債權債務是指企業(yè)在生產經營過程中因發(fā)生購銷產品、提供或接受勞務等業(yè)務而形成的應收應付款項。債權債務涉及到企業(yè)的資金、成本、資產等各方面。由于種種原因,長期以來各單位,尤其是大型企業(yè),形成大量呆賬、死賬、壞賬等,它已嚴重地制約了企業(yè)經濟的發(fā)展,甚至影響企業(yè)正常的資金鏈運轉。為進一步規(guī)范企業(yè)的財務管理,真實的反映資產狀況,提高資金使用效率,加強債權債務的管理就十分必要。

要加強企業(yè)的債權債務管理就離不開企業(yè)在過去的經營活動中形成的、真實、全面記錄經濟業(yè)務的會計檔案。尤其是企業(yè)的會計人員崗位變動大,情況復雜,一些歷史遺留問題,就更加不得不通過會計檔案,以明確單位與單位之間、單位與內部成員之間的債權債務關系,劃分經濟責任,理順和明晰產權關系。

龍巖煙草工業(yè)有限責任公司(前身是龍巖卷煙廠)走過50多年輝煌歷程,經歷創(chuàng)業(yè)時期、平淡時期、興盛時期,一路走來,歷經多次改革,這其中涉及的債權債務關系,并不是某位財務人員能全部掌握的,這就需要保存完整的會計檔案。

如2001年—2006年,中國煙草處于重大變革時期,龍巖卷煙廠順應改革發(fā)展潮流進入新的發(fā)展時期,以科學發(fā)展觀統(tǒng)領企業(yè)各項工作,在全體員工的努力下,順利的完成了企業(yè)易地技改。從2000年企業(yè)易地技改工程奠基到2003年易地技改工程全面竣工,實現(xiàn)了第二次搬遷,龍煙從此走入了信息化、數(shù)字化、智能化生產的新階段。在此期間,企業(yè)財務室共分三期交納易地技改保證金,共計60萬元。工程竣工時,綜合檔案室提供了保存完整的人防工程竣工驗收資料及押金憑證,使60萬元如數(shù)追回。會計檔案的完整保存讓我們將此筆跨時三年的費用如數(shù)追回,保障了企業(yè)的資金安全。有完整的憑據(jù),是做出合理正確決策的前提,更是保護企業(yè)資金安全的保證。整理和利用好完整的、有效的企業(yè)會計檔案,使其不僅僅是最準確的資金業(yè)務往來明細基礎,更成為最具法律效力的證據(jù)。

會計憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生時直接取得或填制的,用以記錄經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的書面證明。在現(xiàn)階段,企業(yè)每天都產生大量的來往業(yè)務帳目和銷售情況,如哪一個環(huán)節(jié)出了問題,都會給企業(yè)帶來巨大的損失。如果重視檔案工作,尤其是會計檔案,就能為企業(yè)排憂解難。如我企業(yè)將廠地外租,外租店鋪的租金和應繳水電費,在承租人退租后這部分費用應從轉租保證金中抵扣。有完整保存的相關憑證就可避免因此事發(fā)生的扯皮現(xiàn)象,甚至“口水戰(zhàn)”的發(fā)生。另例在易地技改期間,企業(yè)為了更好的管理與生產,采購了大量的設備與機器,過后,設備采購廠家來我廠索要設備余款,經在我檔案中查證,此筆款項余額已全部付清,且賬務處理后附有完整詳細的原始憑證,甚至與其聯(lián)絡人、設備運送人員及銷售人員簽字,交有其出帳單,證明此款項已付清。只有妥善保管各種原始交易文件證據(jù),才能在企業(yè)遭遇爭議糾紛時成為最有力的護身符。

會計檔案除了明確企業(yè)債權債務關系方面的作用,在企業(yè)的資金管理方面還有以下幾方面,值得關注。

(一) 掌握整個企業(yè)的整體資金狀況

通過會計檔案,隨時都能方便地進行查詢,實時、動態(tài)、完整地掌握整個企業(yè)范圍內的整體資金狀況,包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息,提高分析和駕馭市場的能力。從而研究制定更適合本企業(yè)的管理方案及營銷策略組合。

(二) 深化預算資金管理

利用會計檔案,繼續(xù)擴大企業(yè)賬戶規(guī)模,加強運作。貫徹國家相關政策,確保執(zhí)行到位。建立統(tǒng)一高效的資金管理模式,加強稅務籌劃,爭取稅收優(yōu)惠政策。

(三) 監(jiān)控資金動態(tài)。防范風險、堵塞漏洞

利用會計檔案可方便地隨時監(jiān)測異動,加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理,為企業(yè)減少風險;同時,可方便隨時摸“家底”,查問題,找原因;對癥下藥,堵塞漏洞,完善各項管理制度和內控制度,提高管理水平,為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅實的基礎。

(四)對資金狀況進行各種分析和預測,提供決策支持

根據(jù)資金需求和存量,作出資金預測;通過對資金支付信息的分析,安排對企業(yè)最有利的資金付款計劃;通過對企業(yè)范圍內的現(xiàn)金流量完整分析,作出全面的資金規(guī)劃;通過對不同銀行間存款余額、協(xié)議存款利率、實際貸款利率的綜合比較分析,對融資結構和存款結構進行最優(yōu)規(guī)劃。

(五)為節(jié)約成本、挖潛降耗提供數(shù)據(jù)分析

利用會計檔案,建設節(jié)約型企業(yè),堅持開源與節(jié)流并重的原則,把節(jié)約放在首位。通過各種數(shù)據(jù)分析對比節(jié)約成本,整改降耗,牢固樹立企業(yè)節(jié)約意識,使資源高效循環(huán)利用,促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述,會計檔案不僅是記載和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),也是保障企業(yè)在經濟活動中權益不受損失的有力證據(jù),還是企業(yè)在生產經營管理中不可或缺的得力工具。近年來,龍巖卷煙廠檔案管理工作不斷深入、發(fā)展,尤其在會計檔案管理方面,積極貫徹《會計檔案管理辦法》,健全了會計檔案管理制度,制訂了會計檔案歸檔范圍、時間和要求,有專用檔案密集架。為領導了解情況、掌握政策、企業(yè)發(fā)展、解決問題提供了重要的信息資料。

會計檔案不但可以為本單位積極提供利用,也可以為上級單位或兄弟單位提供利用。但需要特別強調的是,調閱時,要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調閱,要經會計主管人員同意;外單位人員借閱,要有調閱單位的正式介紹信,并注明調閱會計檔案的內容,經單位領導人和會計主管人員批準后,辦理調閱手續(xù)。在調閱過程中,只能調閱與調閱內容有關的資料,不能調閱與調閱內容無關的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊。外單位調閱會計檔案,要抄錄和復制的由會計主管人員簽署意見,經本單位領導批準。如有特殊需要,經本單位負責人批準后,提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度,為會計檔案的利用提供依據(jù)。這樣才能保證會計檔案的完整、全面的保存,才能為會計檔案的利用打下堅實的基礎。

要對企業(yè)會計檔案進行更好的管理,使之有一個質的飛躍,才會對每個企業(yè)自身資金安全有保障。資金是企業(yè)發(fā)展和進步的最關鍵因素,同時也是最基礎的貨幣力量,是鏈接企業(yè)發(fā)展的龍脈,其重要性不言而喻。資金是企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展的基石,那么有效利用保存完整的會計檔案,以保障企業(yè)的資金安全,才能保障企業(yè)的健康成長。會計檔案的成功管理,是企業(yè)成功的一個永遠不滅的信號燈,是高速路上一刻也不能松懈的動力齒輪,停滯一刻,可能就會有倒退和毀滅的危險,做好企業(yè)的會計檔案管理工作,保護好我們企業(yè)的資金安全,我相信,龍巖煙草工業(yè)有限責任公司一定會有個更好的發(fā)展,在中國的煙草史上濃墨重彩地譜寫出新的歷史篇章。因為,我們企業(yè)的每個部門,都一定能做好龍巖版圖上的穩(wěn)定拼圖,磨合后,讓龍巖完美的畫面,展現(xiàn)在中國和全世界的面前。