基層檔案管理工作存在的主要問題及對策

孫 婧

在經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化的時(shí)代背景下,研究信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用問題,確保檔案的質(zhì)量,提高檔案的保存、檢索和使用效率,為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化,是擺在檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。胡錦濤同志在對檔案工作的指示中曾提出:“努力采用現(xiàn)代化的手段,不斷改善服務(wù)質(zhì)量,把檔案工作提高到一個(gè)新水平”。對此,筆者結(jié)合工作實(shí)際,對基層檔案管理工作中存在的問題以及如何提高檔案工作的管理水平談幾點(diǎn)看法。

一、基層檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案工作不受重視。盡管現(xiàn)在把檔案列入基層單位責(zé)任制考核中,但領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作仍不夠重視,認(rèn)為檔案工作是軟任務(wù)、軟指標(biāo),既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又費(fèi)錢,還不出成績?；鶎訖n案工作人員責(zé)任意識不強(qiáng),一定程度上影響了檔案工作的開展。

2.檔案人員專業(yè)知識不強(qiáng),服務(wù)意識差?；鶎拥臋n案員,所掌握的檔案知識不足,平時(shí)由于人少而工作量大,也無暇鉆研檔案業(yè)務(wù)。同時(shí),缺乏服務(wù)意識,致使檔案管理質(zhì)量不高。

3.檔案管理手段落后。隨著社會發(fā)展,辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用、電子文件應(yīng)運(yùn)而生,傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會需要,但受到經(jīng)濟(jì)制約,基層的檔案管理工作只能依據(jù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行歸檔。

4.基礎(chǔ)設(shè)施差,安全管理和儲存環(huán)境達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。消防設(shè)施、儲存環(huán)境等達(dá)不到上級部門對檔案管理的要求,使檔案保管利用受到影響。

二、對策和措施

1.充分認(rèn)識檔案工作的重要性。必須充分認(rèn)識檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí),要充分認(rèn)識檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識不足,勢必會嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量社會現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺。搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),以促進(jìn)社會的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化信息意識,要樹立科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識,增強(qiáng)服務(wù)意識,要使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強(qiáng)化法制教育,增強(qiáng)法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃,在國家的檔案法規(guī)和檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到檔案工作納入當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,給予檔案工作以各方面的支持。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的自身建設(shè)。首先,要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科,涉及的知識面廣,不僅要有檔案知識、歷史知識、情報(bào)學(xué)方面的知識,還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識。要為在職檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件,提供機(jī)會,加強(qiáng)在職培訓(xùn),適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修。建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機(jī)制。在配備檔案人員時(shí),要注重性別、年齡、文化、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例。要采取多種形式加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn),定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),并與工作實(shí)績一起進(jìn)行考核。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng),同時(shí)也是一門科學(xué)。作為檔案管理者,必須努力研究檔案管理業(yè)務(wù),深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識,提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識,學(xué)習(xí)有關(guān)電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),用多方面的現(xiàn)代化科學(xué)知識武裝自己,不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。其次,要加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德教育。要牢固樹立“服務(wù)第一”,一切服從、服務(wù)于當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?全心全意為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展和社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的思想。服務(wù)過程中要做到態(tài)度熱誠,細(xì)心周到,百問不煩,以滿腔熱情接待好每一位用戶,使用戶高興而來,滿意而歸。

3.實(shí)施科技興檔,提高檔案工作的整體水平。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動化替代所有手工抄寫工作,實(shí)現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢。要充分地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺,把已有的檔案目錄數(shù)字化,建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息,建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。應(yīng)配備檔案密集柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備。建立起一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn),為社會提供有效服務(wù)的檔案館。檔案館不僅要收集本地檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編,還要廣泛收集其它地區(qū)的信息資源進(jìn)行加工利用。要加強(qiáng)與其他地區(qū)檔案館之間的溝通,在圖書、情報(bào)等信息系統(tǒng)取得協(xié)作,在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致,才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的社會功能。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化,實(shí)行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

4.加強(qiáng)檔案館的安全與防護(hù)。首先,加強(qiáng)檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識。要時(shí)時(shí)進(jìn)行防火安全教育,警鐘長鳴,建立嚴(yán)格的規(guī)章制度,每庫必備手提式滅火栓,并定期檢查更換,確保長期有效。其次,科學(xué)儲藏保護(hù),做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化?？茖W(xué)儲藏保護(hù),防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案,要求檔案館在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,調(diào)節(jié)庫房的溫濕度,凈化庫房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)。保證檔案的完整與安全。綜上所述,實(shí)行檔案全方位綜合管理,使檔案專業(yè)人員無論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面,還是在管理、服務(wù)工作等方面,都能做到人無我有,人有我優(yōu),人優(yōu)我新,使檔案工作始終順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,符合時(shí)代要求,把檔案工作提高到一個(gè)新水平?！?/p>

(編輯/穆楊)