試論檔案保管中的保密工作

岳 薇

[摘 要]以鄧小平理論、江澤民同志“三個代表”重要思想為指導(dǎo),積極落實中央、省、市加強保密工作的指示精神,適應(yīng)加入世貿(mào)組織新形勢的需要,做好企業(yè)保密和對外開放工作。尤其是檔案保密工作,更需要加強管理,完善檔案保密制度,全面促進保密工作的規(guī)范化,法制化和現(xiàn)代化管理。本文主要論述檔案管理中保密工作的重要性,及如何進行保管中的保密工作。

一、檔案保管中保密的重要性

檔案,是指國家機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和個人在政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等實踐活動中形成的,具有查考利用價值,應(yīng)當歸檔保存的文件、圖表、聲像等材料。

這些檔案材料,從國家檔案的總體而言,它是黨和國家秘密的重要組成部分,是黨和國家的寶貴財富,是廣大干部,科技人員的智慧結(jié)晶,也是各個領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)研究成果的真實記載。這些檔案是整個國家歷史活動最權(quán)威的反映,它的本質(zhì)是信息,具有真實原始記錄的屬性。各部門、各行業(yè)、各企業(yè)、事業(yè)等單位在不同的領(lǐng)域范圍內(nèi),形成著各自不同的檔案材料,這些檔案產(chǎn)生的渠道,內(nèi)容不同,它的服務(wù)對象和保密范圍就必然不同,一般的說,只要是檔案,都有較強的秘密性,不過是利用范圍的大小和密級程度的高低不同而異。

還在黨成立初期,毛澤東就深知保守黨的機密、檔案保密管理的極端重要性。1923年毛澤東在中共三大上被選為中共中央執(zhí)行委員會秘書,成為我們黨的第一任秘書。根據(jù)《中國共產(chǎn)黨執(zhí)行委員會組織法》的規(guī)定,“秘書負責黨內(nèi)外文書、通訊及開會記錄之責任,并管理本黨文件”。當時在國內(nèi)并沒有專門的檔案管理機構(gòu),管理本黨文件也可以說是管理本黨檔案。毛澤東在管理文件檔案工作上采取了許多有益的措施,其中一個重要措施,就是在全黨樹立管理文件檔案的保密觀念。1942年初,中央書記處辦公廳機要科一位同志給毛澤東送去一份重要電報,而電報是從該同志上衣口袋里取出來的,細小的舉動被毛澤東察覺,他親切地對這位同志說:“衣兜里裝文件不利保密,也容易折壞”,說著順手從辦公桌上抽出一張紙,提筆寫上“保守黨的機密,慎之又慎”十個大字。幾十年來,毛澤東的這個題詞成為了各級國家工作人員,特別是機要、秘書、檔案工作人員的座右銘。由此可見,在殘酷的戰(zhàn)爭環(huán)境下,機要文件保管中,保密工作的重要性已經(jīng)強調(diào)到無以復(fù)加的地步。

在現(xiàn)代社會中,隨著我國加入世貿(mào)組織和對外開放工作的進一步深入以及市場經(jīng)濟的逐步建立,保密和竊密斗爭愈演愈烈,手段更加高明,措施令人防不勝防,泄密事件時有發(fā)生。因此,在檔案保管中的保密工作的重要性日益突出,對我們的檔案保管工作也提出了新的更高的要求。檔案保管中保密工作的難度進一步增大,保密工作的角度日趨多元化,保密工作的方式日趨多樣化。我們的檔案保密工作也正面臨著新的更加嚴峻的挑戰(zhàn)。

二、檔案保管過程中的保密工作

1. 檔案庫房管理的保密工作。檔案的庫房管理是檔案保管工作中的主要體現(xiàn)形式,也是檔案保管中保密的重點。檔案庫房要符合保管檔案的要求,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。要配制鐵柜存放檔案,并備有消防器材,去濕機、樟腦等防火、防潮、防蟲的設(shè)備。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。嚴禁在庫房和閱檔室吸煙,存放雜物和易燃易爆物品,要保持庫房清潔衛(wèi)生和適宜的溫濕度。檔案室是機要重地,應(yīng)指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,非管檔人員不得入內(nèi)。管檔人員不準擅自向他人提供檔案或泄露檔案內(nèi)容。下班前檔案要歸入庫,并檢查門窗、電源關(guān)閉切斷情況。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施每半年檢查一次。實踐證明,檔案庫房的科學(xué)管理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2. 檔案的保密管理。(1)提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有較為特殊的地位和身份,他們對保守秘密比一般工作人員負有更重大的責任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的個人素質(zhì)是關(guān)鍵。檔案管理人員必須要有極強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。無論在什么場合,都應(yīng)做到守口如瓶,萬無一失,把保守檔案秘密作為自己的職責和應(yīng)盡的義務(wù)。(2)加強檔案的日常管理。檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批,認真履行登記、簽字手續(xù),任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時查明原因。嚴禁任何個人私存他人的檔案材料,對私自保存,拒不交出檔案的,應(yīng)視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》,《中華人民共和國保密法》的人員要依法處理。

3. 做好檔案密級的調(diào)整工作。要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必糾。主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo),齊心協(xié)力共同搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

目前,我國以檔案室為基礎(chǔ)、檔案館為主體、檔案行政管理為組織協(xié)調(diào)、檔案教育和科研為條件的門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、有效服務(wù)、與社會主義各項事業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)的檔案事業(yè)管理體系已經(jīng)形成,并且逐步地完善起來。人們對檔案的認識和檔案的保密觀念正在逐步形成和增強,檔案保密是關(guān)系到黨和國家安全及人民的利益,涉及民族興衰的大問題,在新的歷史時期更為重要,保密工作已經(jīng)成為我國各項事業(yè)的重要組成部分。在全球信息一體化的今天,我們應(yīng)該以鄧小平同志關(guān)于建設(shè)中國特色的社會主義理論和江澤民同志“三個代表”重要思想為指導(dǎo),在以胡錦濤同志為核心的黨中央的正確領(lǐng)導(dǎo)下,以毛澤東的光輝實踐為榜樣,深化改革,開拓進取,積極主動地做好檔案的保密工作,努力為中國特色的社會主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)?！?/p>

(編輯/丹桔)