檔案管理工作目前情況的調(diào)研分析

王玉峰 孫立蓮

檔案管理是企業(yè)提高文化軟實(shí)力建設(shè)的重要組成部分。隨著全局經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)的快速發(fā)展,檔案工作在功能定位、基礎(chǔ)設(shè)施、資源建設(shè)、現(xiàn)代化管理等方面面臨著新情況、新問(wèn)題,特別是在履行公共服務(wù)職能方面的問(wèn)題日益突出,難以適應(yīng)公共服務(wù)的需要,為此要進(jìn)一步提高檔案提供公共服務(wù)的能力,切實(shí)發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)的作用。

一、對(duì)我局檔案工作的基本評(píng)價(jià)

2006年以來(lái),林業(yè)局認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》,努力完善檔案機(jī)構(gòu)建設(shè),推進(jìn)檔案軟硬件條件改善,做好檔案管理日常工作,取得了一定成效。

一是強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)和健全工作網(wǎng)絡(luò)。檔案科履行對(duì)本局機(jī)關(guān)和基層各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)職能,檔案管理工作逐步規(guī)范。二是建立了各項(xiàng)制度,進(jìn)一步明確了檔案管理的基本工作要求,確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。三是規(guī)范檔案管理職責(zé)。制定相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度,檔案人員都能認(rèn)真做好檔案的日常收集、整理、管理工作,做好檔案借閱和利用情況的登記。每年通過(guò)單位自查等方式開(kāi)展檔案年檢,提高檔案管理整體水平。四是檔案利用工作有所推進(jìn),檔案利用率有所提高。五是信息化建設(shè)有所推進(jìn),進(jìn)一步開(kāi)發(fā)了檔案信息資源,提高了檔案的社會(huì)利用率,較好地服務(wù)了林業(yè)局的各項(xiàng)工作和職工群眾。

二、存在的困難和問(wèn)題

檔案作為特殊的信息載體,有著原始性、真實(shí)性、完整性、嚴(yán)肅性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn),檔案的收集又涉及各項(xiàng)工作的全領(lǐng)域和全過(guò)程,具有很強(qiáng)的程序性、規(guī)范性和權(quán)威性要求。雖然我局的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成績(jī),但與當(dāng)前林區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案現(xiàn)代信息化發(fā)展要求還存在相當(dāng)?shù)牟罹唷?/p>

1.檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。一是部分同志對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視和關(guān)注。對(duì)本職范圍內(nèi)檔案工作職責(zé)不明確,較少過(guò)問(wèn)檔案工作,對(duì)有關(guān)檔案的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)了解不深,導(dǎo)致有的單位和部門(mén)的檔案管理問(wèn)題得不到解決,人、財(cái)、物保障不足。二是部分單位和部門(mén)之間檔案管理工作不平衡。有的單位、部門(mén)的檔案管理不夠重視,除業(yè)務(wù)線上較重視的公文、財(cái)務(wù)、執(zhí)法檔案相對(duì)規(guī)范外,如科技類(lèi)(包括科學(xué)研究、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、產(chǎn)品資料等)、文化類(lèi)(包括各類(lèi)文化活動(dòng)、歷史資料、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等)及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案(如合同等重要文書(shū))在現(xiàn)階段發(fā)揮重要作用的檔案管理問(wèn)題較多。有的單位、部門(mén)檔案管理水平高低不均,差距較大,并且有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)和單位還沒(méi)有意識(shí)到差距存在,沒(méi)有及時(shí)落實(shí)措施加以改進(jìn),導(dǎo)致全局檔案管理工作發(fā)展不平衡。三是檔案工作宣傳方法較少。檔案管理是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作,是功在當(dāng)代、利在千秋的工作,很難在短期內(nèi)體現(xiàn)出業(yè)績(jī)和作用。由于宣傳的活動(dòng)和載體不多,相關(guān)知識(shí)和新聞很少出現(xiàn)在各類(lèi)媒體、簡(jiǎn)報(bào)上,宣傳力度不強(qiáng)、氛圍不濃。機(jī)關(guān)干部欠缺檔案概念,自覺(jué)管理、依法收集的意識(shí)比較淡薄,全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。

2.檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)不夠健全。部分單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有建立健全,部分單位沒(méi)有檔案管理的專(zhuān)兼職人員,管理職能難以落實(shí)。二是檔案管理人員缺乏應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和精力。檔案管理作為一項(xiàng)具有專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性的工作,從業(yè)人員必須具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任心,相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),花費(fèi)大量的工作精力。但目前,有些單位的管理檔案人員不明確、不穩(wěn)定,變動(dòng)頻繁,管理檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)化水平總體不高,檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)很少。三是檔案收集、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不夠明細(xì)。一方面,有的單位、部門(mén)缺少歸檔的意識(shí)。另一方面,省、市制訂的許多專(zhuān)業(yè)檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)未能得到貫徹落實(shí)。更重要的是有些重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理缺乏歸檔意識(shí)。已經(jīng)出現(xiàn)有的重要資料遺失,有的重要資料收集不全,有的交接制度不明確,有的檔案資料收集程序缺失等種種問(wèn)題,工作隱患嚴(yán)重。

3.檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)工作需要。隨著檔案庫(kù)存量的急劇增加,檔案裝具異常緊張,目前已成為影響和制約全局檔案管理工作發(fā)展的突出問(wèn)題,具體表現(xiàn)在:一是有些基層單位無(wú)庫(kù)房、無(wú)檔案柜(也包括檔案科),一間屋檔案資料散放著,地方小、通風(fēng)差,與其他雜物同室,“八防”措施無(wú)法落實(shí),存檔、閱檔、整理、辦公同室,完全不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn);有些單位因辦公條件限制,無(wú)法落實(shí)專(zhuān)用檔案柜,有些部門(mén)檔案分散在各職能人員手中,到期不歸檔,致使文件材料遺失。

4.信息化檔案管理工作相對(duì)滯后。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段。今年林業(yè)局在資金緊張的情況下,為檔案信息化建設(shè)投入了一些設(shè)備,但距檔案信息化建設(shè)還缺少照相、攝像、復(fù)印設(shè)備和電子檔案管理系統(tǒng)軟件,檔案信息化建設(shè)的任務(wù)很重、時(shí)間也很緊。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位,信息化工作量巨大等原因,檔案信息化程度不高,發(fā)展較為緩慢。同時(shí),隨著電子政務(wù)的推廣,非紙質(zhì)檔案也越來(lái)越多,如文書(shū)檔案、人事檔案、城管檔案、勞動(dòng)保障檔案、影像音像檔案等都要通過(guò)大型數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)展工作,部門(mén)間通過(guò)OA辦公系統(tǒng)完成公文往來(lái),工程建設(shè)、重大活動(dòng)、文化藝術(shù)類(lèi)等工作以影像資料形式保存,如何實(shí)現(xiàn)這些特殊載體檔案的長(zhǎng)期保存和有序管理,迫切需要探索和加強(qiáng)。

三、建議意見(jiàn)

1.進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。一是要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要將檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案軟硬件建設(shè)列入我局經(jīng)濟(jì)(下轉(zhuǎn)173頁(yè))(上接171頁(yè))和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,擺入各單位、各部門(mén)的重要工作議程,從人、財(cái)、物方面給予保障。二是要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念。牢固樹(shù)立檔案管理法制觀念,加大依法治檔力度,從法律層面提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。進(jìn)一步解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息化管理的發(fā)展要求,要從單純注重文書(shū)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重其他門(mén)類(lèi)檔案管理,從注重機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案工作轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重所屬單位檔案工作,從注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重檔案信息管理,用改革的精神研究新情況, 解決新問(wèn)題, 不斷地把檔案事業(yè)推向前進(jìn)。三是要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊(cè)、教育基地、學(xué)術(shù)交流、法律宣傳活動(dòng)等載體和形式,向廣大干部群眾普及檔案法律和業(yè)務(wù)知識(shí),還要根據(jù)不同的環(huán)境、不同的人群,如領(lǐng)導(dǎo)干部、各業(yè)務(wù)部門(mén)、具體工作人員、廣大人民群眾等開(kāi)展有針對(duì)性地宣傳教育,通過(guò)多形式、多載體、多層面的檔案工作宣傳,著力提高全局檔案意識(shí)。

2.進(jìn)一步完善檔案管理體系。一是完善檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。檔案科要加強(qiáng)自身建設(shè),密切與基層單位的聯(lián)系,切實(shí)承擔(dān)起監(jiān)督指導(dǎo)的重要職能;將網(wǎng)絡(luò)延伸到各基層單位、各科室,明確各基層單位、各科室的兼職檔案管理人員,將他們納入全局檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中,定期組織培訓(xùn)教育,提高基層檔案管理水平,完善檔案收集管理職能,要明確到具體單位、具體科室、具體個(gè)人,為檔案工作全員參與營(yíng)造氛圍,打好基礎(chǔ)。二是盡快完善檔案管理相關(guān)規(guī)范。認(rèn)真梳理現(xiàn)行各類(lèi)檔案管理具體規(guī)章制度,有針對(duì)性地組織相關(guān)單位學(xué)習(xí)掌握這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步推動(dòng)我局檔案管理規(guī)范化,進(jìn)一步完善局檔案科開(kāi)展檔案管理監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的相關(guān)制度,加大考核獎(jiǎng)懲力度,把檔案管理工作,納入單位年終目標(biāo)考評(píng),調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性;盡快明確在工作調(diào)整、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整等重點(diǎn)時(shí)期,各類(lèi)重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集管理、移交機(jī)制,確保重要檔案類(lèi)目收集齊全、整理規(guī)范。三是加快硬件建設(shè)步伐。超前謀劃、提前介入,切實(shí)做好檔案信息化建設(shè)工作,改善設(shè)備、整合資源,有效緩解現(xiàn)存庫(kù)室裝具緊張、保管條件差的突出矛盾,對(duì)明顯不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)室,要及時(shí)調(diào)整修繕,確保檔案安全,高度重視基層單位檔案管理工作。四是切實(shí)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。搞好專(zhuān)兼職檔案管理人員的培訓(xùn)和教育,不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力,保障檔案工作順利開(kāi)展,積極采取措施,落實(shí)各基層單位檔案管理人員,保證兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作時(shí)間,確保檔案工作的延續(xù)性、嚴(yán)肅性。

3.進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。按照伊春市委、市政府下發(fā)的《伊春市檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》要求,進(jìn)一步明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo),落實(shí)檔案信息化配套設(shè)施,根據(jù)實(shí)際發(fā)展需要,配備和更新必要的信息化設(shè)備;進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化管理網(wǎng)絡(luò)互通,資源共享;進(jìn)一步提高檔案庫(kù)房及裝具和各種類(lèi)型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度,特別要加強(qiáng)對(duì)電子類(lèi)、數(shù)碼影像類(lèi)等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索,保障新型檔案保存的長(zhǎng)久性和安全性;充分利用檔案信息資源,推進(jìn)信息公開(kāi)化建設(shè),利用信息技術(shù),進(jìn)一步提高政務(wù)公開(kāi)力度,豐富專(zhuān)題匯編和編研成果,發(fā)揮檔案部門(mén)參政、資政職能。□

(編輯/穆楊)