完善現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制度

石春英

提要隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立和企業(yè)走向市場，內(nèi)部控制制度在企業(yè)管理中的作用越來越重要，它也是衡量企業(yè)自我約束機制是否完善的重要標準。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)管理；內(nèi)部控制制度

中圖分類號：G93文獻標識碼：A

一、何為“內(nèi)部控制制度”

現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，都有自己的預定目標，并都有實現(xiàn)預定目標的計劃，但計劃是根據(jù)經(jīng)營方針和制定者的經(jīng)驗而設定的想像中的結(jié)果。在實際執(zhí)行過程中，由于內(nèi)、外部多方面因素的影響，難免會發(fā)生偏差，使預定的目標和理想的結(jié)果受到影響。為此，就需要采取一系列的控制手段，控制人們的行為，檢查和糾正偏離計劃的現(xiàn)象，把計劃和實際情況進行比較，從而找出差距和原因，分清經(jīng)濟責任，及時采取措施，保證計劃目標的實現(xiàn)。這種督促和調(diào)整活動，就是內(nèi)部控制活動。將這種內(nèi)部控制活動系統(tǒng)化、經(jīng)常化、規(guī)范化和制度化，就形成了內(nèi)部控制制度。在企業(yè)管理工作中，內(nèi)部控制制度并不是以單獨的制度形式出現(xiàn)的，它滲透于各種規(guī)章制度中。各種管理制度都具有控制作用，而內(nèi)部控制制度是各種控制手段的總稱。

20世紀四十年代以前，內(nèi)部控制制度側(cè)重于企業(yè)財務和會計方法，以保護財產(chǎn)物資和確保會計資料可靠性為目的，是直接同會計記錄和會計報表的真實性、可靠性有關(guān)的控制，如現(xiàn)金、銀行存款內(nèi)部控制制度；資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度；記賬程序控制制度等。第二次世界大戰(zhàn)后，生產(chǎn)的迅速增長和科學技術(shù)的飛速發(fā)展，使資本高度集中和積累，企業(yè)的規(guī)模不斷擴大和內(nèi)部職能部門不斷增多，隨之而來的管理任務也更加艱巨。如何使企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)一致、節(jié)約資源、防止差錯和舞弊，在競爭中立于不敗之地，成為擺在管理層的重要課題。于是內(nèi)部控制的措施被擴張，超越會計和財務的范圍而深入企業(yè)所有部門及經(jīng)營活動，如預算管理、質(zhì)量管理等各種控制。

二、建立健全內(nèi)部控制制度的重要性

(一)建立健全內(nèi)部控制制度是經(jīng)濟發(fā)展的需要。內(nèi)部控制制度，作為監(jiān)督經(jīng)濟活動的一種工具，生產(chǎn)社會化程度越高就越重要。建立健全內(nèi)部控制制度有利于保護企業(yè)各項財產(chǎn)物資的安全、完整，杜絕挪用、盜竊、毀損、浪費現(xiàn)象，保證經(jīng)濟而合理地使用各項財產(chǎn)物資；建立健全內(nèi)部控制制度有利于保證及時地為企業(yè)經(jīng)營管理工作提供準確、可靠的信息；建立健全內(nèi)部控制制度有利于保證企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位之間密切配合、相互促進，使企業(yè)的各項經(jīng)濟活動能高速、協(xié)調(diào)地進行，杜絕各種脫節(jié)、推諉、窩工現(xiàn)象，確保企業(yè)各項經(jīng)濟活動始終遵循既定的經(jīng)營方針，實現(xiàn)各個時期的經(jīng)營目標。世界上發(fā)達的資本主義國家的各大企業(yè)，為了競爭都建立了較為嚴密的內(nèi)部控制制度。

(二)建立健全內(nèi)部控制制度是改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益的需要。經(jīng)濟效益在經(jīng)濟發(fā)展過程中出現(xiàn)周期性波動是任何經(jīng)濟制度和經(jīng)濟體制下都難免的。我國國有企業(yè)也不例外，但從我國國有企業(yè)所具有提高經(jīng)濟效益的潛力來看，這并不完全是客觀必然性的結(jié)果。據(jù)對62個大城市國有企業(yè)調(diào)查，1986年發(fā)生虧損的企業(yè)有1，480戶，其中屬于經(jīng)營性虧損的有1，076戶，占72.2％，虧損額5.8億元，占45.5％，造成經(jīng)營性虧損的具體原因之一就是經(jīng)營管理不善。具體表現(xiàn)為：

1、企業(yè)沒有相對穩(wěn)定、強有力的生產(chǎn)經(jīng)營指揮系統(tǒng)，決策缺乏科學性、行為短期化。

2、企業(yè)基礎管理工作比較差，管理效率低，沒有完善的內(nèi)部控制制度。許多企業(yè)缺乏嚴格的定員定額管理，經(jīng)濟核算不嚴，財經(jīng)紀律松弛，無章可循、有章不循的現(xiàn)象屢有發(fā)生。如，太原某企業(yè)流動資產(chǎn)潛虧達5，132萬元，主要原因是內(nèi)部計量不準，出入庫制度不嚴，保管措施不力，領料與退料無嚴格制度，報廢與停工損失無記錄，僅盤虧就達3，680萬元。

3、計量測試手段不健全、不準確、標準化程度低。如，太原一家露酒廠，外購易拉罐186萬個，由于易拉罐嚴重滲漏又未能及時檢測出來，造成成品飲料庫存空罐損失179萬元，企業(yè)潛虧500多萬元。

(三)建立健全內(nèi)部控制制度是適應經(jīng)濟體制改革的需要

首先，我國經(jīng)濟體制改革的中心環(huán)節(jié)是增強企業(yè)活力。在經(jīng)濟體制改革中，對政府機構(gòu)明確賦予“制定并監(jiān)督執(zhí)行經(jīng)濟法規(guī)”的管理經(jīng)濟的職能。就是說，政策要放寬。經(jīng)濟要搞活，不正之風要糾正，間接監(jiān)督要加強，才能促進經(jīng)濟體制改革的健康發(fā)展。從一定意義上來說，審計監(jiān)督是隨著經(jīng)濟體制改革發(fā)展的產(chǎn)物，內(nèi)部控制制度也必須適應企業(yè)經(jīng)濟體制改革的需要。

其次，20世紀九十年代后，隨著國有大中型企業(yè)改革的深入以及企業(yè)破產(chǎn)、兼并、重組的發(fā)展，特別是資本型控股形式的企業(yè)集團、跨國公司大量出現(xiàn)，企業(yè)集團在我國的社會經(jīng)濟生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。對于企業(yè)集團來說，由于管理層次增多、管理跨度加大，管理當局不可能對經(jīng)營活動進行直接的指揮、控制和監(jiān)督，只能通過內(nèi)部管理機構(gòu)對經(jīng)營活動進行間接的指揮和控制，勢必更多地依賴于內(nèi)部控制的建立和有效實施。

為了發(fā)展經(jīng)濟、提高經(jīng)濟效益、查錯防弊，根據(jù)國外經(jīng)驗以及我國長期經(jīng)濟建設的實踐證明，建立健全內(nèi)部控制制度是十分必要的。

三、內(nèi)部控制制度的內(nèi)容

由于每個單位的性質(zhì)、業(yè)務、規(guī)模等方面的不同，內(nèi)部控制制度的具體內(nèi)容也不盡相同。概括起來，一個比較健全的內(nèi)部控制制度主要包括以下幾個方面：

(一)合法性控制。每一項經(jīng)濟業(yè)務活動必須控制在合法、合規(guī)的范圍內(nèi)開展。如，生產(chǎn)和銷售的產(chǎn)品，必須符合質(zhì)量要求，不許以次充優(yōu)或生產(chǎn)、銷售偽劣產(chǎn)品；一切會計憑證都必須由會計部門認真審核、把關(guān)，對不合規(guī)、不合法的經(jīng)濟業(yè)務應堅決予以揭露和制止等。

(二)人員素質(zhì)控制。內(nèi)部控制制度實施是否有效，關(guān)鍵取決于實施內(nèi)部控制制度人員的素質(zhì)。要使內(nèi)部控制制度的功能按預定的目標正常發(fā)揮，需要配備與承擔的職務相適應的高素質(zhì)人員，否則，即使內(nèi)部控制制度本身十分完善，但實施的效果難以令人滿意。人員的素質(zhì)包括良好的思想品德和職業(yè)道德，較高的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，較廣博的知識水平，還包括接受職業(yè)繼續(xù)教育和培訓的情況。人員素質(zhì)的控制，除了對人員本身的素質(zhì)提出較高要求外，還應對人員的選擇、使用和培訓采取一定的措施和方法。如，擇優(yōu)選用、試用；定期考評工作情況；對人員的職務進行定期輪訓、輪換等。

(三)授權(quán)、分權(quán)控制。在授權(quán)、分權(quán)范圍內(nèi)的，授權(quán)者或分權(quán)者都有權(quán)處理有關(guān)事務；未經(jīng)批準和授權(quán)，不得處理有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務。對各項經(jīng)濟業(yè)務，在其發(fā)生之際就加以控制，使各級業(yè)務人員都能在其位謀職。將每個單位或個人按其所授權(quán)力或所分權(quán)力與應負的責任相聯(lián)系。制定“崗位責任制”，明確崗位應予履

行的任務及其應負的責任，并定期進行檢查，做到事事有人管理，人人有專責，辦事有標準，工作有檢查，從而對各項經(jīng)濟業(yè)務進行控制。如，一項經(jīng)濟業(yè)務從發(fā)生到結(jié)束的整個過程中，誰核準、誰經(jīng)辦、誰復核、誰驗收、誰審批等都應在制度中予以充分說明，做到分工負責、權(quán)責分明。

(四)目標計劃控制。目標計劃控制是指企業(yè)在經(jīng)營計劃執(zhí)行過程中對各個環(huán)節(jié)進行控制，調(diào)整和糾正偏離計劃的原因，以保證計劃目標的完成。一般包括銷售及市場計劃產(chǎn)品開發(fā)計劃、技術(shù)改造計劃、生產(chǎn)計劃、采購計劃、成本計劃、財務計劃等。

(五)不相容職務控制。所謂不相容職務，是指集中于一個人辦理時，發(fā)生差錯或舞弊的可能性就會增加的兩項或幾項職務，如出納和會計就屬于不相容職務。企業(yè)對不相容職業(yè)，應加以嚴格控制和分離。

1、經(jīng)濟業(yè)務處理的分工。即一項經(jīng)濟業(yè)務的全部過程不應由一個人或一個部門單獨處理，應分割為若干環(huán)節(jié)，分屬不同的崗位或人員去經(jīng)辦。具體要求是：(1)授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務和執(zhí)行該項業(yè)務的職務要分離；(2)執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務和審查、記錄該項經(jīng)濟業(yè)務的職務要分離；(3)審查某項經(jīng)濟業(yè)務和記錄該項經(jīng)濟業(yè)務的職務要分離。

2、資產(chǎn)記錄與保管的分工。具體要求是：(1)保管物資和記錄物資的職務相分離；(2)保管物資和核對物資的職務要分離；(3)記錄總賬和記錄明細賬的職務要分離；(4)登記日記賬和登記總賬的職務要分離；(5)貴重物品倉庫的鑰匙由兩個人分別持有。

3、各職能部門具有相對獨立性。這種獨立性體現(xiàn)在：各職能部門的工作有明確分工，不存在責任共同負擔、成績均有份的關(guān)系。

(六)信息質(zhì)量控制。信息質(zhì)量控制是指采用一定的方法保證所反映的企業(yè)經(jīng)濟活動信息的全面性、及時性、公允性和可靠性。會計信息是企業(yè)最主要的信息資料，因此建立和健全會計信息系統(tǒng)，是信息質(zhì)量控制的主要方面。一般的控制方法和措施如下：

1、嚴格的憑證制度。一旦出現(xiàn)什么問題，憑證就是追查責任的線索，憑證制度不完善，往往會引起較大的問題。因此，每項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，都應取得或填制會計憑證，作為該項經(jīng)濟業(yè)務的書面證明；憑證的填寫必須認真；憑證的復核、審查必須嚴格；需要套寫的憑證，不準臨時編號；填錯的憑證，應按規(guī)定的程序和手續(xù)改正，不得任意涂改：對每種憑證應按規(guī)定整理、歸檔、調(diào)閱、銷毀等。

2、建立嚴格的會計記錄程序。完善的會計記錄程序是真實、準確、及時地提供會計信息的保證。當各自業(yè)務處理完結(jié)之后，必須在憑證上簽字蓋章，以示負責，然后再將憑證傳遞給下一道程序的人員辦理手續(xù)。

3、定期進行復查、核對。對業(yè)已完成的經(jīng)濟業(yè)務記錄進行復查、核對，是保證會計信息正確可靠的重要方法。復查、核對一般分為兩種：(1)將記錄與所記的實物相核對，如定期盤點現(xiàn)金和實物資產(chǎn)；(2)記錄之間的相互核對，主要包括各種憑證之間的復查核對；憑證和賬簿之間的復查、核對；賬簿和報表之間的復查、核對；相關(guān)賬簿之間的復查核對。

(七)業(yè)務程序標準化控制。將每一項業(yè)務活動，都劃分為六個步驟：授權(quán)、主辦、核準、執(zhí)行、記錄、復核。這種按照客觀要求建立的標準化業(yè)務處理程序，不僅有利于實際業(yè)務活動按照事先規(guī)定的軌道進行，而且對實際業(yè)務活動做到了事前、事中和事后的控制。這種標準化處理程序，可以用成文的制度表示，如各種管理制度，也可以繪成流程圖，如各種業(yè)務處理事務圖。采取這種方式控制，不僅經(jīng)辦人員有章可循，能按照科學的程序辦事，而且可以避免職責不清，相互扯皮的現(xiàn)象。

(八)內(nèi)部審計控制。為了保證所有重要的控制制度都有效地執(zhí)行，單位的管理人員必須對內(nèi)部控制的適當性進行定期檢查，當一個單位設有內(nèi)部審計部門時，管理人員可以授權(quán)它執(zhí)行某些監(jiān)督職能。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)中特殊組成部分。內(nèi)部審計不負責常規(guī)控制程序，而通常是作為企業(yè)內(nèi)部更高層次的監(jiān)督控制。其目的是確定其他的內(nèi)部控制是否像設計的那樣好和是否正常地執(zhí)行，并對不符合規(guī)定的現(xiàn)象及時地發(fā)現(xiàn)并提出糾正措施。

四、內(nèi)部控制制度的局限性

再健全的內(nèi)部控制制度也不可能杜絕所有不法、不良行為，因為內(nèi)部控制制度有其固有的局限性。

1、管理人員通常要求一項控制是有成本效果的，即一項控制程序的費用，應與因舞弊或錯誤所造成的可能損失相稱。

2、事實上大多數(shù)的控制是借以指導預期會發(fā)生的那類經(jīng)濟業(yè)務，而不是針對非常的經(jīng)濟業(yè)務。

3、存在由于粗心、精神分散、判斷失誤或誤解指示而造成的人為錯誤的可能性。

4、可能會通過與單位外部關(guān)系或與本單位職員之間的共謀而設法回避控制。

5、某一運用控制的人員可能會濫用職權(quán)。例如，管理人員中的某一成員會對控制置之不理。

6、可能會由于情況變換而使控制程序變得不適當。

雖然內(nèi)部控制制度有其固有的局限性，但內(nèi)部控制制度作為現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理制度的一個重要組成部分，它的作用是十分明顯和重要的。

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立和企業(yè)走向市場，內(nèi)部控制制度在企業(yè)管理中的作用將越來越重要，必須建立健全現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制制度。