試論檔案工作中的保密

劉文英

絕密檔案是黨和國家的核心秘密,它關(guān)系到黨和國家的安全,關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗,關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此,為確保國家核心秘密的安全,必須管理好絕密檔案。

絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器,從保管條件上確保絕密檔案的安全。

提高絕密檔案管理人員的素質(zhì),絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí),不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止“無形”存儲(chǔ)在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密,這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合,往往一句話,說者無意,聽者有心。在不知不覺中就泄露了秘密,所以檔案人員無論在什么場(chǎng)合,都應(yīng)做到守口如瓶,萬無一失,把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

加強(qiáng)絕密檔案的日常管理,絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批、認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查、發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救。

正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要,全面確定檔案的保有價(jià)值,準(zhǔn)確地制定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi),如被泄露,將對(duì)國家的安全和利益造成們危害來確定的,要表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù),產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定,除有特殊規(guī)定外,絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年,機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年,秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。

檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已破損的檔案要及時(shí)搶救。不丟,就是保證檔案絕對(duì)安全。不散,就是要求檔案的保管相對(duì)集中。不亂,就是要求檔案的保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。

檔案在保管過程中,其密級(jí)不是一成不變的,而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的,也是暫時(shí)的;大多數(shù)的,總的趨勢(shì)是降密,直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級(jí)文件作用的變化,原來的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng),已失去了指導(dǎo)作用;三是保密時(shí)限的變化。

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來說,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾方面實(shí)施:

1.制度建設(shè)。

2.隊(duì)伍建設(shè)。

3.監(jiān)督措施。

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密理念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端,大批檔案得不到充分的利用,甚至有些有價(jià)值的檔案長期被速之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況說明,檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密的檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的作用,保而不用只會(huì)失去保的意義,失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無限制地利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。

作為檔案開放中的保密工作,審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作,也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、制定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行:一是初審;二是中審;三是終審。

保密檔案具有等級(jí)的,其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí),就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價(jià)值,要定期解密,應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定,即:國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的,原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān),單位或者上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。

開放檔案要做好開放的基礎(chǔ)工作,即:1.提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量;2.建立健全檔號(hào),要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求;3.編制檢索工具;4.準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案,應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制,搞好檔案副本?！?(編輯/穆楊)