檔案管理更應(yīng)注重基礎(chǔ)建設(shè)

孫偉杰

檔案管理的基礎(chǔ)工作是發(fā)展檔案管理創(chuàng)新的前提,為了確保檔案管理水平的發(fā)展就必須提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。只有檔案管理的基礎(chǔ)工作水平得到了提高,才能為檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新提供充分的條件。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

眾所周知,計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具,首要特征就是要求輸入的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的,否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”,輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列基礎(chǔ)工作。

那么檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足呢?哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢?總體來(lái)講,目前我單位大多是內(nèi)容龐雜,案卷數(shù)量繁多,時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中,檔案管理僅以保管為目的,以案卷不丟失為原則。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面:一是檔號(hào)不規(guī)范,沒(méi)有目錄號(hào),一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范,有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄,以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼,如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重,如有按時(shí)間組的,也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的,還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二頁(yè)紙一文一卷,有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷。總之,從以上情況來(lái)看,目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件,需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知,要想提高檔案管理的水平,就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法,即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷,去粗取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案由于多年來(lái)未做全面的清查,加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn),不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件,所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工、填寫(xiě),以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們完整性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中,首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi),再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤,并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),盡量做到前后標(biāo)引一致,同一類(lèi)文件標(biāo)引一致,從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

4.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的,還須同時(shí)保證查準(zhǔn),因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是:在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中,要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱,盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種,必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整,則要補(bǔ)齊,如果題名冗長(zhǎng),則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程,尤其是對(duì)于那些案卷多,著錄工作不僅量大而且復(fù)雜,如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急,循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用,而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì),將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2.分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄,即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.分門(mén)別類(lèi),充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”,簡(jiǎn)化查找時(shí)間,提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,怎樣取其利避其弊,我認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞,進(jìn)行標(biāo)志待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

近年來(lái)我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

四、不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì),意義深遠(yuǎn)而重大

只有檔案管理人員的整體素質(zhì)不斷提高和強(qiáng)化,才能逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。而對(duì)檔案管理人員,經(jīng)常進(jìn)行專(zhuān)業(yè)對(duì)路的技能培訓(xùn),嚴(yán)格考核,并實(shí)行公開(kāi)招聘,公平競(jìng)爭(zhēng),優(yōu)勝劣汰,則是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作、提高檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證,也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。

檔案管理水平如何以及檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣,直接取決于檔案的主人檔案管理人員。因此,檔案管理人員的整體素質(zhì)如何,是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。

檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高,檔案事業(yè)的健康發(fā)展,以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理,特別是現(xiàn)代化管理,都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專(zhuān)業(yè)人才。這種檔案專(zhuān)業(yè)復(fù)合型人才,精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí);精明強(qiáng)干;以少勝多;能一兼數(shù)職;辦事效率高;能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤(pán)刻錄技術(shù);有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和惡劣工作條件與艱苦生活環(huán)境適應(yīng)能力。

那么,檔案管理人員的素質(zhì)應(yīng)當(dāng)如何提高?筆者以為,可供參考的有效方法是:在檔案系統(tǒng)中,對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員,按其所具有的專(zhuān)業(yè)技能層次,分期舉辦各種檔次對(duì)路的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn),請(qǐng)高校中的檔案學(xué)專(zhuān)家、教授、學(xué)者或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人才授課,傳授檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí);定期實(shí)行嚴(yán)格的專(zhuān)業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。經(jīng)考核,合格者持證上崗,不合格者,自然淘汰,這也是提高檔案專(zhuān)業(yè)人員整體素質(zhì)和工作質(zhì)量的有效方法?！?/p>

(編輯/穆楊)