電子注冊制度與高校學(xué)籍檔案管理工作探討

吳　珊

【摘要】學(xué)籍檔案管理是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，學(xué)籍學(xué)歷電子注冊又是學(xué)籍管理工作的重中之重，是維護(hù)學(xué)歷證書的公正性及保護(hù)大學(xué)生合法權(quán)益的重要保障。本文從電子注冊制度的具體內(nèi)容、實行電子注冊的必然性及電子注冊制度對學(xué)籍檔案管理工作提出的新要求等方面進(jìn)行了論述。

【關(guān)鍵詞】電子注冊制度 學(xué)籍檔案管理 要求

學(xué)籍管理是高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，電子注冊又是學(xué)籍管理工作的重中之重，電子注冊工作的好壞直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，關(guān)系到高校和社會的穩(wěn)定，同時對維護(hù)學(xué)歷證書的公正性、嚴(yán)肅性，維護(hù)大學(xué)畢業(yè)生的合法權(quán)益起到重要的保障作用。電子注冊是高校學(xué)籍管理的延續(xù)，是傳統(tǒng)學(xué)籍管理工作在新形勢下的發(fā)展，學(xué)籍管理是做好電子注冊的基礎(chǔ)，電子注冊則是加強(qiáng)學(xué)籍管理的有效手段。

一、電子注冊制度的內(nèi)容

電子注冊制度包括學(xué)籍電子注冊制度和學(xué)歷電子注冊制度，學(xué)籍電子注冊制度是為完善學(xué)歷電子注冊制度而制訂的，與學(xué)歷電子注冊制度互相銜接。

1.學(xué)籍電子注冊。學(xué)籍電子注冊，即當(dāng)年省級招辦錄取結(jié)束后，將各高校在本省(自治區(qū)、直轄市)錄取的新生數(shù)據(jù)報教育部，教育部在網(wǎng)上公布各高校經(jīng)省級招辦錄取的新生名單，各高校在新生入校后上網(wǎng)核對本校錄取名單，網(wǎng)上有的學(xué)生給予注冊，取得學(xué)籍。學(xué)籍電子注冊，將學(xué)歷證書電子注冊階段的資格審核提前到入學(xué)階段，實現(xiàn)在校生網(wǎng)絡(luò)化管理，使學(xué)籍注冊與學(xué)歷注冊實現(xiàn)數(shù)據(jù)鏈接，實現(xiàn)高校、省級、教育部共同管理和維護(hù)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，合理制定了各級部門的操作權(quán)限和職責(zé)，使信息的逐級報送管理，變成與計算機(jī)系統(tǒng)的即時、分級維護(hù)交互管理，最終實現(xiàn)了教育部把握資格、省級部門動態(tài)監(jiān)管、高校遠(yuǎn)程維護(hù)的分級管理、動態(tài)管理。

2.學(xué)歷電子注冊。為適應(yīng)高等教育改革，維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，規(guī)范學(xué)歷文憑頒發(fā)制度，打擊社會不法分子偽造學(xué)歷證書，教育部決定從2001年開始正式對全國高校學(xué)生實行學(xué)歷電子注冊信息上網(wǎng)管理制度。具體操作為：首先，各高校要對畢業(yè)生的畢業(yè)資格進(jìn)行認(rèn)定及數(shù)據(jù)的整理，將校驗通過的畢業(yè)數(shù)據(jù)和鏈接成功的畢業(yè)生圖像信息打包成壓縮文件上報省教育廳；第二步是省教育廳進(jìn)行數(shù)據(jù)的審核，省教育廳用畢業(yè)生當(dāng)年的新生錄取數(shù)據(jù)對各校上報來的畢業(yè)生數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗，對于招生庫中沒有的或不一致的數(shù)據(jù)，則審核各高校準(zhǔn)備的相關(guān)材料，如錄簡表、轉(zhuǎn)學(xué)審批表、戶籍證明等，省教育廳通過人工核對無誤后，再提交給教育部。最后，教育部對各省上報的數(shù)據(jù)進(jìn)行終端審核，經(jīng)過這樣一個反復(fù)的審核過程，最終通過的畢業(yè)信息才能實現(xiàn)網(wǎng)上公布。

二、實行電子注冊制度是學(xué)籍管理的必然要求

1.實行電子注冊制度是學(xué)籍學(xué)歷管理工作的需要。隨著高等教育的改革和發(fā)展，高校招生規(guī)模的逐年擴(kuò)大，加強(qiáng)和改革完善高校的學(xué)籍和學(xué)歷證書的管理，已是國家的頭等大事，在實行電子注冊制度以前，許多高校的學(xué)籍學(xué)歷管理工作都是以手工模式進(jìn)行，工作量大、材料繁多、管理難度非常大，耗費了大量的人力、物力和精力。因此，手工管理極大限制了高校學(xué)籍和學(xué)歷證書管理工作的開展和發(fā)展，必須加以改革，實行電子注冊制度。

2.實行電子注冊制度是維護(hù)高等教育嚴(yán)肅性和權(quán)威性的需要。長期以來，學(xué)歷證書一直被認(rèn)為是一種榮譽(yù)、能力及身份的象征。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)歷證書更是決定畢業(yè)生在雙向選擇就業(yè)中能否被錄用的關(guān)鍵。然而，以前的學(xué)歷文憑發(fā)放管理卻存在很多問題。而實行電子注冊制度能從根本上杜絕假文憑，也彌補(bǔ)了以往由高等學(xué)校、省級部門二級管理的不足和制度不健全。

3.實現(xiàn)網(wǎng)上學(xué)籍信息數(shù)字化的需要。學(xué)籍管理資料信息化建設(shè)勢在必行。實現(xiàn)資料信息資源共享是數(shù)字化學(xué)籍建設(shè)的基礎(chǔ)。高校要充分發(fā)揮優(yōu)勢，以學(xué)籍管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化為導(dǎo)向。

三、電子注冊制度對學(xué)籍檔案管理工作提出的新要求

1.對各高校學(xué)籍管理相關(guān)部門的要求。首先，要求各高校必須引進(jìn)能較好完成電子注冊任務(wù)的，具有可擴(kuò)展性和兼容性的信息管理系統(tǒng)。如我校成教部就引進(jìn)了新力學(xué)籍管理系統(tǒng)和電子注冊輔助系統(tǒng)。通過輔助系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)校驗和數(shù)據(jù)合法性校驗，上報的數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，工作效率得到了提高。其次，學(xué)歷證書電子注冊有嚴(yán)格的時間限制，規(guī)定的操作程序和上報的內(nèi)容，要求不允許出任何差錯，這就要求學(xué)籍管理部門確保工作質(zhì)量，建立健全的學(xué)籍管理制度并嚴(yán)格實施，是學(xué)校維護(hù)正常教學(xué)秩序，保障教育質(zhì)量的重要手段。

2.對學(xué)籍管理人員的要求。首先，學(xué)籍管理工作政策性、規(guī)范性強(qiáng)，要有高度的責(zé)任心。新生、畢業(yè)生電子注冊信息向社會公示，具有較高的透明度，要求學(xué)籍管理人員在工作中不能有絲毫的差錯和疏漏，必須細(xì)致、規(guī)范。其次，由于教育部的招生信息是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，學(xué)生學(xué)籍信息又是通過計算機(jī)軟件處理和管理的。因此要求學(xué)籍管理人員熟悉學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的使用。再次，學(xué)籍管理帶有很強(qiáng)的政策與法規(guī)性，要求從事學(xué)籍管理人員保持相對穩(wěn)定，保證工作的連續(xù)性，熟悉自己的業(yè)務(wù)范圍，掌握一定的專業(yè)知識和現(xiàn)代技能，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識，法治意識。

此外，由于新生、畢業(yè)生電子注冊每年都有比較固定的時間段，促使學(xué)籍管理人員的工作也要圍繞電子注冊進(jìn)行。例如，每年4月中旬上報新生信息，每年11月中旬上報畢業(yè)生信息。注冊制度本身的周期性，規(guī)范了學(xué)籍管理人員的工作內(nèi)容、工作程序、工作節(jié)奏。

3.對學(xué)籍檔案材料的要求。第一，在校生學(xué)籍、成績實行“文檔一體化”管理。學(xué)籍卡是學(xué)籍檔案的主體，按照教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺中需填報的學(xué)生個人信息項類印制規(guī)范的學(xué)籍卡，發(fā)給新生填寫。第二，建立分年級學(xué)生名冊，統(tǒng)一打印分專業(yè)分班學(xué)生名單，按一定規(guī)律統(tǒng)一編制學(xué)號。第三，采用教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺對有學(xué)籍新生及在校生、畢業(yè)生進(jìn)行規(guī)范管理。第四，學(xué)籍異動管理規(guī)范化。有學(xué)籍在校生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等要辦理相關(guān)手續(xù)，如轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生要求提交錄取名冊復(fù)印件、轉(zhuǎn)學(xué)審批表、報名登記表及錄取通知書供學(xué)籍管理員辦理相關(guān)轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)。學(xué)籍異動規(guī)范管理，能確保學(xué)籍檔案真實可靠。第五，建立學(xué)生成績管理數(shù)據(jù)庫，根據(jù)任課教師的原始成績單錄入學(xué)生各學(xué)期各門課程成績，修完教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程，成績及格，才準(zhǔn)予畢業(yè)。第六，按照教育部畢業(yè)證書電子注冊文件要求對具備畢業(yè)資格的學(xué)生統(tǒng)一編定畢業(yè)證書電子注冊號。電子注冊號做到全國唯一、不得重號。

總之，電子注冊制度就是利用現(xiàn)代技術(shù)對學(xué)籍學(xué)歷進(jìn)行管理的一種方式，從建立開始使用到現(xiàn)在，隨著它制度上以及技術(shù)上的逐步完善，它在學(xué)籍學(xué)歷管理工作中所體現(xiàn)的重要性也越來越明顯，相信在不久的將來，電子注冊制度將會給高校學(xué)籍學(xué)歷管理工作者帶來一個全新的管理模式。

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