工程備品管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

劉　娜

摘要:本文詳細(xì)介紹了工程備品管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路,開發(fā)方法和具體應(yīng)用,克服了傳統(tǒng)工程備品管理的缺點(diǎn),提高了工作效率。

關(guān)鍵詞:工程備品 管理 信息系統(tǒng)

0 引言

在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)今社會(huì),企業(yè)競爭激烈,加強(qiáng)成本管理是提高企業(yè)產(chǎn)品競爭能力、實(shí)現(xiàn)企業(yè)又好又快發(fā)展的有效方法。寧夏華澳鐵路綜合工程公司管轄范圍包括甘肅、寧夏兩地的6個(gè)工程公司,點(diǎn)多線長,分散性大,不易管理。目前公司內(nèi)部的計(jì)算機(jī)主要用于文字處理、信息存儲(chǔ)、查詢等簡單應(yīng)用,對工程備品管理還停留在傳統(tǒng)人工加手工臺(tái)帳的紙質(zhì)辦公基礎(chǔ)上。這種管理模式工作繁瑣容易產(chǎn)生人為的錯(cuò)誤,可靠性及查詢效率低,備品的檔案不完整;信息檢索、分類、統(tǒng)計(jì)工作量大,速度慢,信息反饋不及時(shí)。無法解決公司內(nèi)大量的數(shù)據(jù)處理、信息流通等問題,造成人力、物力資源的極大浪費(fèi)。本文介紹了寧夏華澳鐵路綜合工程有限公司工程備品管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。該系統(tǒng)基于SQL SERVER2000數(shù)據(jù)庫平臺(tái),使用Power Builder軟件開發(fā),主要是對備品臺(tái)帳、維修維護(hù)備品信息進(jìn)行全面的管理,工程備品管理信息系統(tǒng)將為公司的工程備品管理工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、高效的信息。

1 系統(tǒng)調(diào)查與分析

本系統(tǒng)是一個(gè)工程備品管理信息系統(tǒng),它主要是為工程備品管理人員開發(fā)的。系統(tǒng)調(diào)查的目的是對原手工登賬建卡管理工作的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行全面深入的調(diào)查分析,弄清各個(gè)環(huán)節(jié)需求、信息源、數(shù)據(jù)流向、處理方法等。

1.1 通過對工程備品管理信息系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查和分析后,繪制出系統(tǒng)流程圖,如圖1

1.2 數(shù)據(jù)流圖(DFD),就是采用圖形方式來表達(dá)系統(tǒng)的邏輯功能、數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)部的邏輯流向和邏輯變換過程,是結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)分析方法的主要表達(dá)工具。數(shù)據(jù)流圖可以用來抽象地表示系統(tǒng)或軟件。它從信息傳遞和加工的角度,以圖形的方式刻畫數(shù)據(jù)流從輸入到輸出的移動(dòng)變換過程,同時(shí)可以按自頂向下、逐步分解的方法表示內(nèi)容不斷增加的數(shù)據(jù)流和功能細(xì)節(jié)。因此,數(shù)據(jù)流圖既提供了功能建模的機(jī)制,也提供了信息流建模的機(jī)制,從而可以建立起系統(tǒng)或軟件的功能模型。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖如圖2所示。

圖中,F1采購設(shè)備;F2發(fā)放設(shè)備;F3盤點(diǎn)庫存。

2 系統(tǒng)功能及設(shè)計(jì)

2.1 軟件配置

2.1.1 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)為Windows 2000 Server,Windows 2003 Server網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)具有很好的移植性和圖形化的界面,安裝簡單、維護(hù)方便;支持多種協(xié)議,網(wǎng)絡(luò)的互連性很強(qiáng);具有較高的安全性,保證用戶數(shù)據(jù)安全與完整,同時(shí)也更大程度的減輕了維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.1.2 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是整個(gè)系統(tǒng)的核心,工程備品管理系統(tǒng)采用了具有強(qiáng)大分布式功能的大型數(shù)據(jù)庫Microsoft SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),MS SQL Server主要具有如下特點(diǎn):①一流的管理工具;②自動(dòng)鎖功能使得用戶可以安全而高效地訪問數(shù)據(jù);③系統(tǒng)高度的安全性,提供方便而靈活的數(shù)據(jù)庫備份和恢復(fù)功能;④全面的數(shù)據(jù)完整性保護(hù);⑤提供方便、易用的分布式功能;⑥與Window 2000 Server操作系統(tǒng)結(jié)合緊密;⑦支持大規(guī)模應(yīng)用。

2.1.3 開發(fā)工具 Power Builder是美國Powersoft公司開發(fā)的客戶機(jī)/服務(wù)器應(yīng)用程序開發(fā)工具。采用面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法完成了系統(tǒng)的核心層部件(即控件、窗口、菜單)設(shè)計(jì),通過對核心層的擴(kuò)展完成應(yīng)用層軟件設(shè)計(jì)。在系統(tǒng)的開發(fā)過程中,使用客戶機(jī)/服務(wù)器(C/S)模式,前臺(tái)開發(fā)工具使用Power Builder,后臺(tái)數(shù)據(jù)庫使用SQL Server,系統(tǒng)運(yùn)行在Windows網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)環(huán)境下。

2.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì) 在系統(tǒng)流程圖的基礎(chǔ)上,對數(shù)據(jù)流程圖進(jìn)行分析,然后進(jìn)行功能分解,這樣不斷進(jìn)行下去,直到分解為含義明確,功能單一的單功能模塊,從而繪制出系統(tǒng)的功能模塊圖。如圖3所示,本系統(tǒng)具有以下功能子系統(tǒng)及模塊:

2.3 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了入庫、領(lǐng)用、統(tǒng)計(jì)及查詢(庫存統(tǒng)計(jì))、數(shù)據(jù)維護(hù)(數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)還原、密碼修改)、報(bào)表打印、幫助、退出等7個(gè)子系統(tǒng)(如圖3),可以全面實(shí)現(xiàn)對工程備品入庫、領(lǐng)用、庫存節(jié)余統(tǒng)計(jì)的計(jì)算機(jī)管理,大大減輕了工作人員的工作量,全面提高了工程備品管理的效率和服務(wù)質(zhì)量,使工程備品管理水平躍上一個(gè)新的臺(tái)階。應(yīng)用本系統(tǒng)可以在計(jì)算機(jī)上靈活、方便地管理工程備品,從而大大的的提高了工作效率,使管理更加現(xiàn)代化。

本系統(tǒng)是根據(jù)實(shí)際情況和具體內(nèi)容,按一定的要求,科學(xué)合理進(jìn)行系統(tǒng)分析,從而使本系統(tǒng)完全能滿足經(jīng)濟(jì)性、靈活性及可靠性的要求;系統(tǒng)考慮到設(shè)計(jì)與用戶兩方面,使其盡量具有好的兼容性,速度快,功能強(qiáng)的特點(diǎn),可讓程序運(yùn)行相對變得簡單而方便,可使用戶根據(jù)功能提供的提示,完成各類操作。

3 工程備品管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 入庫登記 工程備品入庫:由庫管員將設(shè)備材料的購置信息(如名稱、數(shù)量、單位、單價(jià)、總價(jià)、建造單位、建造時(shí)間、購置時(shí)間、供貨商單位、聯(lián)系方式)填入工程備品管理信息系統(tǒng)的入庫子模塊。庫管員應(yīng)及時(shí)錄入有關(guān)新購置工程備品的信息,并相應(yīng)更新庫存信息,以便查詢。

3.2 出庫登記 庫管員根據(jù)已批準(zhǔn)的各項(xiàng)目部提報(bào)的領(lǐng)用設(shè)備計(jì)劃,到工程備品管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)及查詢模塊,對現(xiàn)有庫存信息進(jìn)行查詢。當(dāng)庫存信息中未顯示該設(shè)備時(shí),表明庫中沒有該設(shè)備;反之,進(jìn)入出庫模塊,對所領(lǐng)用的工程備品認(rèn)真填寫出庫信息(如名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間),同時(shí)對庫存信息進(jìn)行及時(shí)更新。

3.3 統(tǒng)計(jì)及查詢 每當(dāng)工程備品入庫和出庫時(shí)都及時(shí)更新庫存信息,保證庫存信息和出、入庫信息的一致性,確保系統(tǒng)的準(zhǔn)確、可靠。當(dāng)進(jìn)入統(tǒng)計(jì)及查詢模塊時(shí),不僅能查詢現(xiàn)庫存信息,還可根據(jù)需要查詢某種備品的使用、消耗信息,如能用數(shù)字反映出哪種備品在哪個(gè)項(xiàng)目部使用數(shù)量多、消耗大,哪種備品使用頻率較低,從而為公司管理者采購工程備品時(shí)提供信息服務(wù)和決策。同時(shí)系統(tǒng)管理人員還可以進(jìn)入入庫查詢或出庫查詢模塊通過輸入不同的關(guān)鍵字(例如:工程設(shè)備名稱、購置時(shí)間、出庫時(shí)間等)來查詢?nèi)霂煨畔⒑统鰩煨畔ⅰ?/p>

3.4 數(shù)據(jù)維護(hù) 這一模塊包含三個(gè)子系統(tǒng):①數(shù)據(jù)備份是防止當(dāng)計(jì)算機(jī)由于感染病毒導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓前能將庫存信息復(fù)制到系統(tǒng)盤區(qū)以外的其他盤區(qū),有效保護(hù)數(shù)據(jù)不因?yàn)橹匦伦鱿到y(tǒng)而丟失。②數(shù)據(jù)恢復(fù)就是當(dāng)系統(tǒng)癱瘓時(shí),對系統(tǒng)恢復(fù)后從其他盤區(qū)將備份好的庫存信息導(dǎo)入工程備品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中,保證數(shù)據(jù)不丟失。③密碼修改:當(dāng)系統(tǒng)管理者需要更改登陸密碼時(shí),通過這一子系統(tǒng)進(jìn)行更改。

3.5 報(bào)表打印 在本系統(tǒng)中,根據(jù)需要選擇打印時(shí)間范圍對備品信息打印報(bào)表。例如可以每月打印出本月入庫匯總信息、出庫匯總信息和庫存信息。也可以每季度打印季度入庫匯總信息、出庫匯總信息和庫存信息。

4 系統(tǒng)應(yīng)用

工程備品管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用主要是滿足管理者和工程備品使用者的需要,即:

4.1 為管理者提供服務(wù)和決策 該系統(tǒng)可以從總體上反映本單位所有工程備品的入庫信息、出庫信息、庫存狀態(tài)、使用狀態(tài)等,從而為管理者提供宏觀、方便的信息,更好地為工程備品管理進(jìn)行服務(wù)。

4.2 為使用著提供服務(wù) 該系統(tǒng)可為使用者提供全面、便捷的服務(wù),如:入庫統(tǒng)計(jì)、領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)、庫存統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)還原、密碼修改、報(bào)表打印等多種全方位的服務(wù)。不僅大大減輕了工作人員的工作量,全面提高了工程備品管理的效率和服務(wù)質(zhì)量,而且保證了系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

5 總結(jié)

系統(tǒng)在公司使用后,實(shí)現(xiàn)了備品管理信息的計(jì)算機(jī)管理,并能方便地通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享;可以省去人工建立備品臺(tái)帳的繁重工作,大大節(jié)約了工作時(shí)間。不但提高了提高工作效率,而且減少了錯(cuò)誤率,保證了庫存工程備品數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性,提高了對工程備品的管理水平,能夠及時(shí)地給公司領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。