細(xì)說會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的功能權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限

王新玲

現(xiàn)代信息技術(shù)在發(fā)展過程中與社會(huì)諸領(lǐng)域及其各個(gè)層面動(dòng)態(tài)地相互作用形成信息化過程。會(huì)計(jì)信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)與會(huì)計(jì)的融合，是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的變革，其目的是建立以信息技術(shù)為技術(shù)特征的新的會(huì)計(jì)信息體系。在這樣一個(gè)全新的管理平臺(tái)上，如何借助會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)和本身所提供的功能進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制的重新設(shè)計(jì)，使內(nèi)部控制不再停留在制度上和口頭上，而是內(nèi)化、固化在系統(tǒng)中，無疑對(duì)于有效地加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，提升企業(yè)管理水平具有重要意義。本文從內(nèi)部控制之權(quán)限管理入手，剖析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為權(quán)限控制提供了哪些控制手段，如何設(shè)置等相關(guān)問題，為企業(yè)加強(qiáng)授權(quán)管理，強(qiáng)化內(nèi)部控制提供指導(dǎo)和參考。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的權(quán)限分類

企業(yè)啟用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之初，應(yīng)首先進(jìn)行用戶管理，即明確哪些人有權(quán)登錄系統(tǒng)并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的要求，系統(tǒng)用戶要有嚴(yán)格的崗位分工，不能越權(quán)操作。權(quán)限設(shè)置的作用就是對(duì)允許登錄系統(tǒng)的用戶規(guī)定操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作的行為發(fā)生。

根據(jù)權(quán)限控制對(duì)象不同，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的權(quán)限分為以下幾類，見表1。

將以上幾種權(quán)限組合使用，可以使得系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置功能更靈活、更有效。

功能權(quán)限及其授權(quán)控制

1理解功能權(quán)限

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，各個(gè)子系統(tǒng)服務(wù)于企業(yè)的不同層面，為不同的管理需要服務(wù)。如典型的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)包括總賬管理、報(bào)表管理，固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理等子系統(tǒng)。每個(gè)子系統(tǒng)下又按照企業(yè)應(yīng)用流程劃分為幾個(gè)大的功能組，如總賬管理系統(tǒng)中一般分為設(shè)置、憑證、出納、賬表、期末幾組，每個(gè)組適用于在不同的應(yīng)用時(shí)段完成不同的功能；每個(gè)功能組下再按照實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)需求不同細(xì)分成若干功能節(jié)點(diǎn)，如憑證下又細(xì)分為填制憑證、審核憑證、記賬等功能節(jié)點(diǎn)，由此構(gòu)成樹型功能結(jié)構(gòu)，如圖1所示。

功能權(quán)限授權(quán)的作用主要是明確用戶登錄系統(tǒng)后能使用系統(tǒng)提供的哪些功能，由此把某些手工管理環(huán)節(jié)中的不相容職責(zé)的劃分由此前的制度規(guī)定轉(zhuǎn)化為由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。

2功能權(quán)限的授權(quán)

功能權(quán)限的授權(quán)對(duì)象是角色或用戶。角色是指在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中擁有某一類職能的組織，這個(gè)角色組織可以是實(shí)際的部門，也可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。在設(shè)置了角色后，就可以定義角色的權(quán)限，建立用戶時(shí)，可以將用戶歸屬于某個(gè)角色，如圖2所示，這樣用戶就相應(yīng)地?fù)碛辛嗽摻巧臋?quán)限。利用角色的方便之處在于可以根據(jù)職能統(tǒng)一進(jìn)行授權(quán)，方便管理。一個(gè)角色可以擁有多個(gè)用戶，一個(gè)用戶也可以分屬于不同角色。

功能權(quán)限的授權(quán)內(nèi)容是系統(tǒng)所包括的功能，其本質(zhì)是賦予用戶相應(yīng)崗位職責(zé)所擁有的權(quán)限。

進(jìn)行功能權(quán)限授權(quán)時(shí)，注意應(yīng)先選擇授權(quán)對(duì)象，即對(duì)哪個(gè)賬套進(jìn)行授權(quán)，對(duì)哪個(gè)用戶或角色進(jìn)行授權(quán)；然后再明確所授權(quán)的內(nèi)容。如出納員張子彬的崗位是出納員，那么我們應(yīng)該在功能權(quán)限授權(quán)中賦予張子彬系統(tǒng)中的“出納”、“出納簽字”等相應(yīng)權(quán)限，如圖3所示。

數(shù)據(jù)權(quán)限及其授權(quán)控制

1理解數(shù)據(jù)權(quán)限

企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之初，首先需要在系統(tǒng)中建立企業(yè)的基本信息、核算方法編碼規(guī)則等稱之為“建賬”，這里的“賬”也稱“賬套”。賬套數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中以數(shù)據(jù)庫的形式存在。不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)信息又是存放在不同的數(shù)據(jù)表中。很多情況下，不同的用戶對(duì)應(yīng)的管理內(nèi)容是不同的。例如：客戶檔案是企業(yè)的一項(xiàng)重要資源，手工管理方式下，客戶信息一般散落在業(yè)務(wù)員手中，每個(gè)業(yè)務(wù)員掌握數(shù)量不等的客戶信息資源。業(yè)務(wù)員一旦離開企業(yè)，極易造成客戶資源的流先給企業(yè)帶來損失。企業(yè)建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，需要全面整理客戶資料并錄入系統(tǒng)，以便有效地管理客戶、服務(wù)客戶。客戶信息包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，如圖4所示。

基本信息：包括客戶編碼、客戶名稱、客戶簡稱、稅號(hào)、開戶銀行、銀行賬號(hào)等。

聯(lián)系信息：包括地址、郵編、聯(lián)系人、電話、發(fā)貨地址、發(fā)貨方式、發(fā)貨倉庫等。

信用信息：包括價(jià)格級(jí)別、信用等級(jí)、信用額度、付款條件、應(yīng)收余額等。

其他信息：包括分管部門、分管業(yè)務(wù)員、停用日期等。

看到這里，也許有人會(huì)問：如此全面的客戶信息存儲(chǔ)在系統(tǒng)電是否容易造成客戶信息泄露呢?企業(yè)不同管理崗位其所能接觸和管理的客戶范圍和客戶內(nèi)容是不同的，如限定銷售員杜壯壯只能查看和管理自己轄區(qū)的客戶，而無權(quán)查閱企業(yè)所有的客戶；數(shù)據(jù)錄入員孟凡杰參照客戶時(shí)只能看到客戶編碼、客戶名稱幾項(xiàng)基本內(nèi)容，不能看到客戶聯(lián)系人、信用情況等信息。這便屬于數(shù)據(jù)權(quán)限所管理的內(nèi)容。

那么系統(tǒng)是如何實(shí)現(xiàn)這種數(shù)據(jù)權(quán)限管理需求的呢?讓我們從系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層面來解釋這個(gè)問題。在數(shù)據(jù)庫中，全部客戶信息存儲(chǔ)在“客戶”表中，如表2所示。

在“客戶”這張二維表中，一行是一個(gè)客戶的完整信息，稱之為記錄，一列代表了客戶某一方面的屬性，稱之為字段，對(duì)應(yīng)地?cái)?shù)據(jù)權(quán)限分為字段級(jí)權(quán)限控制和字段級(jí)權(quán)限控制。這樣我們就把上述需求表述成：銷售員杜壯壯僅對(duì)客戶表中的某些記錄有查詢和錄入權(quán)限，而數(shù)據(jù)錄入員孟凡杰僅對(duì)客戶表中的某些字段有查看權(quán)限。

2數(shù)據(jù)權(quán)限的授權(quán)

如果企業(yè)需要利用數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行權(quán)限的精細(xì)控制，首先需要先進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置，以指定對(duì)哪些業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行權(quán)限控制，如圖5所示。

再例如，企業(yè)有產(chǎn)品庫和原料庫兩個(gè)倉庫，房芳主管產(chǎn)品庫，丁聰負(fù)責(zé)原料庫，為他們?cè)O(shè)置功能權(quán)限時(shí)，他們均為“倉庫主管”角色，擁有庫存管理系統(tǒng)的所有功能。兩者之間倉庫權(quán)限的嚴(yán)格區(qū)分是由數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置規(guī)定，如圖6所示。授權(quán)之后，房芳就只擁有產(chǎn)品庫的記錄的查詢和錄入權(quán)限。

金額權(quán)限及其授權(quán)控制

1理解金額權(quán)限

嚴(yán)潔是剛剛畢業(yè)的大學(xué)生，會(huì)計(jì)主管分配其負(fù)責(zé)辦理日常費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，為了謹(jǐn)慎起見，希望設(shè)定嚴(yán)潔制單時(shí)的金額額度為2000元。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中是通過金額權(quán)限設(shè)置滿足上述需求的。金額級(jí)權(quán)限主要用于設(shè)置用戶可使用的金額級(jí)別，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中提供了對(duì)如下業(yè)務(wù)對(duì)象的金額級(jí)權(quán)限設(shè)置：采購訂單的金額審核額度、科目的制單金額額度。

2金額權(quán)限的授權(quán)

設(shè)置金額權(quán)限前，應(yīng)首先設(shè)置金額級(jí)別。如圖7中對(duì)庫存現(xiàn)金科目設(shè)置三個(gè)級(jí)別，然后指定用戶嚴(yán)潔的對(duì)應(yīng)級(jí)別為級(jí)別一，這樣就可以控制用戶嚴(yán)潔制單時(shí)所用金額額度了。

權(quán)限控制是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要組成。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限分別用于實(shí)現(xiàn)對(duì)不同用戶、不同業(yè)務(wù)對(duì)象和不同業(yè)務(wù)內(nèi)容的控制，深刻理解這幾類權(quán)限的內(nèi)涵并善加利用對(duì)于嚴(yán)格崗位分工、防止越權(quán)操作起到自動(dòng)化、制度化的作用對(duì)于強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制有著積極的實(shí)踐指導(dǎo)意義。