高職院校學(xué)籍檔案管理初探

摘要：學(xué)籍管理是高職院校教學(xué)管理和學(xué)生管理的重要內(nèi)容。對于高職院校樹立良好的學(xué)風(fēng)、教風(fēng)、校風(fēng)，提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平有著重要的意義。在分析高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用的基礎(chǔ)上，本文對高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，針對學(xué)籍檔案管理過程中的諸多問題，提出了學(xué)籍檔案的管理方法。希望為高職院校學(xué)籍檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長沙，410014

學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時(shí)改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時(shí)性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實(shí)新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢的需要。

一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用

(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個(gè)在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存與利用價(jià)值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計(jì)劃、新生名冊等；(2)在校學(xué)生名冊，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計(jì)表；(4)各年級實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績；(5)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料：獲獎(jiǎng)、評優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料——畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況：使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會(huì)滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)都具有重大價(jià)值。(1)對個(gè)人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價(jià)學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)校基礎(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。·學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會(huì)而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對學(xué)生的評價(jià)。此外，用人單位對畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和評價(jià)，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會(huì)輸送全面發(fā)展的、社會(huì)迫切需要的合格人才。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校對學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

(一)學(xué)籍檔案自身的問題

1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個(gè)學(xué)員的個(gè)人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學(xué)籍變動(dòng)檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊、成績冊、結(jié)業(yè)名冊等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。

2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時(shí)，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實(shí)、查找?guī)砹死щy。

3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個(gè)嚴(yán)重的問題是填寫時(shí)書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時(shí)間長了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。

(二)學(xué)籍檔案管理問題

1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴(yán)格規(guī)定，沒有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷，有時(shí)兩、三個(gè)系、或幾個(gè)專業(yè)一起組卷。

2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實(shí)性的特點(diǎn)。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會(huì)上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。

3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實(shí)施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。

三、對高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考

(一)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析等專業(yè)技能；既要堅(jiān)持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請教；既要加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)。又要積極參加實(shí)踐鍛煉。

(二)增強(qiáng)服務(wù)意識：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時(shí)刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。

(三)增強(qiáng)政治和法律意識：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時(shí)，必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺抵制不良風(fēng)氣的影響。

(四)增強(qiáng)創(chuàng)新意識：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作

者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中。

(五)增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析意識：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計(jì)知識和統(tǒng)計(jì)分析手段，及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績分析、教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計(jì)以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

(六)運(yùn)用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運(yùn)用適合實(shí)際需要的計(jì)算機(jī)軟件，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。

四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法

正確認(rèn)識目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實(shí)施細(xì)則，對學(xué)生提出更高、更符合時(shí)代發(fā)展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學(xué)籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點(diǎn)：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，使各部門上報(bào)的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實(shí)可信。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時(shí)上交，以保質(zhì)保量，按時(shí)完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動(dòng)有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的材料收集上報(bào)表格，以便及時(shí)匯總，歸入檔案。

(三)加強(qiáng)學(xué)生考核管理工作

在對學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實(shí)行教考分離制度，并實(shí)行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強(qiáng)考試和考場管理的規(guī)范性和制度化，對考試中的違紀(jì)行為要及時(shí)、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補(bǔ)考工作。

(四)做好學(xué)生成績管理工作

做好學(xué)生平時(shí)成績的登載檢查工作，對學(xué)生缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實(shí)記載；對學(xué)生各科考核成績要按照教學(xué)計(jì)劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。

(五)做好學(xué)籍異動(dòng)工作

在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級還是退學(xué)處理，都必須堅(jiān)持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機(jī)械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。

(六)做好畢業(yè)質(zhì)量把關(guān)工作

在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)籍管理工作者要做到心中有數(shù)。要按照學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定，對畢業(yè)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行認(rèn)真清查和處理；對不符合畢業(yè)條件和學(xué)位授予條件的學(xué)生要通知其本人，同時(shí)，給予學(xué)生補(bǔ)發(fā)證書的機(jī)會(huì)。

總之，高職院校學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。強(qiáng)化高職院校學(xué)籍檔案管理，對深化教學(xué)改革，提高教育質(zhì)量和管理水平，開拓人才信息資源，增進(jìn)辦學(xué)效益有著十分重要的意義。