英文信函寫作誤區(qū)

學(xué)習(xí)提示：

信件是常用文體之一，英文信件一般分為商務(wù)信件或公函和私人信件兩大類，英語書信寫作習(xí)慣與漢語相去甚遠(yuǎn)，本期為大家講解英語信函寫作的幾個(gè)常見誤區(qū)。

信函寫作常見問題

首先，英文信函寫作需要把握信件的整體基調(diào)，跟口語大不相同，非英語母語者很難準(zhǔn)確把握信件語氣；

其次，英文信函常見組成部分，例如稱呼、正文、結(jié)束語等等存在誤區(qū)。

信件風(fēng)格

常見信件類型有咨詢信、請求信、投訴信、感謝信等等，不同的信件類型，書寫風(fēng)格不同。

咨詢/請求信：當(dāng)寫信咨詢或要求某些事物時(shí)，措辭要盡量禮貌、放低姿態(tài)，例如：

Could you possibly …?

您能否……？

Is it at all possible to …?

……可以嗎？

Would you be able to …?

您能否……？

投訴信：寫抱怨信的時(shí)候，通常使用I expect …，例如：

I expect an apology and a full refund.

我希望得到道歉和全額賠償；

I expect compensation for my lost luggage.

我希望對我丟失的行李進(jìn)行賠償。

道歉信：如果回絕了某些事情，通常需要表示歉意，例如：

I am sorry to say that I can't attend your talk.

很抱歉我不能出席您的演講會了；

Unfortunately, we wont be able to provide that service.

很遺憾，我們不能提供此項(xiàng)服務(wù)。

此外，在信件中表示同意的時(shí)候，一般會表達(dá)自己很高興，很榮幸，例如：

I am delighted to say that I will be attending the conference.

我很高興告知你們我將出席會議；

I am very pleased to tell you that the deal has gone through.

很高興告訴您雙方同意交易。

信函組成部分

稱呼

首先來看信函中如何稱呼對方。

誤區(qū)：很多人總是用“Dear…”作為信件開頭；

如果認(rèn)識對方，可能常常會直呼對方的名字，如Dear Henry或Dear Maria；

如果不認(rèn)識對方，或者雙方為業(yè)務(wù)等正式關(guān)系，使用對方的姓，如Mr. Smith或者 Ms Kinnison。

解析：無論何種情況都要以對方的姓來稱呼對方，而不要直呼對方的名；

一般情況下用Ms來稱呼女士，除非了解到其偏愛其他的稱呼；

如果不知道對方的姓名，一般寫成Dear Sir/Madam；

如果只知道對方的性別但不知道姓名，則保留對應(yīng)的稱謂，即Dear Sir或者Dear Madam。

正文

正文寫作需要開門見山，簡單明了，條理清晰。

誤區(qū)：講述過多客套語；

解析：寫商業(yè)信件時(shí)，通常在信件開頭即明確陳述寫信的原因，例如：

I am writing to complain about the treatment I received on your airline last week.

我寫信投訴上周在貴航空公司受到的接待；

I am writing to apologize for the error we made in filling in your receipt.

我為了在填寫您的收據(jù)時(shí)所犯的錯(cuò)誤而寫信致歉；

I am writing to enquire about whether a room is available next week.

我寫信詢問下周是否有房間。

有些私人信件也會在開頭表明寫信緣由，但是口氣較隨意，例如：

I'm just writing to say thank you for your party last week.

我寫信感謝您上周的派對；

This is a quick note to say how nice it was to see you.

寫便條告訴您見到您很高興；

I'm writing to check on our plans for next week

我寫信核實(shí)我們下周的計(jì)劃。

注意在正規(guī)的商業(yè)信函中通常不會將I am縮寫為I'm，You are縮寫為you're等等。

結(jié)束語

信件結(jié)尾一般表明期待進(jìn)一步聯(lián)系，期待回信，不同信件類型，寫作形式不同，例如：

一般的信件，通常寫做Looking forward to hearing from you，即期待您的回信；

抱怨信或咨詢信，通常寫做I anticipate your prompt reply，即希望您盡快答復(fù)；

道歉信，通常會再次致歉，例如Once again, I apologize for … and am truly sorry for an inconvenience caused，即再一次表示歉意……，對造成的不便深表歉意。

落款

信件落款也不能一概而論，需要視情況而定，例如：

如果知道對方的姓名通常寫做Yours sincerely；

不知道對方的姓名時(shí)寫做Yours faithfully；

如果是更加表示友好的信件，可能會寫上Best wishes或者All best wishes；

而寫給家人或者好友的，則可以直接寫Love一詞。

小結(jié)：信函寫作首先需要把握整體基調(diào)，不同類型的信件有固定表達(dá)方式，都需要做到委婉禮貌；信件稱呼、正文、結(jié)束語、落款等需根據(jù)不同的寫作對象靈活變換，以禮貌簡潔的語言清楚明確地傳達(dá)信息。