淺論檔案信息化資源的開發(fā)利用

于思琪

國家檔案局于2002年1月印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》,明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一標準,分級建設(shè),安全保密的原則,加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當前由于認識不高,組織不力,資金以及人力資源的缺乏,檔案信息化建設(shè)存在很多問題。

在高等院校檔案管理中,檔案利用與檔案工作者的素質(zhì)關(guān)系十分密切,兩者既相輔相成,又是對立統(tǒng)一的。做好檔案利用工作的根本途徑是提高檔案工作者的整體素質(zhì)。人是一切活動的根本,只有提高人的綜合素質(zhì),才能得心應(yīng)手地做好各項工作。檔案利用效率的高低、質(zhì)量好壞以及檔案利用活動的效益與檔案工作者息息相關(guān),取決于檔案工作者的綜合素質(zhì)。

—、阻礙有效開發(fā)的因素

1.開發(fā)客體的狀況阻礙著有效開發(fā)。首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案保管的分散性包括保管地點的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專業(yè)性檔案館,國家級與地方級檔案館等,不同的檔案保存在不同地點這勢必會對檔案開發(fā)造成或多或少的影響。進館檔案又有來源、事由等不同分類法,使有內(nèi)容聯(lián)系的檔案在實體保管時變得分散了。其次,檔案利用范圍的內(nèi)向性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案在檔案室階段是檔案第一價值實現(xiàn)階段,檔案室是某一獨立的社會組織的內(nèi)部職能機構(gòu)之一,沒有向社會提供利用服務(wù)的職責和義務(wù),這個時期檔案主要服務(wù)對象是檔案形成機關(guān),為本單位的各項工作服務(wù)。檔案在檔案館階段是檔案第二價值的實現(xiàn)階段,檔案館是社會中專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財富并向社會各界提供廣泛服務(wù)的基地,但由于檔案查閱手續(xù)煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開發(fā)帶來了不便。再次,檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發(fā)工作,使檔案開發(fā)的周期過長,對于急切需要利用檔案的人們來說等待的時間太長了。最后,檔案狀態(tài)的原始性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案的狀態(tài)是指載體形式、自然條件和保管狀況。現(xiàn)在的檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主,其他載體的檔案占少數(shù)。對于紙張這種載體,它極易受到溫度、濕度、火災(zāi)、病蟲害的影響,對其保管就應(yīng)極為仔細,盡量延長紙張壽命,所以我們一直在尋找一個保存狀態(tài)簡易、可以比紙張壽命更長的存儲檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。

2.開發(fā)主體的素質(zhì)制約了有效開發(fā)。首先,開發(fā)意識的被動性制約了有效開發(fā)。長久以來,檔案工作人員就處在一個被動的狀態(tài),只有上級下達任務(wù)及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開發(fā)的操縱者,檔案工作者的文化層次及對工作是否用心、細致,直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠有效的開發(fā)。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經(jīng)過對檔案信息的仔細研究是發(fā)現(xiàn)不了蘊藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開發(fā)出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對檔案信息的開發(fā)工作積極參與,用心探索。其次,知識結(jié)構(gòu)的陳舊性制約了有效開發(fā)。檔案中所蘊涵的信息是多方面的,可能會涉及歷史、社會、經(jīng)濟等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關(guān)工作程序是不夠的,也要相應(yīng)地掌握一些歷史、社會、經(jīng)濟方面的知識。而如今中國已加入WTO,與世界接軌,較高的外語及計算機水平也應(yīng)為檔案工作者所掌好更有效地開發(fā)檔案信息資源。

二、檔案及其信息化

1.檔案概述。“檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案是機關(guān)工作者查考的依據(jù),是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料,是科學研究的基礎(chǔ)和條件,是宣傳教育的生動素材,對社會的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

2.檔案信息化建設(shè)。開展檔案信息化建設(shè)首先需要明確的是其內(nèi)在理念,即確保保存“社會記憶”功能的實現(xiàn)。因此,在檔案信息化建設(shè)中要加大對數(shù)字化檔案研究的力度,解決數(shù)字化檔案的長期保存與安全傳輸?shù)葐栴}。否則,“人類記憶”就會面臨丟失的危險。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化,其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化。同時,需要明確的是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化不等于信息化。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標準的制定等等。因此,不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè),而應(yīng)從多方面入手促進信息化建設(shè)。

三、檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的開展,檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級,檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢,但是由于各個部門、各個地區(qū)的發(fā)展水平存在差異,所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠地區(qū)仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象。

2.檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理,歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用,開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而育,現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息,更便于利用和開發(fā),能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。

3.檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲量?，F(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用,可以大大增加檔案信息的存儲量,存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。

四、如何實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)要運用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實際,也不能墨守成規(guī)、固步不前;既要看數(shù)量,更要講質(zhì)量;既要著眼于本身,也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要慎重選擇,在具體實施的定位中,應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè),應(yīng)主要做好以下方面的工作:

1.加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識。加快檔案信息化的建設(shè),要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域,檔案管理的現(xiàn)代化,首先是檔案管理者的現(xiàn)代化,否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時,應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),改變現(xiàn)有檔案管理干部的知識結(jié)構(gòu),以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.加大投入、增配軟、硬件設(shè)施,開發(fā)適合本部門、本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。在軟件方面,一方面,各單位可以依靠本單位職工,通過學習培訓(xùn)等形式提高職工計算機水平,自己設(shè)計制作檔案網(wǎng)站,這樣做不但可以減少資料收集與網(wǎng)頁制作發(fā)布之間環(huán)節(jié),便于資料的保密與網(wǎng)站管理維護,還大幅降低了網(wǎng)站的維護費用,但由于專業(yè)限制,這可能會降低網(wǎng)站的技術(shù)含量,使各種數(shù)據(jù)庫的開發(fā)應(yīng)用受到限制;另一方面各檔案館可以委托專業(yè)機構(gòu)進行網(wǎng)頁的設(shè)計制作及維護,在網(wǎng)站上建立數(shù)據(jù)庫,使各種數(shù)據(jù)的網(wǎng)上查詢變得方便快捷,使網(wǎng)站更專業(yè)化,加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。重視人才培養(yǎng)與教育。人才問題是任何事業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵。檔案信息資源整合是一項全新的事業(yè),是未來機關(guān)電子化建設(shè)的基礎(chǔ),需要一大批既懂信息化、電子政務(wù)知識,又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的專門人才。公務(wù)員的信息素質(zhì)以及應(yīng)用能力的高低,是政府信息化能否落實的關(guān)鍵。因此,加強公務(wù)員的教育與培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代辦公與電子政務(wù)的綜合型人才,是政府和有關(guān)部門必須重視的問題。其次,為了適應(yīng)電子檔案管理的需要,檔案人員應(yīng)當進行專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)、人員數(shù)量等方面的調(diào)整,從而有效地進行檔案信息的綜合開發(fā)。目前檔案管理專業(yè)的人員非常少,這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利,要改變這種狀況,簡捷的辦法就是對有發(fā)展前途的年輕干部加大檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

加快檔案信息化建設(shè),要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識。認真研究,合理規(guī)劃,爭取支持,加大投入,配備人才;要抓住機遇,努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)中的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺,提高工作水平、工作效率,提升服務(wù)質(zhì)量;要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標,爭取政府和上級部門的支持,加大投入,逐漸增配軟、硬件設(shè)施,打好工作基礎(chǔ),使檔案工作的管理水平邁上一個新臺階,為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證,在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代,檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行,我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程,逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)?！?/p>

(編輯/丹桔)