加強(qiáng)企業(yè)檔案保密工作的幾點(diǎn)思考

韋紅慶

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，國(guó)有大中型企業(yè)已成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主體。一些企業(yè)為了求生存、求發(fā)展，為了擊敗對(duì)手，想方設(shè)法竊取對(duì)方技術(shù)，因此，企業(yè)檔案的保密及管理工作日顯重要。企業(yè)的檔案工作者及全體員工肩負(fù)著保護(hù)企業(yè)秘密的重任，只有做好企業(yè)檔案的保密與管理，才能有效保護(hù)企業(yè)的利益，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的生存與發(fā)展。

1加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)保密意識(shí)

企業(yè)應(yīng)該從本單位檔案保密及管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，采取多種形式大力宣傳《檔案法》、《保密法》、《合同法》、《專利法》和《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等有關(guān)法律法規(guī)，開(kāi)展保密知識(shí)專題培訓(xùn)教育活動(dòng)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、涉密人員和專業(yè)技術(shù)人員充分認(rèn)識(shí)檔案保密及管理工作的極端重要性，提高保密法制觀念、保密責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格遵守和執(zhí)行保密法律法規(guī)的自覺(jué)性。要通過(guò)教育提高他們對(duì)保守企業(yè)秘密重要性的認(rèn)識(shí)度，從而牢固樹(shù)立起四種觀念：一是樹(shù)立企業(yè)秘密就是效益的觀念：二是樹(shù)立企業(yè)保密就是“保發(fā)展”的觀念：三是樹(shù)立企業(yè)保密不僅是維護(hù)國(guó)家利益，而且也是保企業(yè)和職工自身利益的觀念：四是保守企業(yè)秘密是每個(gè)員工的義務(wù)的觀念，從而增強(qiáng)責(zé)任感和“自我保護(hù)”意識(shí)，提高保守企業(yè)秘密的自覺(jué)性。

2做好檔案的定密與調(diào)整工作

企業(yè)檔案保密期限，表示該類秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家相關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，有法律效力的時(shí)限。《中華人民共和國(guó)保密法》第九條規(guī)定，我國(guó)國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密、機(jī)密、秘密”三個(gè)等級(jí)，除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。正確的定密，是做好檔案資料保密工作的重要環(huán)節(jié)，保管的密級(jí)檔案在授權(quán)機(jī)關(guān)未做出解密前，檔案管理部門(mén)不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總趨勢(shì)是降密直至解密。所以我們也應(yīng)積極配合保密部門(mén)跟隨其內(nèi)容性質(zhì)的變化，重新對(duì)密級(jí)進(jìn)行評(píng)定，確定正確的密級(jí)。其正確的定密，有利于我們的檔案管理，更有利于管理工作中的保密。健全檔案保密制度，重點(diǎn)應(yīng)建立以下三個(gè)制度：一是建立調(diào)整或劃定密期限制度，以便屆滿自行解密或調(diào)整密級(jí)程度：二是與保密工作部門(mén)加強(qiáng)工作和業(yè)務(wù)聯(lián)系，建立調(diào)密通知單制度，要求其對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)檔案文件，要下發(fā)通知單告知檔案館、室，以便檔案管理部門(mén)銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；三是建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

3加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的管理

首先，做好檔案庫(kù)房管理中的保密工作。檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)用防盜網(wǎng)專門(mén)加固，以防盜竊，應(yīng)盡量做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室“三分開(kāi)”。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的檔案管理制度，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)，從保管條件上確保密級(jí)檔案的安全。

其次，加強(qiáng)制度建設(shè)。涉密檔案的閱覽、外借、復(fù)印、銷毀等應(yīng)建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，提供利用時(shí)必須指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

同時(shí)，提高密級(jí)檔案管理人員的素質(zhì)。密級(jí)檔案管理人員具有特殊的地位和身份，他們對(duì)保守國(guó)家的秘密有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此涉密檔案保密工作好與壞，管理人員素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。要選配政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的人員管理涉密檔案資料，明確其職責(zé)和應(yīng)遵守的紀(jì)律，做到不壞、不丟、不散、不亂，即不因各種不利因素而使檔案損壞，不因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，要求檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

4處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家秘密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的神圣職責(zé)。檔案開(kāi)發(fā)利用工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，過(guò)寬容易造成泄密，過(guò)窄就達(dá)不到為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的目的，這就要求我們?cè)跈n案開(kāi)發(fā)利用前區(qū)分好開(kāi)放利用與控制的范圍，開(kāi)放檔案是為了發(fā)揮檔案的作用，更好地為國(guó)家、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)：保密是為了防止信息傳播以后，損害國(guó)家和企業(yè)的利益，二者從根本上是一致的。在處理兩者的關(guān)系時(shí)，既要重視國(guó)家、企業(yè)的安全和利益，又要有利于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。提供利用檔案、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，是為了發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，檔案外借、提供檔案復(fù)制件、出具檔案證明、辦理函調(diào)檔案業(yè)務(wù)和出版公布檔案等，凡是損害國(guó)家和企業(yè)利益的要嚴(yán)格控制。

企業(yè)作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主體，保護(hù)商業(yè)和技術(shù)秘密，將成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的根本保證，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)，制定出比較完善的保護(hù)商業(yè)和技術(shù)秘密的措施，并在企業(yè)嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行。這些措施的落實(shí)，有利于企業(yè)在參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中獲得主動(dòng)權(quán)，提高經(jīng)濟(jì)效益。