淺談如何做好檔案利用信息反饋工作

王建玲

摘要：本文說(shuō)明了檔案利用申的信息反饋工作在檔案工作的重要性和作用，以及提高檔案開(kāi)發(fā)利用率要做的幾項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：檔案信息反饋開(kāi)發(fā)利用催化劑

檔案利用中的信息反饋工作是檔案業(yè)務(wù)工作報(bào)告中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。它在溝通檔案館和社會(huì)之間信息傳遞，調(diào)整檔案服務(wù)與社會(huì)利用之間的雙向需求，以及研究深化檔案信息開(kāi)發(fā)利用方面起著十分重要的作用。

目前有的檔案部門(mén)的信息反饋工作開(kāi)展得不十分理想，發(fā)揮的作用不是很大。其主要原因有四：一是收集意識(shí)不強(qiáng)。檔案工作人員沒(méi)有把信息反饋工作作為主要業(yè)務(wù)工作來(lái)完成，只是把它作為檔案接待利用中的一個(gè)輔助性工作。二是主動(dòng)收集不夠。一些檔案部門(mén)雖然也制定了一些收集反饋信息的計(jì)劃。伹無(wú)專人負(fù)責(zé)，不能做到主動(dòng)跟蹤追訪。三是宣傳不夠。不善于作宣傳解釋、指導(dǎo)、說(shuō)服工作。四是對(duì)反饋信息沒(méi)有作詳盡的分析、研究。一些正確信息沒(méi)有給予采納，打擊了利用者的積極性。

要想做好檔案利用信息反饋工作、提高檔案開(kāi)發(fā)利用率，筆者認(rèn)為，要做好以下幾項(xiàng)工作。

1加強(qiáng)信息意識(shí)，提高對(duì)檔案利用信息反饋工作重要性的認(rèn)識(shí)

在注重如何提供檔案為社會(huì)服務(wù)的同時(shí)，注重了解社會(huì)利用檔案以后的各種反映、動(dòng)態(tài)和效益。要在檔案館(室)接待人員中提高對(duì)信息反饋工作重要性的認(rèn)識(shí)，在思想上樹(shù)立起信息反饋工作不可忽視的觀念。在年終總結(jié)評(píng)比中，要把信息反饋工作作為完成業(yè)務(wù)工作的實(shí)績(jī)加以考核。

2利用多種渠道，主動(dòng)收集反饋信息

很多檔案館(室)信息反饋工作收效不大，主動(dòng)收集不夠是其中一個(gè)重要原因。我們?cè)谧ミ@項(xiàng)工作時(shí)不能坐等上門(mén)，要想辦法主動(dòng)收集，具體可采用：

2．1現(xiàn)場(chǎng)收集。利用者在檔案館(室)查閱檔案的過(guò)程中，接待人員要做有心人，做到勤問(wèn)、勤登記。特別是對(duì)那些有可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的典型查檔對(duì)象，更要做到細(xì)心詢問(wèn)，弄清底細(xì)。這樣基本上能把握好現(xiàn)場(chǎng)收集這個(gè)關(guān)。

2．2寄發(fā)信息反饋卡。對(duì)于一些不能當(dāng)場(chǎng)反映出利用效果的利用情況，可以通過(guò)寄發(fā)“檔案利用情況信息反饋卡”來(lái)進(jìn)行跟蹤調(diào)查，獲取反饋信息。信息反饋卡的內(nèi)容應(yīng)該包括：檔案信息反饋單位，借閱時(shí)間，借閱者姓名，借閱目的或動(dòng)因，查閱檔案的數(shù)量、人次、內(nèi)容，查檔后獲得的效益，解決的問(wèn)題及對(duì)檔案館(室)的看法、意見(jiàn)、建議等。信息反饋卡寄發(fā)后還應(yīng)采取主動(dòng)上門(mén)、定期催交等方式來(lái)進(jìn)行收集。

2．3定期召開(kāi)利用者座談會(huì)。每年定期邀請(qǐng)一些利用者來(lái)檔案館(室)征求他們對(duì)檔案工作特別是檔案利用工作的看法、建議，了解他們下一步對(duì)檔案的需求。邀請(qǐng)的人員可以常來(lái)檔案館的老利用者：某一專題或新的利用動(dòng)向的代表人物：對(duì)檔案事業(yè)關(guān)心，有建設(shè)性意見(jiàn)的人等等。這樣就可以從座談會(huì)上直接獲得很多寶貴的反饋信息，便于檔案館(室)制訂檔案利用工作計(jì)劃，及時(shí)調(diào)整利用工作的方向。

2．4建立檔案信息反饋抵押金制度。對(duì)一些利用檔案后可能產(chǎn)生效益的單位和個(gè)人，收取一定的信息反饋抵押金，并限定反饋信息的時(shí)間，收到反饋信息后，抵押金如數(shù)退還。這樣對(duì)檔案利用者形成一定的經(jīng)濟(jì)制約，使之能主動(dòng)配合檔案部門(mén)做好信息反饋工作。

3加強(qiáng)檔案館的形象建設(shè)，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)

近幾年來(lái)，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，民眾檔案意識(shí)雖然有所增強(qiáng)，但能夠主動(dòng)上門(mén)向檔案館(室)反饋信息的利用者畢竟不多。因此，要取得利用者的配合，檔案館(室)還必須進(jìn)一步向社會(huì)加強(qiáng)檔案宣傳，樹(shù)立檔案館的形象，使檔案館形象在用戶心目中加深，這樣才能使利用者主動(dòng)地、熱心地向檔案館(室)反饋各種有用的信息。