淺談電子檔案的規(guī)范化管理

喬振濤

摘要：如何規(guī)范管理電子檔案，為人類社會(huì)的快速發(fā)展服好務(wù)、幫好忙，是一個(gè)重要的歷史課題。本文就規(guī)范管理電子檔案作具體探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案規(guī)范化管理

電子檔案是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子檔案形態(tài)，只不過是電子檔案的某種輸出形式而已。如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理已經(jīng)成為檔案工作者思考和亟待解決的問題。

1電子檔案管理的困難與挑戰(zhàn)

1．1電子檔案的的特殊性。一是電子檔案易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子檔案和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性要比紙質(zhì)檔案大得多。二是電子檔案制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)，電子檔案制作者不一定像制作紙質(zhì)檔案那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子檔案的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換。四是電子檔案不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子檔案，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。五是電子檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子檔案輸出，無法從字跡上分辨其原始性。六是電子檔案的簽署技術(shù)還不普及，還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。

1．2電子檔案管理的困難性。不懂電子檔案形式、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無法對(duì)電子檔案歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理：不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，就無法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和困難性，無法實(shí)施電子檔案的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。

2解決問題的思路與對(duì)策

2．1重新界定電子檔案的“原始性”。電子檔案只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的。這種“原始性”概念與紙質(zhì)檔案原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了檔案形式上的原始性，即允許檔案載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以檔案中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。

2．2充分了解電子檔案管理的特殊性，電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸，通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。

3探索電子檔案規(guī)范化管理的路子

3．1充分借鑒紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)以合理取舍，紙質(zhì)檔案有一套較為完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，在電子檔案歸檔及電子檔案管理的過程中，可能只有部分適用，甚至完全不適用，應(yīng)借鑒國(guó)際上有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，盡快地制定出符合我國(guó)有關(guān)電子檔案及其管理的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度。

3．2鍛造復(fù)合型檔案管理人才。電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程，電子檔案管理實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理，這要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理，又能從事檔案、圖書、情報(bào)等綜合信息管理的管理者。

3．3檔案管理工作者的新課題。一是加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)；二是科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。對(duì)于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的，即使能夠管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，是實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理的前提條件，三是要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。