如何進行崗位工作量調(diào)查

吳學(xué)飛

崗位工作量調(diào)查，也稱為崗位工作飽滿度測試，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源管理部門了解在崗員工工作狀況的主要手段，也是企業(yè)進行定崗定編的重要依據(jù)。但很多企業(yè)在開展這項工作時感覺非常棘手，往往半途而廢。歸納起來，主要有以下幾方面的原因：

一是缺乏科學(xué)有效的操作方法，導(dǎo)致調(diào)查結(jié)果形式各異，無法比較：

二是缺乏明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)，對調(diào)查結(jié)果不能進行有效判別：

三是受制于本單位人員能力素質(zhì)和管理制度，調(diào)查結(jié)果不能反映崗位真實情況。

筆者根據(jù)多年的咨詢管理經(jīng)驗，總結(jié)出一套容易操作的崗位工作量調(diào)查方法，能夠較好地應(yīng)對以上問題。這套方法首先是從工作分析入手，明確崗位的具體工作職責(zé)，并將職責(zé)細(xì)化為日常的工作步驟，然后對這些工作步驟的完成時間進行統(tǒng)計，與預(yù)先設(shè)計好的崗位工作判定標(biāo)準(zhǔn)進行對比，結(jié)合崗位任職人員的能力素質(zhì)，對各崗位的工作量進行評估判斷，最后根據(jù)本單位實際情況和未來經(jīng)營目標(biāo)，對崗位設(shè)置合理性進行評判，提出相關(guān)崗位職責(zé)調(diào)整方案以及崗位編制建議。本文重點討論崗位工作職責(zé)明晰以后如何進行崗位工作量調(diào)查。

崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)

崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)崗位工作量、崗位工作結(jié)構(gòu)和崗位工作強度來確定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，以此作為判斷崗位設(shè)置是否充分以及崗位是否需要調(diào)整的依據(jù)。崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)如下：

1、崗位工作量標(biāo)準(zhǔn)工作量百分比法：工作量飽滿度=崗位有效工作時間／平均正常工作時間×100％

統(tǒng)計工作時間一般以日、周、月或年為單位，如崗位年實際工作飽滿度=崗位年實際工作日／年有效工作日×100％。一般飽滿度達(dá)到70％以上時，說明崗位工作量飽滿。

崗位工作量飽滿度判別標(biāo)準(zhǔn)如下

很飽滿：90％以上；

飽滿：70％－90％：

基本飽滿：50％－70％，

不飽滿：50％以下。

2、崗位工作結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

按照日常性、階段性和臨時性工作劃分，日常性工作是指依據(jù)現(xiàn)有組織目標(biāo)和職能展開的工作，日常性工作量／總工作量×100％，比值在50％以上，說明崗位設(shè)置依據(jù)充分，一般日常性工作應(yīng)占總工作量的60％以上。如果日常性工作低于50％，說明崗位工作量不穩(wěn)定，會出現(xiàn)時而飽滿，時而不飽滿的情況。

3、崗位工作強度分布標(biāo)準(zhǔn)

如果崗位工作量在一段時間內(nèi)的總量正常，但主要集中某段時間，造成這段時間工作量出現(xiàn)了波峰(一天工作量達(dá)到10小時以上)，而其余時間出現(xiàn)了波谷(一天的工作量不足4小時)：或者持續(xù)每天工作時間在10小時以上，且這樣的工作日占全年有效日的30％以上，應(yīng)認(rèn)為工作強度分布不均。

進行崗位工作量調(diào)查

一般來說，每個崗位的工作可以劃分為日常性：工作、階段性：工作和臨時性工作。日常性工作指每天重復(fù)做的工作，階段性工作指每周／月／季／年做的工作，臨時性工作指上級單位／領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門臨時安排或突發(fā)性的工作。根據(jù)崗位工作職責(zé)，填寫工作調(diào)查問卷，將崗位職責(zé)細(xì)化為日常的工作步驟，對每一工作步驟進行現(xiàn)場觀察并統(tǒng)計完成每一步工作所耗費的時間，對照崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)，對崗位工作飽滿度進行初步判斷。以某公司產(chǎn)品調(diào)運計劃崗為例，如表1所示。

需要說明的是，當(dāng)崗位存在一崗多人時，可以選擇一些人員進行觀察統(tǒng)計，這樣得到的數(shù)據(jù)更加客觀。此外，通過對該崗位多數(shù)人員工作量統(tǒng)計結(jié)果，可以得出每一工作步驟的最快工作時間，將各步驟的最快工作時間累加，即得出該崗位完成所有工作的最佳工作時間。以此作為標(biāo)桿，鼓勵在崗人員向標(biāo)桿工作時間看齊，以提高工作效率。

對崗位設(shè)置進行判定

有了崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)和各崗位工作量調(diào)查結(jié)果，可對崗位設(shè)置合理性進行判斷并提出相應(yīng)建議。以某公司調(diào)運處為例，通過對該部門各崗位在崗人員的工作量調(diào)查統(tǒng)計結(jié)果，提出崗位調(diào)整建議，如表2所示。

通過以上操作步驟，比較清楚地對崗位的工作量進行判定，并得出了崗位調(diào)整建議。在操作過程中，還需要注意以下幾點

1、區(qū)別崗位工作性質(zhì)的不同

根據(jù)崗位工作結(jié)構(gòu)特點的不同，將崗位劃分為以日常性工作為主的崗位和以非常性工作為主的崗位。以上方法更適用于以日常性工作為主的崗位。對于以非日常性工作為主的崗位(如行政事務(wù)崗位或技術(shù)研發(fā)崗位)，可以采用一些變通的方法，比如將日常性工作的界定范圍從每天擴大到每周，或者只對崗位全年工作量進行判定，而不再對崗位日常工作量進行評估。2、內(nèi)部專家的選定在崗人員的工作時間測出后，除非對崗位的工作特點非常熟悉，否則第三方是無法對在崗人員所耗費時間的合理性進行準(zhǔn)確評判的，而從外部尋找標(biāo)桿崗位的數(shù)據(jù)又非常困難。因此，組建單位內(nèi)部的專家評審組就非常有必要。內(nèi)部專家一般是由部門主管領(lǐng)導(dǎo)、公司高層、公司資深員工等共同維成，這些人能夠比較好地結(jié)合本單位實際情況和人員水平對崗位的工作耗費時間做出合理評價。

3、考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工素質(zhì)的影響

由于企業(yè)所處的環(huán)境及其各種條件變化越來越快，在某一時間段做出的崗位工作量調(diào)查可能在本時間段內(nèi)有意義。隨著企業(yè)內(nèi)、外部情況和員工能力素質(zhì)的不斷變化，很難有一個“絕對正確、完全適用和一成不變”的統(tǒng)計結(jié)果，它是服從于企業(yè)總體目標(biāo)要求，在不斷變化中的動態(tài)調(diào)整過程。所以，各企業(yè)在每年的發(fā)展中，應(yīng)注重積累歷史數(shù)據(jù)，進行崗位工作量的動態(tài)分析與預(yù)測，以滿足經(jīng)營管理的實際需要。

本文編輯康洪彬