論ＥＲＰ在財(cái)務(wù)管理中的理性運(yùn)用

程克群

[摘要]企業(yè)資源計(jì)劃(EnterpnseResource Planning，ERP)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，是企業(yè)信息化的核心軟件系統(tǒng)。使用ERP是企業(yè)信息化的主要標(biāo)志，也是會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。而ERP軟件的選型則是決定信息化實(shí)施成功與否的核心因素。本文闡述了ERP的內(nèi)涵，指出會(huì)計(jì)信息化必須借助ERP管理軟件這個(gè)軟件平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮其功能和作用。但是在選擇和運(yùn)用ERP方面，許多企業(yè)存在盲區(qū)，本文針對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論，建議企業(yè)理性選擇和使用適合本企業(yè)特點(diǎn)的ERP管理軟件，以切實(shí)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

[關(guān)鍵詞]ERP；理性運(yùn)用；趨勢(shì)

一、ERP運(yùn)用概述

(一)引言

ERP(Enterprise Resource Plannlng)即企業(yè)資源計(jì)劃，它是借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，以財(cái)務(wù)為核心，集物流、資金流和信息流為～體，支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)作的管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)融合了許多科學(xué)的、先進(jìn)的管理思想。ERP軟件是ERP系統(tǒng)的核心組成部分，是“三流合一”管理思想的實(shí)際載體，是企業(yè)管理軟件發(fā)展中的一個(gè)里程碑，是企業(yè)信息化的重要標(biāo)志。

根據(jù)美國(guó)生產(chǎn)與庫(kù)存控制學(xué)會(huì)統(tǒng)計(jì)，使用ERP系統(tǒng)可以為企業(yè)帶來(lái)庫(kù)存下降30％－50％；延期交貨減少80％；采購(gòu)提前期縮短50％；停工待料減少60％；制造成本降低12％；管理水平提高，管理人員減少10％。生產(chǎn)能力提高10％－15％等直接經(jīng)濟(jì)效益。另外。它還會(huì)使企業(yè)收獲基本數(shù)據(jù)管理更加完備、精細(xì)，準(zhǔn)確度大為提高；企業(yè)高層的決策更加快捷、科學(xué)，企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的應(yīng)變能力和速度得到提高；企業(yè)的員工從繁瑣的手工管理中解脫出來(lái)，從而能有更多的時(shí)間從事真正的管理工作；企業(yè)理順了業(yè)務(wù)流程，打破了企業(yè)各部門(mén)之間條塊分割的格局，增強(qiáng)了員工的全局觀念，使各部門(mén)間的協(xié)同工作成為可能；企業(yè)的管理更加規(guī)范，減少了企業(yè)管理中的隨意性，提高了企業(yè)管理的計(jì)劃性等間接效益。

目前，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，上線ERP早已不再是件新鮮事了，然而，真正用好ERP的企業(yè)確實(shí)為數(shù)不多，通常成功率不到20％，并沒(méi)有軟件公司或服務(wù)商宣傳中標(biāo)榜的那樣高達(dá)100％或者90％以上的成功率。而真正令人擔(dān)憂的是，雖然企業(yè)使用了某一ERP軟件。但是卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自己的目的，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。企業(yè)在上線ERP時(shí)往往還沒(méi)有來(lái)得及了解本企業(yè)的實(shí)際情況，就匆忙上線，所謂“失之毫厘，謬之千里”。

(二)ERP的經(jīng)濟(jì)效益分析

ERP能否帶給用戶(hù)經(jīng)濟(jì)效益呢?近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外很多ERP供應(yīng)商聲稱(chēng)他們的ERP軟件改進(jìn)了用戶(hù)的績(jī)效。學(xué)術(shù)界從20世紀(jì)90年代后開(kāi)始研究這一議題，國(guó)內(nèi)主要關(guān)注影響企業(yè)實(shí)施ERP因素的研究，最近才將視角轉(zhuǎn)入計(jì)量ERP帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益方面。研究認(rèn)為，構(gòu)建理論框架引入財(cái)務(wù)指標(biāo)或部分非財(cái)務(wù)指標(biāo)可以量化ERP能否帶來(lái)效益，這種研究范式已成為目前國(guó)內(nèi)外研究的主流方法。它主要是選取一些財(cái)務(wù)指標(biāo)及非財(cái)務(wù)指標(biāo)，比較檢驗(yàn)組與控制組引入ERP前后指標(biāo)值的變化，從而得出研究結(jié)論。Hunton etal發(fā)現(xiàn)引入ERP后用戶(hù)績(jī)效只是沒(méi)有下降，并未得到改進(jìn)，而此時(shí)控制組的績(jī)效在同期下降。Nicoolaou et al發(fā)現(xiàn)ERP用戶(hù)績(jī)效得到明顯改進(jìn)。Matolcsy et aI發(fā)現(xiàn)ERP用戶(hù)的應(yīng)收賬款天數(shù)等在內(nèi)的6個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)得到改進(jìn)，因而改進(jìn)了用戶(hù)績(jī)效，他的檢驗(yàn)結(jié)果與Nicolaou et al.的一樣，而與Hunton et al的不一致。他的研究數(shù)據(jù)主要取自澳大利亞的上市公司，而且該研究的樣本量?jī)H僅為35戶(hù)，且都是采用SAP公司的企業(yè)，這樣是否會(huì)產(chǎn)生選擇偏見(jiàn)不得而知，其研究結(jié)論是否具有普遍性值得探討。另外，他的研究未考慮宏觀經(jīng)濟(jì)的影響或公司特定政策的影響，可能影響了其結(jié)論的可靠性。Poston and Grabski發(fā)現(xiàn)，采用ERP后減少了雇員人數(shù)。但是控制樣本的公司的雇員人數(shù)減少更多。王立彥教授等發(fā)現(xiàn)。ERP用戶(hù)的公司的銷(xiāo)售利潤(rùn)率、投資收益率等顯著大于未實(shí)施ERP的，規(guī)模相對(duì)小的公司的同類(lèi)指標(biāo)顯著小于規(guī)模大的公司，體現(xiàn)了實(shí)施ERP系統(tǒng)對(duì)于公司的規(guī)模效應(yīng)。

那么，企業(yè)在上線ERP時(shí)如何提高成功率呢?筆者認(rèn)為，必須做到“知彼知己”，方能“百戰(zhàn)不殆”。

二、如何“知彼知己”

(一)如何“知彼”

目前，有關(guān)ERP系統(tǒng)選型方面的研究多數(shù)側(cè)重于定性分析、側(cè)重于ERP系統(tǒng)的需求分析，通常在上線ERP時(shí)，多數(shù)企業(yè)都會(huì)找多家軟件商進(jìn)行比較，這樣做的好處在于通過(guò)比較可以選擇適合自己的ERP軟件服務(wù)商，無(wú)疑可以提高成功率。但是，這還僅僅是“知彼”的第一步。在上線ERP時(shí)，除了企業(yè)通常關(guān)注的軟件本身的技術(shù)性、擴(kuò)展性、靈活性等技術(shù)先進(jìn)性和價(jià)格之外，還需要注意軟件服務(wù)商是否經(jīng)常更換項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和實(shí)施人員。

通常來(lái)說(shuō)，對(duì)上線ERP的企業(yè)而言項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和實(shí)施人員不僅在ERP上線時(shí)意義重大。而且實(shí)施人員在日后維護(hù)時(shí)也十分重要。上線ERP絕不能以企業(yè)當(dāng)時(shí)是否使用作為成功與否的標(biāo)志，因?yàn)镋RP軟件需要與企業(yè)業(yè)務(wù)長(zhǎng)時(shí)間的融合才能發(fā)揮其應(yīng)有的效用，而這一切主要依賴(lài)于實(shí)施人員在日后的維護(hù)。若經(jīng)常更換軟件實(shí)施人員，由于后來(lái)者對(duì)前任所做的工作不了解，必然帶來(lái)軟件維護(hù)的不便，更不用說(shuō)利用ERP來(lái)實(shí)現(xiàn)“雙贏”了。要注意上線ERP最關(guān)鍵的還不是ERP產(chǎn)品本身，而是ERP與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的融合，而這最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)還是軟件實(shí)施與維護(hù)人員的工作以及他們與企業(yè)相關(guān)人員的配合。如果經(jīng)常由同一批軟件實(shí)施維護(hù)人員來(lái)與企業(yè)合作，自然會(huì)事半功倍。

因此，選型原則一般包括：選擇一個(gè)實(shí)用的軟件產(chǎn)品；兼顧軟件的功能和技術(shù)；要選擇有成功用戶(hù)先例的軟件產(chǎn)品；選擇對(duì)軟件作客戶(hù)化修改和二次開(kāi)發(fā)工作量少的產(chǎn)品。

(二)如何“知己”

相對(duì)于“知彼”來(lái)說(shuō)，企業(yè)最不注意的還是“知己”這一環(huán)節(jié)，實(shí)施ERP的員工自以為自己在企業(yè)呆了多年，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)了如指掌?？墒牵沁@樣的人員在上線ERP時(shí)容易因?yàn)樽约旱脑蚨鴮?dǎo)致沒(méi)能成功實(shí)施ERP。那么，“知己”應(yīng)該了解自己哪些方面的情況呢?

1企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度會(huì)直接影響到ERP的使用效率。由于ERP需要的是標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和流程，如果企業(yè)的業(yè)務(wù)流程千變?nèi)f化，那自然會(huì)影響ERP的順利實(shí)施，因此，要盡量先把自己的流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)在上線ERP前，既要進(jìn)行定性分析、需求分析，更要進(jìn)行選型的定量分析和決策模型的研究。

2企業(yè)上層高管的支持程度。ERP是借用一種新的管理模式來(lái)改造原企業(yè)舊的管理模式，是先進(jìn)的、行之有效的管理思想和方法。實(shí)施ERP是企業(yè)管理全方位的變革，但是ERP軟件在實(shí)際的推廣應(yīng)用中，其應(yīng)用深度和廣度都不到位，多數(shù)企業(yè)的應(yīng)用效果不

顯著，沒(méi)有引起企業(yè)決策者的震動(dòng)和人們的廣泛關(guān)注。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該首先是受教育者，要眼睛向內(nèi)，練好內(nèi)功，做好管理的基礎(chǔ)工作，這是任何優(yōu)秀的應(yīng)用軟件和軟件供應(yīng)商都無(wú)法提供的，只能靠自己勤勤懇懇地耕耘。把ERP的實(shí)施稱(chēng)為“第一把手工程”，說(shuō)明了企業(yè)的決策者在ERP實(shí)施過(guò)程中的特殊作用。ERP是一個(gè)管理系統(tǒng)，牽動(dòng)全局，沒(méi)有第一把手的參與和授權(quán)，很難調(diào)動(dòng)全局；其次才是現(xiàn)代管理理論的貫徹者和實(shí)施者，規(guī)范企業(yè)管理及其有關(guān)環(huán)節(jié)，使之成為領(lǐng)導(dǎo)者、管理層及員工自覺(jué)的行動(dòng)，使現(xiàn)代管理意識(shí)扎根于企業(yè)中，成為企業(yè)文化的一部分。

3做好充分的前期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。上線ERP，不論是對(duì)原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的更新升級(jí)還是由手工管理轉(zhuǎn)為電子信息系統(tǒng)，都會(huì)涉及一些財(cái)務(wù)及相關(guān)部門(mén)信息的初始工作，而這些通常需要對(duì)以前一些陳年舊賬進(jìn)行整理，以便對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完整的信息初始化。如果這些資料準(zhǔn)備不充分，自然會(huì)影響ERP項(xiàng)目的順利上線。

4進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的人事安排與協(xié)調(diào)。由于企業(yè)在上線ERP時(shí)不僅要進(jìn)行正常的日常事務(wù)，還要學(xué)習(xí)和實(shí)施新的軟件，如果沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)上線ERP，很可能導(dǎo)致在業(yè)務(wù)繁忙時(shí)中斷項(xiàng)目。安排專(zhuān)門(mén)人員上線ERP有幾大好處：首先，可以確保ERP不間斷地實(shí)施，保證上線進(jìn)度。其次，可以在上線后順利試驗(yàn)新的ERP系統(tǒng)，由專(zhuān)門(mén)人員在ERP中運(yùn)行現(xiàn)行業(yè)務(wù)，其他人員繼續(xù)在原系統(tǒng)中運(yùn)行現(xiàn)行業(yè)務(wù)，這樣通過(guò)比較不僅能測(cè)試新ERP系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，還可以體會(huì)到新的ERP系統(tǒng)的優(yōu)越之處，或者發(fā)現(xiàn)ERP的缺陷與問(wèn)題。在上線ERP時(shí)，通常還存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的銜接問(wèn)題。如果這兩個(gè)系統(tǒng)分別由兩個(gè)不同的供應(yīng)商完成，很容易造成對(duì)接不充分，影響日后的使用?；蛘唠m然當(dāng)時(shí)銜接完好，但影響了每個(gè)系統(tǒng)最大效用的發(fā)揮。為了避免這種情況，就需要在上線時(shí)做好總體籌劃與安排，盡量使用一家的ERP系統(tǒng)或者委托同一家進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，以便銜接良好。而在財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接時(shí)，最好都有專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)，以便于ERP順利上線，更有利于上線后的維護(hù)和擴(kuò)展。

三、ERP是會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)

(一)ERP的投入是一個(gè)系統(tǒng)工程

ERP的投入和產(chǎn)出與其他固定資產(chǎn)設(shè)備的投入和產(chǎn)出比較并不那么直觀、淺顯和明了，投入不可能馬上得到回報(bào)，見(jiàn)到效益。ERP的投入是一個(gè)系統(tǒng)工程，并不能立竿見(jiàn)影，它所貫徹的主要是管理思想，這是企業(yè)管理中的一條紅線。它長(zhǎng)期起作用、創(chuàng)效益，在不斷深化中向管理要效益。

此外，實(shí)施ERP還要因地制宜，因企業(yè)而別，具體問(wèn)題具體分析。1要根據(jù)企業(yè)的具體需求上線相應(yīng)的系統(tǒng)，而不是籠統(tǒng)地都上小型機(jī)，或者不顧企業(yè)的規(guī)模上WindowsNT。不顧自己的需求而實(shí)施ERP并長(zhǎng)期運(yùn)作，對(duì)企業(yè)危害性極大。2這種投入不是一勞永逸的，由于技術(shù)的發(fā)展很快，隨著信息化工作的深入，企業(yè)會(huì)越來(lái)越感到資源的緊缺，因此，每年應(yīng)有相應(yīng)的投入，才能保證系統(tǒng)健康地運(yùn)轉(zhuǎn)。

(二)ERP的實(shí)施需要復(fù)合型人才

實(shí)施ERP的人員既要懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要懂管理。這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)需要有一個(gè)過(guò)程和一定的時(shí)間，當(dāng)前高校對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿(mǎn)足不了企業(yè)的需求，但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者常把這樣不多的人才當(dāng)作一般管理者，沒(méi)有把他們當(dāng)作企業(yè)得來(lái)不易的財(cái)富，沒(méi)有把他們當(dāng)作一支重要的隊(duì)伍來(lái)使用。這與企業(yè)長(zhǎng)期忽視管理有關(guān)，這些復(fù)合型人才在企業(yè)中的地位遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及市場(chǎng)開(kāi)拓人員和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)者，而是處于“輔助”角色，不是政策傾斜對(duì)象，這種因素是造成人才流失的重要原因。另外，當(dāng)企業(yè)上ERP時(shí)，這些復(fù)合型人才起到了先導(dǎo)作用，而一旦管理進(jìn)入常規(guī)，他們似乎又成為多余的人。在人才市場(chǎng)上，復(fù)合型人才最為活躍，那些有眼力的企業(yè)家都會(huì)下功夫挖掘人才。而這也不利于實(shí)施隊(duì)伍的穩(wěn)定。

(三)ERP是發(fā)展趨勢(shì)

ERP通過(guò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)了各個(gè)不同模塊之間數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞，從而將整個(gè)系統(tǒng)集成為一個(gè)統(tǒng)一的整體，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)鏈上各個(gè)環(huán)節(jié)的信息高度統(tǒng)一，能夠?qū)崟r(shí)反映企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，為管理決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。ERP系統(tǒng)不僅能反映貨幣計(jì)量信息，而且還能反映非貨幣信息，并強(qiáng)調(diào)信息的相關(guān)性和及時(shí)性，體現(xiàn)了先進(jìn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)和成本管理思想，能夠滿(mǎn)足信息使用者的多樣化信息需求，因此它是我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)。

總之，條件具備的企業(yè)要不失時(shí)機(jī)地上ERP管理系統(tǒng)，不能只搞純理論研究、再研究，長(zhǎng)時(shí)間地考察。要首先整理好內(nèi)部管理基本數(shù)據(jù)，選定或開(kāi)發(fā)適合自己企業(yè)的ERP軟件，條件成熟了就上，以便跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。