醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

毛銀玉

【摘要】：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被人們所重視。盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院檔案工作還無(wú)法與日益發(fā)展的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作相適應(yīng)。但是在實(shí)際工作中卻出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)了很多的困難，本文就以下幾個(gè)問(wèn)題展開(kāi)討論。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

一醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被人們所重視。盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院檔案工作還無(wú)法與日益發(fā)展的醫(yī)療，教學(xué)、科研工作相適應(yīng)。其主要問(wèn)題是：

1對(duì)檔案于理的意識(shí)淡薄。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中重醫(yī)療病歷檔案而輕檔案管理的觀念較為普遍。主要原因是一是對(duì)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》宣傳力度不夠；二是由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院的檔案工作無(wú)法被真正重視起來(lái)，三是在傳統(tǒng)的檔案管理中由于沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)統(tǒng)抓，再加上檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用發(fā)揮不夠，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，職工對(duì)檔案的重要性和作用認(rèn)識(shí)不足。

2重管輕用，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。這種現(xiàn)象比較普遍，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，許多珍貴的醫(yī)院檔案被束之高閣，大量的檔案材料沉睡在檔案室內(nèi)，體現(xiàn)不出任何價(jià)值，失去了管理的意義。

3醫(yī)院的檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)不健全，職能不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案等，而醫(yī)療文書(shū)、病理、影像及各種檢查阻文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局。

4檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊主要表現(xiàn)為專(zhuān)業(yè)出身人員少、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次檔案專(zhuān)業(yè)管理人才少等，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地理解為把文件材料收集和裝訂，致使檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，許多檔案管理人員是兼職，時(shí)間和精力都無(wú)法保證，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展I缺乏創(chuàng)新和活力。因此許多人員不愿意搞檔案工作，檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，影響檔案管理水平。

5醫(yī)院檔案工作的硬件投入不足，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差，從而造成醫(yī)院檔案管理水平不高。一些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中盼運(yùn)用越來(lái)越普眨。但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻比較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)，從而也嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

二解決問(wèn)題的對(duì)策

1加強(qiáng)宣傳學(xué)習(xí)，提高人們的檔案意識(shí)

首先要加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。要把檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，要大力宣傳檔案工作，檔案宣傳要逐步走出現(xiàn)有單調(diào)枯燥的宣傳格局，必須不斷拓展宣傳工作的思路，力求“新、準(zhǔn)、深、異、快”?！扒笮隆奔床粩喔聶n案宣傳手段和形式，增強(qiáng)宣傳的吸引力。“求異”即突破檔案宣傳格局，達(dá)到出奇制勝的效果?！扒鬁?zhǔn)”即結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院的中心工作和檔案工作實(shí)際，找準(zhǔn)檔案宣傳的切入點(diǎn)，不失時(shí)機(jī)地抓住它，以取得最佳的宣傳效果?！扒笊睢奔礄n案宣傳中突出抓好檔案法建設(shè)，從而推動(dòng)全院檔案管理工作上一個(gè)新的臺(tái)階。

2完善檔案管理制度

建立科學(xué)的檔案管理體系，完善檔案管理的規(guī)章制度是做好檔案管理的關(guān)鍵檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜，部門(mén)眾多而又分散的特點(diǎn)，因此應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在醫(yī)院工作中不斷加以完善具體做法是建立檔案收集歸檔制度、檔案利用保管制度等相關(guān)制度，嚴(yán)格遵循檔案保管期限、歸檔范圍定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任和考核體系

3加強(qiáng)培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，提高檔案管理的規(guī)范化

檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。目前我國(guó)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，高層次檔案專(zhuān)業(yè)管理人才極少，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。因此，我們要加大力度對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，時(shí)時(shí)的更新他們的知識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，使檔案管理走向?qū)I(yè)化，規(guī)范化。

4加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)行醫(yī)院檔案管理信息化

加大資金投入，完善檔案管理硬件設(shè)施，為綜合檔案室添置現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。既能為檔案管理提供技術(shù)支撐，又推動(dòng)以檔案實(shí)體保管為主體的現(xiàn)代開(kāi)放式的檔案管理發(fā)展，實(shí)現(xiàn)辦公科學(xué)化自動(dòng)化，提高工作效率。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是信息社會(huì)的必然趨勢(shì)，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院檔案信息化可以拓展醫(yī)療科技檔案及臨床檔案的服務(wù)領(lǐng)域。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能使檔案業(yè)務(wù)工作變得方便，快捷。高效，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果。

總之，醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的這些問(wèn)題既是我國(guó)現(xiàn)行體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整思路，改進(jìn)檔案管理方法，以適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院的發(fā)展要求要求。