電算化會計信息系統(tǒng)下的內(nèi)部會計控制

翟黎青

[摘要]電算化會計信息系統(tǒng)是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實(shí)務(wù)的簡稱。它的使用,可以節(jié)約大量人力、物力、時間。內(nèi)部控制包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。會計電算化的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式。

[關(guān)鍵詞]電算化會計信息 內(nèi)部會計控制

電算化會計信息系統(tǒng)是指用電子計算機(jī)代替人工,實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查帳以及部分需由人腦完成的對會計信息(資料)的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的系統(tǒng);是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實(shí)務(wù)的簡稱?；谒旧淼奶攸c(diǎn),與手工核算系統(tǒng)相比,具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、高度資料共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易等特點(diǎn)。內(nèi)部控制包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。會計電算化的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式。

一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

1.手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會計電算化后,會計賬務(wù)的集中化處理,使會計部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如試算平衡的檢查,總賬、明細(xì)賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的計算機(jī)內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查。因此,計算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制。

2.控制的范圍擴(kuò)大。傳統(tǒng)的內(nèi)容控制主要針對交易處理。計算機(jī)技術(shù)的引入,給會計工作增加了新的控制措施。如計算機(jī)維護(hù)人員與計算機(jī)操作人員內(nèi)部控制、計算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等等。

3.電算化會計信息系統(tǒng)交易授權(quán)、執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制,在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。

4.內(nèi)部控制的程序化使得內(nèi)部控制具有不定期的依賴性并增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性。電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。如果程序發(fā)生差錯或不起作用,由于人們的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性,使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大”。

二、會計電算化條件下內(nèi)部控制的現(xiàn)存問題

1.“一身多職,越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重,安全意識淡漠

傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后,由于原手工操作下不宜合并的崗位,采用電算化后可以合并,會計人員大大減少,致使這些原則的重要程度下降。再加上安全意識淡漠,對實(shí)行電算化后新的組織機(jī)構(gòu)和崗位之間的制約、監(jiān)督和控制機(jī)制不夠重視,“一身多職,越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重,這使得計算機(jī)舞弊現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.原始憑證數(shù)字化,易于偽造

在手工會計環(huán)境下,企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均用紙張記錄,這些數(shù)據(jù)如果被修改,很容易辨別出被修改過的痕跡。但是,在會計電算化系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡,這給一些不法之徒提供了機(jī)會。

3.數(shù)據(jù)的安全性、保密性差

企事業(yè)單位財務(wù)上的數(shù)據(jù)是保密的,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都沒有解決數(shù)據(jù)的保密問題,在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,不能真正起到數(shù)據(jù)保密的作用。電算化系統(tǒng)的程序中一旦存在嚴(yán)重的BUG或惡意的“后門”,會計人員是很難及時發(fā)現(xiàn)這些漏洞,致使系統(tǒng)會重復(fù)同一錯誤,擴(kuò)大損失。這也是手工會計系統(tǒng)不會遇到的問題。

三、加強(qiáng)電算化條件下的內(nèi)控制度

1.加強(qiáng)機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制

會計核算軟體投入正式使用后,對原有會計機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整,要對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂?會計主管、出納、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括:直接管理、操作、維修電腦等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。這樣通過設(shè)立一種相互稽核、監(jiān)督和制約的機(jī)制,來保障會計信息的真實(shí)、可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制

操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)。操作程序控制主要通過制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來實(shí)現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé),操作程序和注意事項,并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志,規(guī)定資料備份及機(jī)器的使用規(guī)范。

3.加強(qiáng)系統(tǒng)的安全控制

加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括:

(1)訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦。

(2)設(shè)置操作權(quán)限限制。

(3)操作人員身份的密碼控制。

網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面,可采用一些安全技術(shù),主要包括:數(shù)據(jù)加密技術(shù),訪問控制技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

4.加強(qiáng)內(nèi)部審計

內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中,由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài),內(nèi)部審計應(yīng)該包括以下幾個方面:

(1)對會計資料定期進(jìn)行審計,檢查會計賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,審核簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度,憑證附件是否規(guī)范完整。

(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符。

(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止非法修改數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

5.加強(qiáng)會計檔案管理

會計檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計資料和程序的軟碟及其他存儲介質(zhì)。會計檔案管理一般通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn),一般包括:

(1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

(2)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案并要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

綜上所述,會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展,極大地提高了會計的工作效率,要做好會計電算化工作,就必須建立健全電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制制度,并認(rèn)真執(zhí)行,這是內(nèi)部管理的需要,是保證企業(yè)正常運(yùn)行的需要。