中國海油資金和預(yù)算管理系統(tǒng)

胡悅嘉

摘要：資金是企業(yè)的血液，在金融危機(jī)時(shí)期下，企業(yè)掌握“資金流”尤為重要。通過資金與預(yù)算管理信息系統(tǒng)，完善資金監(jiān)控和調(diào)度手段，提高資金調(diào)控能力，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供全面、真實(shí)、快速、有效的決策信息。本文對中國海油資金和預(yù)算管理系統(tǒng)的架構(gòu)、特點(diǎn)、實(shí)施效果做了闡述，并簡述了資金和預(yù)算管理系統(tǒng)存在的問題與展望。

關(guān)鍵詞：資金；預(yù)算；金融危機(jī)

1項(xiàng)目建設(shè)背景

美國次貸危機(jī)引發(fā)的全球金融風(fēng)暴迅速蔓延，席卷全球。受金融危機(jī)影響。世界市場原油需求急劇萎縮，國際原油價(jià)格大幅下滑。國內(nèi)石油石化行業(yè)產(chǎn)值和基礎(chǔ)原料生產(chǎn)增速明顯放緩，主要產(chǎn)品產(chǎn)量增速明顯放緩，需求放緩導(dǎo)致石油及石化產(chǎn)品價(jià)格大幅下降，且下跌勢頭顯著加快。對我國石油石化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生很大沖擊和影響：資金縮減、收入減少、盈利能力大幅下降。

在應(yīng)對金融危機(jī)的挑戰(zhàn)中，我國石油石化企業(yè)采取的有力措施之一就是實(shí)施積極高效的資金運(yùn)作策略，著力在保障大局穩(wěn)定和生產(chǎn)建設(shè)資金需求上下功夫。資金是企業(yè)的血液。是企業(yè)做好各項(xiàng)工作的前提和保證。作為資金密集型行業(yè)，石油石化企業(yè)要應(yīng)對金融危機(jī)就必須注重現(xiàn)金流管理，科學(xué)預(yù)測資金收支與余缺，細(xì)化資金預(yù)算安排。穩(wěn)健理財(cái)，切實(shí)保障生產(chǎn)經(jīng)營的資金需求。石油石化企業(yè)通過建立功能完善、安全高效的資金和預(yù)算信息管理系統(tǒng)，完善資金監(jiān)控和調(diào)度手段，提高資金調(diào)控能力，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供全面、真實(shí)、快速、有效的決策信息。

預(yù)算管理和資金管理均為公司日常管理的核心業(yè)務(wù)。中國海油總公司計(jì)劃預(yù)算管理部門有總公司計(jì)劃部和財(cái)務(wù)管理部。計(jì)劃部負(fù)責(zé)投資類支出的預(yù)算管理工作，財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)類支出的預(yù)算管理工作?？偣举Y金管理部是資金管理的歸口部門，其日常工作包括總公司資金支付和現(xiàn)金管理。預(yù)算管理和資金管理的基礎(chǔ)工作是相互銜接、相互支撐的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。特別是在具體的操作層面。存在大量預(yù)算信息和資金記錄，這些信息及時(shí)有效的共享和沉淀十分必要。

公司對資金的支出管理有相應(yīng)的管理規(guī)定。規(guī)定一切支出都以預(yù)算為依據(jù)，每筆付款都要根據(jù)預(yù)算類別的不同，按照一定審批程序，由相關(guān)管理部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后撥付。這些審批流程都是跨部門的。投資類支出要經(jīng)過計(jì)劃部預(yù)算審核；經(jīng)費(fèi)類支出則要由財(cái)務(wù)管理部預(yù)算進(jìn)行預(yù)算審核。由于缺少信息系統(tǒng)的支持，部門之間信息無法共享，大大制約了資金和預(yù)算管理水平和效率的提高。問題主要表現(xiàn)在以下一些方面。

(1)無法及時(shí)準(zhǔn)確掌握預(yù)算資金的執(zhí)行情況，影響預(yù)算資金撥付管理的有效性。

(2)每月大量的資金支出，由于缺乏信息共享。難以制定出準(zhǔn)確的用款計(jì)劃，容易造成利息損失。

(3)完全手工化的管理，缺乏操作過程的可追溯性，存在一定風(fēng)險(xiǎn)隱患。

(4)統(tǒng)計(jì)報(bào)表耗費(fèi)太多人力，影響報(bào)表的及時(shí)上報(bào)。

針對上述問題，中國海洋石油總公司決定自主開發(fā)一套滿足自己業(yè)務(wù)需求的資金和預(yù)算管理系統(tǒng)。

2系統(tǒng)架構(gòu)及特點(diǎn)

2.1網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖(如圖1)

2.2資金和預(yù)算信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中國海油進(jìn)行了資金和預(yù)算管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要解決三個(gè)方面的問題：一是建立管理流程，二是設(shè)計(jì)輸出報(bào)表，三是制定信息安全管理策略。

2.2.1管理流程

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跨部門的業(yè)務(wù)流程，各相關(guān)部門信息共享的需求。為了提高工作效率，系統(tǒng)對付款流程進(jìn)行了簡化，合并了部門內(nèi)部一些崗位的功能。請款單位提交付款申請后，系統(tǒng)自動(dòng)判別出所付款項(xiàng)是屬于投資類還是經(jīng)費(fèi)類。投資類支出由計(jì)劃部審核，經(jīng)費(fèi)類支出由財(cái)務(wù)管理部審核。計(jì)劃部或者財(cái)務(wù)管理部審核通過的請款，資金部根據(jù)用款單位的資金情況決定付與不付。如果支付，則整個(gè)付款流程完成。如果不能支付，就要將付款申請退回預(yù)算審核部門。并說明處理意見。預(yù)算審核部門可以取消審批，并將付款申請退回請款單位。請款單位可以取消請款或者重新請款。付款審批流程如圖2所示付款審批流程圖。

2.2.2輸出報(bào)表

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)的報(bào)表格式在行業(yè)中沒有現(xiàn)成的規(guī)范可以遵循，行業(yè)沒有統(tǒng)一的報(bào)表格式。報(bào)表的種類和格式按照各部門需求來設(shè)計(jì)，并根據(jù)管理需求的變化，對報(bào)表隨時(shí)調(diào)整和修改。為了滿足用戶對報(bào)表的靈活要求，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的報(bào)表允許轉(zhuǎn)換成EXCEL格式的文件。統(tǒng)計(jì)報(bào)表中實(shí)現(xiàn)支持多種幣種。

2.2.3安全保障

資金和預(yù)算信息系統(tǒng)中的各部門的用戶只能看到與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的信息。系統(tǒng)通過兩種方式實(shí)現(xiàn)了對各部門信息的安全保障。一是通過在注冊用戶信息中含有部門信息的方式。實(shí)現(xiàn)部門間信息的隔離；二是通過用戶授權(quán)的方式，限制某些用戶只能訪問系統(tǒng)的特定功能。這兩種方式結(jié)合起來，既保證了用戶對信息的靈活使用，又保證了信息的安全。

在管理流程中，有多個(gè)用戶角色，每個(gè)用戶有特定的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中記錄用戶所做的操作。如發(fā)生誤操作，出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤等情況，數(shù)據(jù)庫管理員可以很容易地發(fā)現(xiàn)是由哪位用戶的操作引起的錯(cuò)誤。

2.3主要實(shí)現(xiàn)功能

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)功能有：投資預(yù)算管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理、付款流程管理、存款管理、綜合信息查詢、統(tǒng)計(jì)圖形、資金部報(bào)表、計(jì)劃部報(bào)表、財(cái)務(wù)部報(bào)表、請款單位報(bào)表、編碼管理、系統(tǒng)管理。(如圖3)

2.4數(shù)據(jù)庫清單(如表1)

2.5資金和預(yù)算管理系統(tǒng)特點(diǎn)

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)以預(yù)算為依據(jù)，以信息系統(tǒng)為支撐，以跨部門付款審批流程電子化和網(wǎng)絡(luò)化為核心內(nèi)容。其基本原理是打破部門壁壘，將預(yù)算管理和資金管理作為一個(gè)整體考慮，建成一個(gè)統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)部門之間信息共享，提供高效方便的信息獲取手段，使管理者能夠快速而全面地掌握資金運(yùn)作的整體狀況，提高宏觀控制能力；優(yōu)化付款流程，將跨部門的付款審批工作放在網(wǎng)上進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)付款管理電子化和流程化，不僅提高審批效率，而且能預(yù)知每筆資金所處的審批狀態(tài)，使資金的使用更有預(yù)見性和計(jì)劃性，避免利息損失。還可以對每個(gè)操作進(jìn)行追溯，增強(qiáng)了防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)既實(shí)現(xiàn)了部門間信息共享，又保證重要信息不被外泄；既實(shí)現(xiàn)了流程化管理，又保證了高效率。做到了過程可控制，操作可追溯。使用靈活，安全性高。達(dá)到了優(yōu)化流程，規(guī)范業(yè)務(wù)。提高效率，提升在資金管理中宏觀控制能力的效果。

3實(shí)際應(yīng)用效果

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)在總公司機(jī)關(guān)各部門全面推廣使用，并進(jìn)一步推廣至總公司全資子公司，同時(shí)在使用過程中不斷完善。目前用戶總數(shù)已達(dá)80多人，取得了很好的實(shí)施效果。

規(guī)范和強(qiáng)化了總公司預(yù)算資金撥付流程。協(xié)調(diào)了預(yù)算資金管理各相關(guān)環(huán)節(jié)的分工和合作。使預(yù)算資金的控制更加可靠和準(zhǔn)確。

數(shù)據(jù)入口徑一致，各部門所使用的數(shù)據(jù)都保存在同一數(shù)據(jù)庫。從而實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間相互核查的可比性，保證了數(shù)據(jù)的一致性、有效性和準(zhǔn)確性，提高了信息質(zhì)量。

信息獲取手段方便高效，有利于各級領(lǐng)導(dǎo)掌握最新的資金情況。隨時(shí)控制資金的流動(dòng)和增減；有利于制定出合理的用款計(jì)劃。避免利息損失。提升了領(lǐng)導(dǎo)在資金管理方面宏觀控制能力。

所有操作都在系統(tǒng)中保留痕跡，便于追溯，增強(qiáng)了抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

實(shí)現(xiàn)了資金撥付數(shù)據(jù)及總公司各賬戶信息記錄、保存、統(tǒng)計(jì)、查詢、打印等日常管理及維護(hù)工作的程序化和信息化，簡化了使用者的部分工作，有效縮短了各部門編制各種報(bào)表的時(shí)間。提高了工作效率和質(zhì)量。

通過設(shè)置使用者權(quán)限的方式，對不同層次的管理者使用信息的權(quán)限進(jìn)行了明確定義，從而保證了系統(tǒng)安全，并達(dá)到了對預(yù)算信息和資金信息安全保障的要求。同時(shí)擴(kuò)大了管理信息合理使用者的范圍。

為總公司推行ERP做好了信息化基礎(chǔ)，并有可能成為ERP的一部分或補(bǔ)充。

4存在的問題與展望

資金和預(yù)算管理系統(tǒng)存在的問題是沒有和ERP集成。通過集成，使資金支付后，財(cái)務(wù)部記賬形成一個(gè)完整的系統(tǒng)流程。存在出納向系統(tǒng)導(dǎo)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的問題，在資金和預(yù)算管理系統(tǒng)和ERP集成后，可以直接查詢預(yù)算執(zhí)行情況。資金和預(yù)算管理系統(tǒng)與公司正在實(shí)施的全面預(yù)算系統(tǒng)有功能重疊的地方。因?yàn)橄到y(tǒng)是自主開發(fā)的，存在開發(fā)代碼難以長期維護(hù)的問題。為了解決上述問題，中國海油正在計(jì)劃對資金和預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行升級改造的工作。在不久的將來，新系統(tǒng)將更能滿足中國海油資金管理要求、預(yù)算管理要求和用戶需求。