加強城建聲像檔案集中管理勢在必行

魏　峰

城建聲像檔案是能形象地、真實地記錄城市建設發(fā)展的各個方面和不同歷史時期的進程的特殊的檔案，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實和歷史有著重要意義。因此，科學、系統(tǒng)、全面地保管城建聲像檔案工作就顯得尤為重要?？墒?，在實際工作中卻出現(xiàn)了城建聲像檔案集中管理較難的情況。

一、城市建設聲像檔案集中管理的難點及存在問題

1、拍攝難。由于工作人員兼職較多，沒精力去做；領導沒有把拍攝工作納入整體計劃；對城市原貌的拍攝范圍把握不準；拍攝人員技術水平不高，責任心不強；或是因為計劃性不周，對拍攝事物情況了解不全；經(jīng)費有限，沒資金拍攝等原因，導致城建檔案拍攝困難。一是表現(xiàn)在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。二是表現(xiàn)在對正在建設中的工程項目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)有步驟地進行拍攝，三是表現(xiàn)在拍攝沒有重點針對性不強方面。

2、收集難。一是拍攝部門較多，拍攝資料來源較廣，因此收集上難以控制。二是拍攝城建聲像檔案的多為各單位業(yè)務部門，故隨機性較強。三是檔案部門對聲像資料拍攝的時間、內(nèi)容及所拍照片、錄像的數(shù)量不好掌握。多數(shù)檔案即使交給檔案部門了，其內(nèi)容也是星星點點，很不完，甚至有些檔案因隨著拍攝人員調(diào)離原工作單位被一同帶走而丟失。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，或從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置。致使一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案也難以收集。

3、管理難。一是聲像檔案管理制度不健全。城建聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。 二是城建聲像檔案管理人員業(yè)務水平不夠, 主要表現(xiàn)在專業(yè)工齡短專業(yè)知識及技能普遍較低方面。同時，攝錄人員還存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是城建聲像檔案。另一種是部分人認為誰拍的聲像資料就歸誰私人所有。造成城建聲像檔案手機管理不規(guī)范。 三是保管的分散性較強，管理的科學性不夠高。一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務科室，檔案不能實行集中統(tǒng)一管理。一些單位在管理城建聲像檔案方面采取長期固定模式，不根據(jù)實際變化情況及時轉變管理方法，實行科學管理。第四，一些單位未將形成的城建聲像檔案及時歸檔。久而久之，面對一堆聲響資料，沒有人能說清來龍去脈。這給日后查找利用帶來許多麻煩。第五，由于某些聲像資料保存，加所需條件及各項費用較高，許多單位索性不存。

由于以上種種原因，導致城建聲像檔案歸檔不完整，保管條件差，管理混亂，利用率低，給我們的生產(chǎn)生活帶來及大影響。因此，一要加強各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性的認識。其次，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。

二、解決問題的具體途徑是：

1、執(zhí)法建制守規(guī)范。 收集與管理城建聲像檔案的難度主要在于一些單位和個人不受法規(guī)制度約束，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據(jù)實際情況，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，加大宣傳力度，步步抓規(guī)范，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保城建聲像檔案的齊全和完整。

2、領導重視是關鍵。解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態(tài)度，站在全局利益的高度和長遠利益的高度看待這一問題，并且要將這項工作納入單位日常管理工作中去，同時提供必要的物質(zhì)支持。那種只重企業(yè)有形的經(jīng)濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。

3、人、財、物是條件。 要想從根本上解決城建聲像檔案集中收集與管理難的問題，沒有相應的人、財、物的保證，只能使此項工作成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經(jīng)費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。通過不斷更新，改進硬件設施為聲像檔案集中管理提供必要保障。另外，檔案業(yè)務主管部門，應具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。

4、前控工作是手段。 城建聲像檔案的收集工作具有隨機、靈活、拾遺補缺的特點。檔案部門平時除了加強對照片、錄像、圖片、光盤等聲像檔案的收集外，還應處理好與形成檔案的各業(yè)務部門之間的關系。向有關人員及時了解信息，查詢聲像檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的聲像資料收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價值。同時，還應做好收集前必要的登記、梳理和鑒定工作。

5、部門配合共同管。 區(qū)縣檔案工作主管部門與政府有關城市建設項目審批部門及管理部門要加強聯(lián)系，互通情況，聯(lián)合擬制有關文件，齊抓共管，以保證本區(qū)域內(nèi)城建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留城市原貌和各項新建工程全貌，提供珍貴翔實的照片、錄像檔案資料做出努力。

隨著不斷發(fā)展的城市建設進程，反映城市建設情況和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題，勢必會嚴重影響新時期檔案工作的開展。因此，加強、完善和提高城市聲像檔案管理工作勢在必行。此項工作應當且必須引起各級領導、檔案管理部門和有關人員的高度重視?！?/p>