淺談計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

摘要:計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的良好條件。用現(xiàn)代化的技術(shù)手段管理檔案，是現(xiàn)代社會對檔案管理工作的要求，也是檔案管理工作自身發(fā)展的必然趨勢。該文主要闡述了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用以及應(yīng)注意的問題。

關(guān)鍵詞:計算機;網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案管理

中圖分類號:TP393 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)36-10498-02

On the Computer Network Technology in the Application of Archives Information Management

ZHANG Xiang-qun

(Sub-company Information Center， Storage Transportation Sales of Daqing Oilfield Company， Daqing 163453， China)

Abstract: The rapid development and wide spread use of computer network technology have provided favorable conditions for record management. The adoption of modern means of record management is the requirement of modern society， and also the trend of record management. This paper focus on the application of computer and network technology into record management.

Key words: computer; network technology; record management

檔案是人類社會實踐活動的歷史記錄，是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。它是文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。江澤民同志指出:“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。”

1 計算機技術(shù)用于檔案信息管理的優(yōu)勢

1.1 歸檔及時性

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案信息的收集提供了極大的方便。檔案人員可通過網(wǎng)絡(luò)進行采集、核對、修改、刪除、保存等，即各部門可隨時將本部門形成的重要的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫錄入;檔案室也可以定期在網(wǎng)上各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。這樣既方便又省力，確保了檔案信息的完整性和齊全性。傳統(tǒng)的歸檔方式是檔案室于約定時間收集整理上一時期的檔案資料，因此，檔案室保管的最新檔案也是上一時期的，而形成的最新文件材料都分散在各個部門形成者手中，這就導(dǎo)致檔案室提供的信息總是滯后的。[1]現(xiàn)在，由于采用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案室能及時通過網(wǎng)絡(luò)收到最新信息，確保了檔案室提供的檔案信息的時效性。

1.2 部門間資源共享

運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門可以在自己的網(wǎng)站中提供已開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。并建立專門的檔案信息檢索人口，便于檔案信息的查詢和利用。數(shù)據(jù)存儲和提取的便捷是計算機在檔案管理工作中的優(yōu)點之一，而計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的介入使得這些數(shù)據(jù)能以更快的速度和更少的手續(xù)被學(xué)校相關(guān)部門得到，節(jié)省了以往在部門之間調(diào)取檔案所耗費的人力、物力以及寶貴的時間，提高了工作效率和管理水平。

1.3 實現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，在一定的時期內(nèi)，有一些檔案資源只能提供給一個用戶使用，而不能同時滿足其他需求者利用檔案的要求。這就使得檔案的利用率大大降低。而有了計算機網(wǎng)絡(luò)，在安全和保密的前提下，可以把豐富的檔案資源都放在網(wǎng)絡(luò)上，員工只要通過網(wǎng)絡(luò)就可在任何時間、任何地點方便快捷地檢索到自己所需要的信息。同時，也可以使各社會機構(gòu)之間、機構(gòu)內(nèi)外人員之間所進行的信息流通更加便捷。檔案管理部門是一個開放的交互式網(wǎng)絡(luò)信息平臺，需要與其他的檔案管理部門進行業(yè)務(wù)和檔案信息交流，使得檔案資源得以豐富，給利用者提供了全方位的檔案信息。

2 應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息的方法

2.1 檔案管理自動化

計算機技術(shù)是信息化先進技術(shù)手段的核心，其它技術(shù)手段大多以此為基礎(chǔ)，近幾十年來，計算機技術(shù)不斷更新?lián)Q代，發(fā)展極其迅速。它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷。它在檔案信息資源自動化管理中的應(yīng)用范圍廣泛，從一般業(yè)務(wù)管理到檔案檢索、編目、編輯出版等等，幾乎無所不能，從而大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高檔案信息開發(fā)利用的效率。

2.2 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，使計算機技術(shù)的優(yōu)越性得以更充分的發(fā)揮。在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，達到資源共享。[2]實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化檢索是計算機檢索方式的高級階段，它是計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，用戶希望提供的是經(jīng)過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產(chǎn)品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，提高了檔案工作的社會效益、經(jīng)濟效益。

2.3 檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化以計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通過軟硬件設(shè)備進行加工、研制并創(chuàng)造出新的信息產(chǎn)品。紙質(zhì)檔案信息開發(fā)利用主要靠手工，要向更快更高的方向發(fā)展，需借助于計算機技術(shù)，將其數(shù)字化才能開發(fā)為信息產(chǎn)品與電子檔案信息，從而使開發(fā)利用協(xié)調(diào)共進。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。檔案存儲數(shù)字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構(gòu)等因素，滿足社會各界利用者的需求。

3 計算機技術(shù)用于檔案信息管理應(yīng)注意的事項

3.1 傳統(tǒng)載體形式的檔案與電子形式共存

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，并不能解決目前檔案管理中所有問題，任何新技術(shù)的出現(xiàn)，在其使用過程中都有不少需要完善之處，需要在一定的時間內(nèi)不斷彌補其不足。由于電子文件信息本身的一些局限性還沒有得到徹底解決，如可以隨意增刪。原始性、憑證作用難以確定，法律效力差等，使得紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體與電子檔案的“雙套制”管理在一個相當(dāng)長的時期內(nèi)并存，以保證檔案內(nèi)容的準確性和作用的發(fā)揮。針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制從而有效地保障信息化檔案建設(shè)安全、有序地開展。

3.2 確保檔案資源的安全性

檔案管理中使用計算機及網(wǎng)絡(luò)，必須將安全、保密放在首位。檔案是各項重要活動的記錄，其中一些屬秘密事項，特別是一些涉密單位的檔案中秘密事項就更多，這些都是不能公開的。如果不采取相應(yīng)措施，單純強調(diào)利用，必將給企業(yè)、社會團體、國家機構(gòu)造成損失。信息安全重在管理，要建立、健全有關(guān)制度，提出明確的保密安全要求，對檔案中涉及的秘密信息必須采取保密安全措施，如根據(jù)需要對信息進行加密，涉密信息利用要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。涉密計算機按要求設(shè)置密碼、使用權(quán)限、身份認證，安裝防火墻;及時對防病毒軟件升級、增添漏洞補丁，要解決好涉密計算機電磁泄露問題。涉密與非涉密計算機要分開，涉密計算機不能相互訪問;非涉密計算機不能處理、存儲涉密信息;有涉密內(nèi)容的計算機不得上互聯(lián)網(wǎng)。不得用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密信息，內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)必須實施物理隔離。對平時不用的密碼、密鑰或有關(guān)涉密載體應(yīng)配備密碼文件柜或保險柜存放。對管理使用涉密計算機的人員要按規(guī)定進行管理、培訓(xùn)。

3.3 提高檔案工作者素質(zhì)

計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高，逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術(shù)和設(shè)備以及現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作，將檔案的接收、存儲、提供數(shù)據(jù)和基本情況的報告都利用計算機進行。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識。提高網(wǎng)絡(luò)化管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)型的工作。[3]進而培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。

參考文獻:

[1] 楊哲.計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].長春理工大學(xué)學(xué)報，2008(7).

[2] 鐘詠梅.現(xiàn)代信息技術(shù)在普通高級中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].2006.

[3] 丁梅.基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案信息管理及應(yīng)用研究[J].南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006(2).