認真做好電子檔案管理工作

當前，廣泛運用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，極大地影響和改變著人們的生產(chǎn)、生活、工作、學習、思維和交往。同時，在各級政府的支持推動下，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館(室)打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理絨，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發(fā)展，這無疑提升了檔案的管理水平。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應(yīng)這種新的變革。

要做好電子檔案的管理工作，就必須首先了解構(gòu)成電子檔案的前身——電子文件的一些特性(因為電子文件歸檔后即成了電子檔案)，惟有如此，才能有針對性地做好此項工作。那么，電子文件有哪些特性呢?

一、電子文件的一些特性

(一)電子文件的安全性

由于電子文件的自身特點，不可避免地存在著一些不安全的因素。要確保電子文件的安全性，就必須認清這些不安全因素。

1 數(shù)據(jù)的易改性。因為電子文件是由二進制數(shù)據(jù)組成的，二進制數(shù)據(jù)的變換，極易導致電子文件內(nèi)容的改變。所以我們在電腦上，無論是對文件的內(nèi)容或格式的修改或增刪，都非常容易做到，且事后不會留下任何痕跡，這就使文件的可靠性大打折扣。

2 數(shù)據(jù)的易消失性。電子文件的數(shù)據(jù)存儲于光磁介質(zhì)中，受外界干擾和人為操作的影響極大，且它對外圍設(shè)備和操作環(huán)境依賴程度頗高，在保管安全上有特殊要求，除了易受到自然損耗和保護不當因素外，還有其他特有的安全隱患。首先，是病毒和網(wǎng)上黑客的侵害，都會帶來災難陸的后果。其次，是載體的物理損傷，如刮傷、磁化等。最后，外圍設(shè)備的技術(shù)故障也會危及電子文件的安全。

3 數(shù)據(jù)的易復制性。由于信息具有可復制性的特點，電子文件可以非常迅速地復制到別的介質(zhì)上，對于未加密或管理不嚴的電子文件來講，那將是極其危險的。

(二)網(wǎng)絡(luò)的安全性

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和普及，檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理中的加密技術(shù)、“防火墻”技術(shù)，以及與其他信息資源軟件兼容等問題日漸凸現(xiàn)出來，網(wǎng)絡(luò)安全問題被提到了議事日程，網(wǎng)絡(luò)的高效益與其不安全性已成為一對難以解決的矛盾?？梢哉f。網(wǎng)絡(luò)安全是電子文件安全最重要的方面之一，因為電子文件與網(wǎng)絡(luò)密不可分。

(三)電子文件真實性的認證問題

我們知道，任何記錄公務(wù)或商務(wù)等活動的文件，都必須以真實性為基礎(chǔ)。但由于電子文件自身所具有的不安全特性，又使得大家很難承認其真實性。公務(wù)文件真實性有兩層含義。即文件的可靠性和原始性?？煽啃允侵肝募膬?nèi)容未被改動，原始性是指文件的格式未被改動。而對電子文件的認證就體現(xiàn)在對信息的可靠性與原始性的確認上。由于電子數(shù)據(jù)具有易消失性、易改動性等特點，使得電子文件在可靠性和原始性上很難讓人放心，進而影響到電子文件的真實性。而要從根本上解決電子文件的安全性、真實性問題，這就涉及到諸如電腦應(yīng)用技術(shù)、通訊技術(shù)、生物科學、保密制度、機關(guān)公文產(chǎn)生程序、法律法規(guī)等多個領(lǐng)域，所以認證工作做起來十分麻煩。

二、認真做好電子檔案的管理工作

(一)要努力做好電子文件的收集與積累

一是要認清電子文件收集積累的重要性。我們知道，在電子文件的形成到電子文件的歸檔，有相當長一段時間，在此時間內(nèi)電子文件就有被修改的可能。因此，為保證歸檔電子文件的真實性，對電子文件的收集與積累工作就必須從電子文件形成階段開始，并貫穿于公文處理的全過程，這不僅維護了電子文件的真實性，而且也維護了它的系統(tǒng)性與完整性。同時，還可以防止存有信息的載體在個人手中丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生，從而保護了電子文件的安全，為其順利地歸檔打下了基礎(chǔ)。

二是要確定電子文件收集與積累的范圍。大的單位和行業(yè)的檔案工作人員，可依照國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位、本系統(tǒng)的實際，制定出電子文件的收集范圍。電子文件不同于紙質(zhì)文件，所以在進行和積累工作中，一定要了解其收集與積累方法與紙質(zhì)文件是不相同的，這一點尤其要注意。

三是要重視電子文件收集與積累的方式。因為電子文件的收集與積累方式是在計算機網(wǎng)絡(luò)上完成的，有自動記錄的功能，可方便地用它來記載電子文件的形成、修改、刪除及責任者、入庫時間等，所以一定要重視并充分利用此方式。

(二)要進一步加強對電子文件的歸檔管理

首先，要加強對電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區(qū)分，所以對電子文件要指定專門機構(gòu)和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。

其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。

最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項工作正常進行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。

(三)要盡心盡力做好電子檔案的保管工作

鑒于電子檔案在保存與維護方面的復雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態(tài)，就需要認真做好如下幾項工作：

1 要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應(yīng)達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。

2 要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復雜的過程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術(shù)與方法有差異的特點。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。

3 要對電子檔案載體經(jīng)常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期提供利用。

(四)電子檔案利用時應(yīng)注意的事項

一是對使用權(quán)限的審核。電子檔案利用時所涉及人員?。簷n案載體和保管人員，數(shù)據(jù)系統(tǒng)和管理人員，維護操作-人員及利用者等。由于各自工作性質(zhì)與其職責不相同，對其使用權(quán)進行審核很有必要。

二是拷貝的提供與回收。必須采取嚴格措施，對電子檔案進行嚴格管理，要根據(jù)利用者需求和確認使用權(quán)限后，再進行拷貝制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并利用技術(shù)手段防止所提供拷貝的再復制。對所提供的拷貝必須及時回收，回收時應(yīng)由提供者和利用者對拷貝內(nèi)容進行確認，并對有關(guān)情況進行登記，這是維護知識產(chǎn)權(quán)，防止失、泄密事件發(fā)生的一種有效手段。

三是嚴格執(zhí)行利用電子檔案的相關(guān)規(guī)定。如利用方式應(yīng)視利用者情況而定，不能無原則地向利用者提供全部利用方式；根據(jù)電子檔案密級進行有效管理，一般情況下，對內(nèi)容不完全開放的電子檔案，不用拷貝方式提供，即使要提供，也必須在有效監(jiān)控下進行。

(五)要有必要的設(shè)備配置

管理電子檔案不同于管理紙質(zhì)檔案，首先，必須為電子計算機軟硬件提供一個適宜的環(huán)境，這就要從經(jīng)費上舍得投入，配置必要的空氣凈化、滅火、溫濕度控制、防磁、防靜電等設(shè)備。其次，要最大限度地購置必備的硬件和軟件，并確保其質(zhì)量，以延長電子檔案可有效利用的壽命。這些設(shè)備主要包括：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲及輸出設(shè)備、軟件和程序、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等。

(作者單位：河南省建設(shè)廳機關(guān)服務(wù)中心)