淺析建筑企業(yè)合同管理存在的問題及對(duì)策

摘要：作者分析了建筑企業(yè)合同管理存在的問題，指出審查簽訂對(duì)合同管理具有決定性意義，并對(duì)建筑企業(yè)如何做好合同管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)；合理管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：TU723.1

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1000-8136(2009)29-0057-02

當(dāng)前，我國的建筑市場(chǎng)越來越向買方市場(chǎng)傾斜，建筑企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，施工承包合同條件越來越苛刻，企業(yè)利潤越來越少。而隨著法律法規(guī)逐步健全，工程分包合同、勞務(wù)分包合同的法律風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大。建筑企業(yè)只有重視合同，加強(qiáng)合同管理。才能有效降低工程風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同目的，增加企業(yè)利潤。

1 建筑企業(yè)合同管理存在的問題

1.1 在合同簽訂階段的主要表現(xiàn)

(1)無效合同。目前不少建筑企業(yè)所簽訂的合同，有些是以合法形式掩蓋非法目的，有些是違反了法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，造成了合同的無效。

(2)存在疑問的涉外合同。我國加入WTO后，涉外合同大量增加。由于國情不同、語言文字不同，加上翻譯問題，這些合同文本存在不少疑問。對(duì)這些疑問不能回避，必須在合同上予以澄清，弄清其含義或堵塞其漏洞，以免造成損失。

(3)文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?。不?yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，就容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思，而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字。

(4)條款不齊全的合同。合同條款掛一漏萬，常見漏掉的往往是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話；只講正面的，不講反面的。不懂得簽合同應(yīng)當(dāng)“先小人后君子”的訣竅，一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。

1.2 在合同履約階段的主要表現(xiàn)

(1)過了訴訟時(shí)效的合同。建筑行業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，有些拖欠沒有訴諸法律，但當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過了兩年的訴訟時(shí)效，無法挽回?fù)p失。超過了訴訟時(shí)效等于放棄債權(quán)主張，等于權(quán)利人放棄了勝訴權(quán)。

(2)放棄行使權(quán)力的合同。發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，建筑企業(yè)可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決。

(3)輕視法律效力的證據(jù)(資料)。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章和(或)簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。

(4)沒有及時(shí)變更合同。合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體的變更兩種情形。合同變更的目的是通過對(duì)原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的實(shí)現(xiàn)。作為承包方的建筑施工企業(yè)，更重要是為了維護(hù)自己的合法權(quán)益。關(guān)鍵在于變更要及時(shí)。

(5)沒有及時(shí)發(fā)出的書函(A議紀(jì)要)。在履約過程中及時(shí)地發(fā)出必要的書函是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業(yè)自我保護(hù)的一種招數(shù)，可惜這一點(diǎn)往往遭到忽視，結(jié)果受到懲罰。

(6)沒有辦理簽證確認(rèn)。履約過程中的簽證是一種正常行為，但有些建筑企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)此并不重視，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)，也因無法舉證而敗訴。

2 審查簽訂對(duì)合同管理具有決定意義

建筑企業(yè)在取得合同資格(中標(biāo))后，應(yīng)把主要的精力轉(zhuǎn)入到合同談判簽約階段，其主要的工作是對(duì)合同文本進(jìn)行審查，進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)分析以及最終簽訂有利的工程承包合同。

2.1 審查合同文本條款 合同文本通常指合同協(xié)議書和合同條款等文件，是合同的核心。應(yīng)該內(nèi)容齊全、條款完整、不能漏項(xiàng)，對(duì)合同規(guī)定的工程實(shí)施過程中的各種可能情況都要作預(yù)測(cè)、說明，以防日后爭(zhēng)執(zhí)；定義清楚、準(zhǔn)確，雙方工程責(zé)任界限明確，不能含糊不清；合同條款應(yīng)體現(xiàn)雙方平等互利，即責(zé)任和權(quán)利、工程和報(bào)酬之間的平衡。

2.2 承包工程的合同風(fēng)險(xiǎn)

常見的風(fēng)險(xiǎn)有3類：業(yè)主資信的風(fēng)險(xiǎn)；外界環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)；工程的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律等方面的風(fēng)險(xiǎn)。通過合同談判，使合同能體現(xiàn)雙方責(zé)權(quán)利關(guān)系的平衡，盡量避免業(yè)主單方面苛刻的約束條件，并相應(yīng)提出約束條件。盡可能將風(fēng)險(xiǎn)大的合同責(zé)任盡量采用分?jǐn)偟脑瓌t，盡可能使雙方形成一種共同抵御、共同承擔(dān)的密切合作關(guān)系，但同時(shí)施工單位也可相應(yīng)地減少一些利益。

2.3 談判與簽約

在合同談判階段，應(yīng)選擇最有合同談判能力和經(jīng)驗(yàn)的人作為主談進(jìn)行合同談判，其他各部門應(yīng)積極配合，提供資料和建議。

(1)符合建筑企業(yè)取得工程利潤的基本目標(biāo)。這個(gè)利可能是該工程的盈利，也可能是建筑企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。

(2)積極爭(zhēng)取自己的正當(dāng)利益。雖然合同法賦予合同雙方平等的法律地位和權(quán)力，但在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，絕對(duì)的平等是不存在的，權(quán)力還要靠建筑企業(yè)自己去爭(zhēng)取。對(duì)業(yè)主提出的合同文本，雙方應(yīng)對(duì)每個(gè)條款都作具體的商討。另外，對(duì)重大問題不能客氣和讓步，切不可在觀念上把自己放在被動(dòng)的地位，當(dāng)然，談判策略和技巧是極為重要的。

(3)重視合同的法律性質(zhì)。合同一經(jīng)簽訂，即成為合同雙方的最高法律，合同中的每一條都與雙方利害相關(guān)。在合同談判和簽訂中，應(yīng)注意兩點(diǎn)：一切問題必須“先小人，后君子”，對(duì)可能發(fā)生的情況和各個(gè)細(xì)節(jié)問題都要考慮到，并作明確的確定，不能有僥幸的心理；一切問題都應(yīng)明確具體地規(guī)定，不要以口頭承諾和保證，要相信“一字千金”，不要相信“一諾千金”。

3 建筑企業(yè)合同管理的對(duì)策建議

3.1 明確合同管理的工作流程

建筑企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，同時(shí)必須明確與之相應(yīng)的工作流程。對(duì)于一些經(jīng)常性工作，如圖紙批準(zhǔn)程序、工程變更程序、分包商的索賠程序、分包商的賬單審查程序，材料、設(shè)備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗(yàn)收程序、工程進(jìn)度付款賬單的審查批準(zhǔn)程序、工程問題的請(qǐng)示報(bào)告程序等，應(yīng)規(guī)范工作程序，使大家有章可循，合同管理人員也不必進(jìn)行經(jīng)常性的解釋和指導(dǎo)。

3.2 制定必要的合同管理工作制度

(1)合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對(duì)各級(jí)項(xiàng)目管理人員進(jìn)行合同交底，組織大家學(xué)習(xí)合同，對(duì)合同的主要內(nèi)容作出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解企業(yè)的合同責(zé)任和工程范圍。

(2)責(zé)任分解制度。工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將各種合同事件的責(zé)任分解落實(shí)到各部門或分包單位，使他們對(duì)各自的工作范圍、責(zé)任等有詳細(xì)的了解。通過層層合同責(zé)任分解，層層合同責(zé)任落實(shí)到人，使各部門都能盡心盡職，共同完美地實(shí)施合同。

(3)每日工作報(bào)送制度。信息是施工管理者的眼睛。建立每日工作報(bào)送制度，要求各職能部門必須將本部門的工作情況及未來一周的工作計(jì)劃報(bào)送到合同管理部門和施工管理者，使其及時(shí)掌握工程信息，從而能夠及時(shí)對(duì)已經(jīng)發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的種種問題作出決定。

(4)進(jìn)度款的審查批準(zhǔn)制度。目前工程進(jìn)度款的申報(bào)通常都是由成本核算部門提出的，成本核算人員往往對(duì)現(xiàn)場(chǎng)及合同情況不很熟悉，不能將費(fèi)用索賠的全部項(xiàng)目及時(shí)納入當(dāng)月付款要求中。而能否及時(shí)要求索賠，是索賠成功的關(guān)鍵要素之一。因此建議建立工程進(jìn)度款的審查批準(zhǔn)制度，由合同管理部門和成本核算部門共同對(duì)進(jìn)度款進(jìn)行審查。

3.3 重視合同文本分析

(1)合法性分析。包括：當(dāng)事人(發(fā)包人和承包人)是否具備相應(yīng)資格；工程項(xiàng)目是否已具備招標(biāo)投標(biāo)、簽訂合同的一切條件，特別是是否具備種類批準(zhǔn)文件；招標(biāo)投標(biāo)過程是否符合法定的程序；合同內(nèi)容是否符合合同法和其他各種法律的要求。鑒于建設(shè)工程合同的復(fù)雜性，建議雙方應(yīng)盡量進(jìn)行公證。

(2)完備性分析。包括：合同文件(特別是環(huán)境、水文地質(zhì)等方面的說明文件和技術(shù)設(shè)計(jì)文件，如圖紙，規(guī)范等)是否齊全；合同條款是否齊全，對(duì)各種問題的規(guī)定有沒有遺漏；合同用詞是否準(zhǔn)確，有無模棱兩可或含義不清處；對(duì)工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見性。對(duì)此，建議應(yīng)盡量采用或參考施工合同示范文本訂立合同。

3.4 重視合同變更管理

合同變更在工程實(shí)踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機(jī)會(huì)，所以在工程實(shí)施中必須加強(qiáng)管理。合同管理人員應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計(jì)劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對(duì)變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析。在實(shí)際工作中，變更必須與提出索賠同步進(jìn)行，待雙方達(dá)成一致以后，再進(jìn)行合同變更。有些施工企業(yè)不重視變更管理，對(duì)業(yè)主要求的變更無條件服從，導(dǎo)致工作做了卻無法獲得賠償。

3.5 加強(qiáng)分包合同管理

我國還沒有專門的分包合同示范文本，這就要求合同管理人員在訂立分包合同時(shí)要充分考慮工程的實(shí)際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)合同管理人員還需要建立分包合同檔案，對(duì)分包范圍和部位進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。

3.6 重視合同管理人才的培養(yǎng)

合同管理人員首先必須熟練掌握和運(yùn)用各種法律、法規(guī)；精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋；熟悉合同履行和工程索賠管理；了解工程造價(jià)和會(huì)計(jì)賬務(wù)；為了與國際接軌。最好還能夠閱讀和翻譯英文合同文本。