不斷修繕 建立完善的企業(yè)編碼管理體系

徐建洪

某公司ERP項(xiàng)目實(shí)施快一年了,天天都有部門在抱怨數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,每次例會(huì)上業(yè)務(wù)部門都在指責(zé)IT部門。項(xiàng)目組成員一致認(rèn)為造成這種局面的主要原因是: 編碼規(guī)則不科學(xué)及沒有編碼控制體系,導(dǎo)致編碼上遇到重重困難; 編碼的工作職責(zé)不明確,編碼人員不精通業(yè)務(wù)卻負(fù)責(zé)編碼,導(dǎo)致ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確;除ERP系統(tǒng)之外沒有企業(yè)編碼管理方案,導(dǎo)致編碼錯(cuò)誤比較多;ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不同步,沒有有效的控制流程與制度。

實(shí)際上,像這位CIO一樣遇到ERP編碼規(guī)則問題導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目陷入到失敗的漩渦,在國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)中比比皆是。編碼問題在實(shí)施過程中不會(huì)直接反映出來,卻隱含著公司執(zhí)行力不夠、部門配合力不夠、編碼人員專業(yè)水平不夠等問題。企業(yè)的編碼體系對(duì)于系統(tǒng)實(shí)施起著至關(guān)重要的作用,科學(xué)合理的編碼規(guī)則會(huì)對(duì)項(xiàng)目的成功實(shí)施起到重要的作用。編碼體系如此重要,那么編碼體系應(yīng)該怎么制定呢?

在現(xiàn)代企業(yè)管理中,編碼體系是一個(gè)非常重要的角色,在企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、采購、儲(chǔ)存、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)中,都需要采用規(guī)定的一個(gè)或者多個(gè)字符代碼來表示一定的事與物,以便記錄、傳遞、存儲(chǔ)和處理。這一系列的字符代碼的集合就是編碼。

企業(yè)建立科學(xué)、規(guī)范的編碼體系要明確編碼的目的:

唯一標(biāo)識(shí)對(duì)公司的事務(wù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí),形成內(nèi)部唯一的、統(tǒng)一的流轉(zhuǎn)代碼;

特征體現(xiàn)編碼往往帶有物料的特性,從編碼上可以看出物料的某些特征;

可處理性編碼是為了方便IT系統(tǒng)對(duì)物料的處理;

可傳遞性 科學(xué)的編碼體系是為系統(tǒng)間進(jìn)行信息交換和數(shù)據(jù)傳遞提供有效保證。

企業(yè)在進(jìn)行編碼體系的建設(shè)過程一定要遵守的幾個(gè)原則:

統(tǒng)一性原則 一個(gè)企業(yè)組織內(nèi)必須建立一套編碼規(guī)則,以方便組織內(nèi)不同部門間的數(shù)據(jù)傳遞與交換;

唯一性原則即一個(gè)物料只能有一個(gè)編碼,一個(gè)編碼只能對(duì)應(yīng)一種物料;

嚴(yán)謹(jǐn)性原則 所有編碼職責(zé)必須落實(shí)到專門的業(yè)務(wù)部門,并要由專人負(fù)責(zé),以保證編碼的正確性;

延續(xù)性原則 某編碼一旦被使用,就不可以將此編碼分配其它物品或事務(wù)使用;

簡便性原則 編碼規(guī)則必須簡單易懂,復(fù)雜的編碼體系要付出更高的管理成本;

清晰性原則 編碼規(guī)則中的字符與數(shù)字在使用中必須能夠清晰辯識(shí),不要使用容易引起混淆的字符;

行業(yè)性原則 編碼必須根據(jù)行業(yè)特性來制定,切不可出現(xiàn)不符合行業(yè)規(guī)則的編碼方案;

可擴(kuò)展性原則留出足夠的擴(kuò)展空間,這樣未來新增的物料能夠繼續(xù)使用該編碼體系。

企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)不斷持續(xù)的過程,而編碼體系也是在企業(yè)信息化建設(shè)過程中不斷完善與提升的管理體系。企業(yè)可能無法一次性將非常完善的編碼體系建立起來,因此,建設(shè)者要不斷聽取用戶的意見和建議,不斷修繕。