提高院系辦公室管理績效的對策

陳俊星　田樹紅

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善和高等教育體制改革的不斷深入，我國高等院校面臨著前所未有的發(fā)展良機，但也存在一系列亟待解決的矛盾和問題。目前，許多高校程度不同地存在著管理薄弱、工作效率低下的問題。盡快提高高校管理水平，是保障和促進高校教學(xué)科研工作的迫切需要，也是高等教育改革與發(fā)展的必然要求。二級學(xué)院或獨立設(shè)置的系(以下統(tǒng)稱為院系)，是高校的基本構(gòu)成單位，院系辦公室作為院系的必設(shè)機構(gòu)，則是高校的基層綜合事務(wù)管理部門，起著溝通上下、聯(lián)系左右、連接內(nèi)外、保證各項工作順利進行的樞紐作用。要提高高校管理績效，必須重視和加強院系辦公室工作，提高院系辦公室的管理績效。

一、正確認(rèn)識和把握院系辦公室的基本職能及其特征

院系是高校教學(xué)、研究及管理任務(wù)的具體承擔(dān)者，院系辦公室作為院系的日常辦公機關(guān)和院系領(lǐng)導(dǎo)的主要助手，在其中發(fā)揮著不可替代的重要作用。只有正確認(rèn)識和把握院系辦公室的職能和特征，才能正確看待院系辦公室工作，更好地改進其工作。

具體說來，院系辦公室的主要職責(zé)是“參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、信息處理和檢查督辦”?！皡⒅\”職能主要是為院系領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策，這是辦公室職能的高層次體現(xiàn)；“協(xié)調(diào)”職能主要是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)院系內(nèi)部機構(gòu)、人員之間及與院系以外相關(guān)部門、單位、人員之間的關(guān)系，保證各項任務(wù)的完成；“服務(wù)”職能主要體現(xiàn)在為院系領(lǐng)導(dǎo)、師生和校內(nèi)相關(guān)部門服務(wù)，為教學(xué)科研第一線服務(wù)；“信息處理”職能是進行信息的收集、加工、傳遞和反饋，加強上下左右各方面的交流與聯(lián)系，為院系領(lǐng)導(dǎo)及時掌握情況，進行正確的決策和指揮提供幫助；“檢查督辦”職能是院系辦公室通過所掌握的反饋信息，采取一定的控制手段，對領(lǐng)導(dǎo)所下達的決策指令和工作任務(wù)的實施情況所進行的檢查、糾偏等一系列的活動，其目的是保證政令暢通和各項管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

從院系辦公室所承擔(dān)的職能和任務(wù)來看，它具有以下幾個基本特征：首先，它是政務(wù)性與事務(wù)性的統(tǒng)一。院系辦公室不僅要處理院系的各項日常事務(wù)，而且要作為院系領(lǐng)導(dǎo)的耳目和參謀，參與院系的一些決策活動，并協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)進行檢查督促。其次，它具有綜合性和協(xié)調(diào)性。院系辦公室承擔(dān)著教學(xué)管理、文件收發(fā)、會議安排、接待、衛(wèi)生、福利等多方面的職責(zé)，具有很強的綜合性。而且，院系辦公室要和高校內(nèi)外的許多部門、單位及人員打交道，擔(dān)負(fù)著溝通、協(xié)調(diào)的重大職責(zé)。高校擴招之后，辦學(xué)規(guī)模擴大，辦學(xué)形式更加多樣，辦公室在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好協(xié)調(diào)方面任務(wù)更重，難度更大，要求更高。再次，它具有直接性和中介性。院系辦公室作為基層的綜合事務(wù)管理部門，與教師、學(xué)生最為接近，其工作績效對師生們的工作、學(xué)習(xí)和生活有重大而直接的影響。高校領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門的許多工作安排，最終也需要院系辦公室的具體工作來實現(xiàn)，院系辦公室在領(lǐng)導(dǎo)部門、職能部門與教師、學(xué)生之間起到重要的中介作用。

隨著高校的改革和發(fā)展，院系辦公室的職責(zé)范圍不斷擴大，工作任務(wù)越來越重，其地位和作用也相應(yīng)增強，對其工作質(zhì)量與效率方面的要求也越來越高。

二、充分發(fā)揮院系辦公室工作人員的主體作用

總的來看，目前高校院系辦公室人員的整體素質(zhì)偏低，限制了其主體作用的發(fā)揮。許多高校對于教學(xué)科研人員提出了較高的資格要求，而對院系辦公室人員卻沒有那么高的要求?，F(xiàn)有的一些辦公室人員甚至是半路出家，缺乏專業(yè)訓(xùn)練。院系辦公室人員的教育培訓(xùn)也往往被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在著“重使用，輕培養(yǎng)”的現(xiàn)象。為了改變這種狀況，需要從以下幾個方面著手：

首先，加強對院系辦公室人員的思想政治教育。政治上過硬是對辦公室人員的基本要求，也是做好辦公室工作的前提條件。當(dāng)前，院系辦公室人員要把中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀以及中央關(guān)于高等教育改革與發(fā)展的重要方針政策作為政治理論學(xué)習(xí)的重點，著重領(lǐng)會精神實質(zhì)，并聯(lián)系高等教育和本職工作的實際，做到學(xué)好、用好、貫徹好。

其次，加強院系辦公室人員的職業(yè)道德建設(shè)。院系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務(wù)重，責(zé)任大，常常需要加班加點，待遇相對較低，一些辦公室人員工作起來沒有積極性，缺乏責(zé)任感、成就感。也有個別辦公室人員工作作風(fēng)散漫，工作態(tài)度生硬，甚至利用手中的權(quán)力謀取私利。要解決這些問題，必須加強院系辦公室人員的職業(yè)道德建設(shè)。要通過職業(yè)道德教育與職業(yè)道德自我修養(yǎng)相結(jié)合的辦法，使院系辦公室人員愛崗敬業(yè)，正確處理得與失、苦與樂、主角與配角的關(guān)系，增強搞好辦公室工作的責(zé)任感和使命感。

再次。加強院系辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。隨著高校師資隊伍建設(shè)的加強，教師的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不斷改善。作為與教學(xué)工作密切相關(guān)的管理人員，只有具備較高的業(yè)務(wù)水平和能力，才能做好辦公室工作。要建立健全對辦公室人員的教育培訓(xùn)制度，通過在職、脫產(chǎn)培訓(xùn)及進修深造、實踐鍛煉等多種形式，使辦公室人員擁有一定的政治理論知識、現(xiàn)代科技知識，掌握教育管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、秘書學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等多方面的知識，具有較強的文字表達能力、獨立工作能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合處理問題能力及使用計算機和應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的能力。

最后，加強院系辦公室人員的心理保健。院系辦公室工作面廣，事務(wù)雜，遇到的困難、緊急情況多，更容易成為領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、教職工以及部門之間等諸多矛盾的焦點，工作人員的心理負(fù)擔(dān)較重，容易產(chǎn)生煩惱、急躁、不安等心理，影響工作效率。也有的辦公室人員不安于當(dāng)配角，不安心工作，甚至因此產(chǎn)生自卑心理、厭倦心理。因此，必須加強院系辦公室人員的心理保健，及時疏導(dǎo)辦公室人員的不良心理和情緒。院系辦公室人員也要善于調(diào)節(jié)自己的情緒，以一顆平常心對待工作中的任何事情，具備較強的挫折承受能力，能在復(fù)雜的環(huán)境里冷靜、高效地處理各種關(guān)系。

三、切實轉(zhuǎn)變院系辦公室管理的方式和方法

首先，院系辦公室要進一步解放思想，更新觀念，轉(zhuǎn)變思維方式和工作方式。一是要變被動服務(wù)為主動參與。辦公室T作有一定的被動性，但也要發(fā)揮主動性、超前性和預(yù)見性，在被動中爭取主動。主動服務(wù)的關(guān)鍵是總結(jié)和探索院系管理工作的規(guī)律性，發(fā)揮創(chuàng)造性，增強預(yù)見性。二是變辦事服務(wù)型為參謀助手型。事務(wù)性工作是院系辦公室工作的必要組成部分。但院系辦公室工作不能只滿足于簡單事務(wù)性工作的處理，要在認(rèn)真做好文件收發(fā)、教務(wù)安排、來訪接待等事務(wù)工作的同時，積極參與政務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用。三是變工作滯后為工作超前。既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又想領(lǐng)導(dǎo)之未想，急領(lǐng)導(dǎo)之未急。

其次，提高院系辦公室工作的自動化、網(wǎng)絡(luò)化水平。力公自動化、網(wǎng)絡(luò)化的實

現(xiàn)，加快了信息傳遞的速度，降低了信息傳遞與處理、貯存的成本，增進了院系與相關(guān)部門、單位之間的信息溝通以及與師生員工之間的互動，有利于院系政務(wù)公開和民主監(jiān)督。辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化在某種程度上也延伸、增強了院系辦公室人員的智力和體能，提高了院系辦公室人員判斷、分析和解決問題的能力，分擔(dān)了院系辦公室的部分事務(wù)性工作，降低了院系辦公室人員的工作強度。因此，應(yīng)通過培訓(xùn)和自學(xué)等途徑，使院系辦公室人員熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，尤其是要掌握教學(xué)管理軟件、OA辦公系統(tǒng)的操作技能，進一步提高辦公室工作績效。

四、健全和完善院系辦公室的各項規(guī)章制度

科學(xué)的管理制度是強化時效性的“硬件”。院系辦公室工作繁雜瑣碎，常規(guī)工作面廣量大，而且突發(fā)性、臨時性工作相當(dāng)多。要做到雜而不亂、規(guī)范有序，就必須依靠完善的規(guī)章制度來約束。只有通過加強制度建設(shè)，做到制度完善、責(zé)任明確、程序合理，才能保證院系辦公室工作的高效運轉(zhuǎn)。

首先，要建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。要明確院系辦公室各崗位的工作職責(zé)，制定工作細(xì)則和量化標(biāo)準(zhǔn)，把工作任務(wù)分解并落實到具體人身上，做到崗位到人、責(zé)任到人。當(dāng)然，在明確崗位責(zé)任制的同時，還要提倡協(xié)作精神和奉獻精神，做到崗位分工不分家，互相支持，團結(jié)協(xié)作。

其次，要制定監(jiān)督、考核、獎懲、聘任等具體工作制度，保障崗位職責(zé)的落實。同時，要加大制度的約束力度。院系辦公室及其人員必須增強照章辦事的自覺性，增強規(guī)章制度本身的約束力和透明度，嚴(yán)格執(zhí)行所制定的各項規(guī)章制度，并誠懇接受廣大師生員工和社會各界的監(jiān)督。

五、為院系辦公室工作營造良好的職能環(huán)境

首先，高校和院系領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視院系辦公室的工作，不能把院系辦公室看作是一個單純處理勤雜事務(wù)的部門，平時要多關(guān)心、多指導(dǎo)、多幫助。院系辦公室人員也要主動與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的同志溝通，取得他們的支持、理解與諒解，增強工作的預(yù)見性、主動性。

其次，適當(dāng)提高院系辦公室人員的待遇。目前，高校教學(xué)、科研人員的待遇已經(jīng)有了較大提高，而院系辦公室人員因為職務(wù)、職稱等方面的問題，待遇并沒有得到較大改善。適當(dāng)提高院系辦公室人員的待遇，改善其工作、生活條件，既體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對他們的重視和關(guān)心，也使他們能安心工作、努力工作。

再次，重視院系辦公室隊伍建設(shè)問題。加強院系辦公室隊伍建設(shè)，首先要解決人員配備問題，要求院系辦公室人員政治過硬、責(zé)任心強、有專長、懂管理。加強院系辦公室隊伍建設(shè)，需要優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)。要針對辦公室隊伍年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)等方面的問題，采取有針對性的措施予以解決，當(dāng)務(wù)之急是要盡快提高高學(xué)歷人才所占的比例。加強院系辦公室隊伍建設(shè)，還必須高度重視院系辦公室人員的繼續(xù)教育問題。對于院系辦公室人員的進修、提高，要從時間、經(jīng)費等方面予以保證，不能只重視教師的繼續(xù)教育，而忽略院系辦公室人員的繼續(xù)教育。