新形勢下高校檔案收集的問題和對策

趙苗

摘 要：高校檔案收集是要把掌握在各個職能部門和個人手中有價值的文件材料，按照《檔案法》集中保存起來，統(tǒng)一集中管理檔案。在高校檔案管理中的第一階段工作是收集檔案，是豐富檔案庫存資源、開展檔案管理與服務(wù)工作的基礎(chǔ)。在檔案數(shù)目與日俱增、數(shù)字化進(jìn)程日益加快的情況下，對檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：高校檔案;收集;對策

高校檔案管理辦法中明確規(guī)定，高校檔案是高等學(xué)校在從事招生、管理、教學(xué)等活動中形成的歷史資料，以圖標(biāo)、文字、影像等作為承載媒介，對學(xué)生、學(xué)校和社會具有借鑒和保存價值。完整的檔案材料對學(xué)校評價、教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)和管理等工作具有重要的參考、憑證、借鑒作用，反映了學(xué)校發(fā)展的客觀規(guī)律。當(dāng)前，檔案數(shù)目隨著學(xué)校發(fā)展與日俱增，除了采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實物檔案收集外，還開展了利用電子材料收集檔案的工作。同時，使用紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理方式被稱為雙軌制檔案管理模式，這對提高收集檔案的工作效率和資料的完整性、準(zhǔn)確性提出了更高的要求，只有科學(xué)、合理、高效地做好檔案收集工作，才能發(fā)揮檔案的查閱、憑證作用，推進(jìn)數(shù)字化改革。

一、新形勢下加強(qiáng)高校檔案管理的意義

1.通過建立檔案規(guī)范高校管理，提高學(xué)校管理水平

各行各業(yè)在運轉(zhuǎn)過程中都會形成不同檔案，高校亦如此。檔案管理工作是高校日常管理工作中的一部分，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)是收集檔案，檔案只有經(jīng)過收集、管理、歸檔后，才會更好地服務(wù)于高校的各項管理工作，反映學(xué)校歷史面貌，實現(xiàn)憑證和管理價值。高校應(yīng)自覺收集并保存檔案，為今后學(xué)校的管理工作提供依據(jù)，為其他學(xué)校的管理工作提供參考，為高校歷史的發(fā)展留下史料和記憶。高校通過建立檔案，規(guī)范檔案管理工作，對學(xué)校管理水平的提升、文化的進(jìn)步、教育活動的長遠(yuǎn)發(fā)展都具有重要意義。

2.豐富的檔案材料服務(wù)文化建設(shè)，傳承校園文化

在新的教育教學(xué)形勢下，高校都注重建設(shè)校園文化，樹立文化品牌。在這過程中學(xué)校文化的內(nèi)涵和展示方式主要以文字資料的形式留存下來。收集和整理現(xiàn)有的校園文化檔案資料，能夠清晰整理出校園文化的發(fā)展歷程，還能起到傳承校園文化的作用。檔案的管理工作在培養(yǎng)學(xué)生價值觀上具有重要意義，也為師生在教與學(xué)過程中查閱資料提供了方便，輔助實現(xiàn)文化建設(shè)教學(xué)目標(biāo)。

3.檔案管理信息化進(jìn)程加快，方便學(xué)生就業(yè)

在新的社會形勢下，高校檔案管理工作信息化進(jìn)程加快，檔案工作逐步實現(xiàn)電子化和數(shù)字化。數(shù)字化的高校教育檔案，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺創(chuàng)新載體，實現(xiàn)檔案信息的最佳優(yōu)化，為將來大學(xué)生的就業(yè)和企事業(yè)單位對人才的選拔指明了方向。各地政府也在鼓勵高校建設(shè)文化傳播大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺，大力推進(jìn)數(shù)字化設(shè)施的建設(shè)，建立學(xué)生信息檔案數(shù)據(jù)庫、電子學(xué)籍檔案、教育資源全網(wǎng)共享的云服務(wù)體系，進(jìn)一步方便學(xué)校和社會之間的溝通。電子學(xué)籍檔案的建立，使社會對人才的需求更加透明化、公開化，根據(jù)檔案信息就能選擇適合企業(yè)或單位組織的人才，實現(xiàn)高校畢業(yè)生有處去、有所用、有所為。

二、高校檔案收集工作存在的問題

近幾年來，高校在收集整理各項檔案資料中，工作開展日益進(jìn)步，但是在新的社會和教育形勢下，信息技術(shù)更新?lián)Q代比較快，高校在檔案收集管理工作中難免會存在一些問題（圖1）。

1.檔案管理工作得不到重視，致使檔案收集工作發(fā)展舉步維艱

高校作為高端人才培養(yǎng)的教育機(jī)構(gòu)，旨在提高考研率、提高科研率，因而將大部分的人力、物力等資源都投入到這些工作中，導(dǎo)致檔案工作的各方面資源不充足，如設(shè)備不全、系統(tǒng)落后、電子化程度不高等等，嚴(yán)重影響了檔案工作的落實效果。

2.檔案收集工作缺乏有力的監(jiān)管措施，導(dǎo)致檔案收集不規(guī)范

高校檔案除了來自人事、基建、宣傳、審計等職能部門，還包括各二級學(xué)院。牽扯到的合作部門數(shù)量較多，然而各個部門之間對檔案管理工作的認(rèn)識和思想重視程度不同，缺乏正確的監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)，職責(zé)分工不清，對檔案的集中管理保存缺乏正確的認(rèn)識。例如，有些部門會私自把重要或常用的文件存放在本單位以方便查找利用，導(dǎo)致檔案室存檔不完整、不全面。

3.兼職檔案員責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集工作無法有效開展

多數(shù)高校的檔案收集工作除了專職檔案員，還有許多兼職的檔案管理員。一些部門由于兼職工作人員變動頻繁，或者缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致人員責(zé)任心不足，專業(yè)管理知識匱乏，處理檔案文件能力差，對收集檔案重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案收集工作不充分、文件不全、沒有簽發(fā)單、缺失草稿等問題時有發(fā)生。加上學(xué)校各部門的檔案量隨著上級各項檢查和校內(nèi)多樣活動的增加而逐年增多，歸檔成了一年工作業(yè)績的“短板”。一方面時間、精力得不到保證，兼職檔案員缺乏積極主動的歸檔意識，對歸檔工作中自己應(yīng)該承擔(dān)的工作有依賴心理;另一方面為了確保各部門檔案工作順利完成，檔案室的專職工作人員不得不對各部門的檔案管理工作過多協(xié)助，甚至代辦歸檔，常常導(dǎo)致檔案收集工作被動，管理人員疲勞，兼職檔案管理人員的拖延對檔案收集工作的提升產(chǎn)生直接影響，減緩檔案數(shù)字化進(jìn)程。

4.檔案收集工作存在信息不對稱，造成檔案利用困難

收集到檔案中的材料必須是原始的、完整的、真實的、可讀的，并且為了最終的參考目的而儲存。因為檔案管理部門與各職能部門、各院校之間交流溝通不順暢，系統(tǒng)不先進(jìn)，無法與OA系統(tǒng)對接，導(dǎo)致檔案管理人員無法完全掌握各部門文檔存儲情況，出現(xiàn)了信息不對稱現(xiàn)象。例如，有些部門不按照規(guī)定要求歸檔，收集的部分檔案內(nèi)容不全，系統(tǒng)錄入信息混亂，不規(guī)范，不細(xì)致，或者使用不正確的文種，對指示、報告和請求沒有明確區(qū)分;公文附件記載時，沒有在規(guī)定位置或者附件中標(biāo)注，文章名稱以前標(biāo)注的具體序號混亂;標(biāo)注的主題詞缺乏準(zhǔn)確性或者不夠具體，不方便檢索。

5.檔案收集涉及門類多，實物收集不規(guī)范

目前，高校檔案收集大多只重視紙質(zhì)類材料的收集，而忽略了榮譽證書、獎杯、教學(xué)教具、書畫作品、聲像資料等實物的收集，往往移交信息不完整，甚至未登記在案，導(dǎo)致第一手資料丟失或無從查閱。