淺談后勤工作中的信息利用

萬慶春

摘要：科技是第一生產(chǎn)力，信息既是新型的生產(chǎn)資料，又是重要的新型生產(chǎn)力要素。作為機(jī)關(guān)職能分工的后勤服務(wù)部門，充分捕捉和開發(fā)利用信息資源，對提升專業(yè)技能，提高服務(wù)水平，增強(qiáng)保障能力，創(chuàng)新服務(wù)行為，有著引導(dǎo)、支撐、推動的積極、潛力無限的作用。

關(guān)鍵詞：信息；后勤工作；信息利用；信息收集；信息分類

中圖分類號：G2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-2374(2009)04-0162-03

當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，信息、能源和原材料，是當(dāng)今人類必須擁有不可或缺的三大資源之一?，F(xiàn)代戰(zhàn)爭、科技創(chuàng)新、社會發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)金融、商業(yè)貿(mào)易、甚至人們的日常生活，在社會化生產(chǎn)、國際化競爭條件下，信息的支撐作用和依賴性，越來越凸顯。如果說科技是第一生產(chǎn)力，信息則既是新型的生產(chǎn)資料，又是重要的新型生產(chǎn)力要素。作為機(jī)關(guān)職能分工的后勤服務(wù)部門，充分捕捉和開發(fā)利用信息資源，對提升專業(yè)技能，提高服務(wù)水平，增強(qiáng)保障能力，創(chuàng)新服務(wù)行為有著引導(dǎo)、支撐、推動的積極、潛力無限的作用，是在具體后勤服務(wù)行為中踐行科學(xué)發(fā)展觀，致力挖潛、節(jié)能降耗、厲行節(jié)約，發(fā)揮職能作用，提高服務(wù)水平，增強(qiáng)保障能力的重要途徑。

一、利用信息資源的嘗試

信息資源是當(dāng)今最可充分利用而不枯竭，其開發(fā)利用成本最低廉，對工作創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步最具推動力和促進(jìn)作用。充分利用信息資源，在中國人民銀行巢湖市中心支行后勤實(shí)踐中取得了一定成效。

機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)房靜電地板使用時(shí)間年久，面層起翹折裂，影響使用安全，需要更換。從某雜志中了解到江蘇有一廠家可以翻新，成本為35元／m²。而原計(jì)劃的全面更換，成本為180元／m²。按翻新實(shí)施后，節(jié)約造價(jià)6萬余元。

中央空調(diào)水系統(tǒng)需要更換兩只補(bǔ)水箱，原計(jì)劃采用不銹鋼方形水箱，掌握了圓形可充分利用抗位原理，選擇之，比原方形不銹鋼水箱節(jié)約4.7萬元。

辦公樓衛(wèi)生間小便沖水器，因使用年久，需要全部換新。了解到有感應(yīng)式?jīng)_水器，采用后，每年可節(jié)水0.5萬元。

在當(dāng)?shù)鼐邆涮烊粴夤?yīng)條件時(shí)，了解到可將燃柴油的中央空調(diào)溴化鋰主機(jī)組改造成燃天然氣。采取之，2006年、2007年分別節(jié)約費(fèi)用13萬多元和近20萬元。

以上是利用不同途徑獲得的信息取得的成效，也是在后勤服務(wù)中利用信息資源的嘗試。

二、信息的概念和特征

信息是以數(shù)據(jù)為載體的對客觀事物的特性和特征的抽象描述。數(shù)據(jù)是信息的載體，是對信息的解釋，信息則是數(shù)據(jù)的靈魂。數(shù)據(jù)是以文字、語言、聲像、圖形、圖表、數(shù)字、顏色等為具體表現(xiàn)形式。利用信息，就是通過對承載信息的數(shù)據(jù)的收集、分析、整理、加工，把握事物的客觀規(guī)律。以科學(xué)性、可行性、適用性，引導(dǎo)和促進(jìn)創(chuàng)新，開拓性地以安全性、經(jīng)濟(jì)性、實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。后勤服務(wù)部門是機(jī)關(guān)不可或缺的部門，其職能是服務(wù)、保障和管理，支撐著機(jī)關(guān)的正常、有序、高效、安全運(yùn)轉(zhuǎn)。工作的計(jì)劃性、服務(wù)的前瞻性、保障的預(yù)見性，就是要通過對過去已發(fā)生的信息的歸納總結(jié)，尋求和把握擬發(fā)生事件的抓點(diǎn)和著力點(diǎn)，對可能的結(jié)果精確預(yù)測，作為工作計(jì)劃安排的依據(jù)。后勤工作的有效性、及時(shí)性、扎實(shí)性，就是要對計(jì)劃的實(shí)施過程中反饋的數(shù)據(jù)的歸納、分析并與計(jì)劃對比，尋找存在差距，進(jìn)行實(shí)施措施的糾正或計(jì)劃的調(diào)整。借用他人的信息資源，就是對他人在實(shí)施中表現(xiàn)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸納、分析，作為目標(biāo)規(guī)劃、目標(biāo)分解和計(jì)劃實(shí)施中偏差糾偏的借鑒依據(jù)。

信息具有真實(shí)性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、不完全性、層次性。真實(shí)性是要把握信息符合事物真實(shí)的一面，不符合事實(shí)的信息不僅無用，而且有害。系統(tǒng)性是要求從系統(tǒng)的觀點(diǎn)對待各種信息，尤其是那些局部的、不能代表全局的信息，避免工作的片面性。時(shí)效性是要求對信息及時(shí)取得及時(shí)處理利用，以避免因不斷變化的動態(tài)原因而導(dǎo)致信息失效。不完全性是要充分認(rèn)識到反映客觀事物特征的數(shù)據(jù)的不完全性。不能以偏概全。層次性是使用信息層次不同而對信息要求層次的標(biāo)準(zhǔn)不同。如決策層、管理層和作業(yè)層的不同層次，其對信息的要求層次是不同的。

信息的過去時(shí)是知識，現(xiàn)在時(shí)是數(shù)據(jù)，將來時(shí)是情報(bào)。知識是前人經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是人類生產(chǎn)實(shí)踐中對自然規(guī)律的認(rèn)識和掌握，是一種系統(tǒng)化的信息。隨著人類社會的發(fā)展，知識在不斷更新和豐富，掌握信息就是豐富和提升知識。數(shù)據(jù)是信息的載體和對信息的解釋，信息的發(fā)生是通過數(shù)據(jù)的變化來體現(xiàn)和描述，信息的傳遞是通過數(shù)據(jù)為載體，信息的接收是承載信息的數(shù)據(jù)的獲得，把握住數(shù)據(jù)的動態(tài)變化，就掌握了信息的更新。信息的情報(bào)時(shí)態(tài)，是因?yàn)樾畔⒔沂臼录l(fā)生、發(fā)展的趨勢和前沿，掌握了信息，就掌握了對將要和未來事件的預(yù)測、判斷和把握的依據(jù)。信息的不同時(shí)態(tài)，是信息分類、收集傳遞、歸納整理和開發(fā)利用的重要依據(jù)。

三、信息的分類

與機(jī)關(guān)后勤服務(wù)的職能職責(zé)相關(guān)的信息，可進(jìn)行不同的分類。

1．按其適用性，可分為約束性信息、指導(dǎo)性信息和參考借鑒性信息。約束性信息，是指對后勤服務(wù)活動的目標(biāo)、行為具有強(qiáng)制約束的信息，包括法律法規(guī)、規(guī)章制度、規(guī)程規(guī)范等。指導(dǎo)性信息，是指對后勤服務(wù)目標(biāo)、計(jì)劃具有指令性和指導(dǎo)性的信息，包括文件規(guī)定、領(lǐng)導(dǎo)指示和決定、服務(wù)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求、工作計(jì)劃和目標(biāo)等。參考借鑒性信息，是指對后勤工作目標(biāo)計(jì)劃制訂、后勤服務(wù)行為具有借鑒參考的信息，包括經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、方法、措施、理論和技術(shù)成果等。

2．按后勤服務(wù)的目標(biāo)，可分為服務(wù)類信息、保障類信息和管理類信息。服務(wù)類信息是指根據(jù)被服務(wù)的要求形成的信息，包括服務(wù)要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。如某個(gè)會議需給參會人員提供食宿要求的信息。保障類信息是指提供的服務(wù)條件，包括硬件和軟件條件。如設(shè)施設(shè)備的正常安全運(yùn)行，服務(wù)人員的技術(shù)技能等。管理類信息是指后勤承擔(dān)的機(jī)關(guān)綜合事務(wù)管理和后勤活動的管理。

3．按信息的來源不同，可分為內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息是指后勤服務(wù)內(nèi)部活動中產(chǎn)生的信息，如取得的成效，得出的經(jīng)驗(yàn)，吸取的教訓(xùn)，存在的問題以及相關(guān)的觀察記錄等。外部信息是指后勤服務(wù)活動體系以外的信息，包括上級和領(lǐng)導(dǎo)的要求，外單位的經(jīng)驗(yàn)，國家的政策法規(guī)和環(huán)境變化情況等。

4．按信息的穩(wěn)定程度不同，可分為固定信息和流動信息。固定信息是指一定時(shí)段內(nèi)不變的信息，包括計(jì)劃、制度、標(biāo)準(zhǔn)等。流動信息是指在后勤服務(wù)行為中不斷變化的信息，包括被服務(wù)對象要求的變化，服務(wù)內(nèi)容的變化，服務(wù)環(huán)境和條件的變化等。如上班時(shí)間電梯出現(xiàn)了故障需要及時(shí)搶修的信息。

四、信息的收集和管理

事物變化是絕對的，不變是相對的。變化是信息產(chǎn)生的原因和根由。信息的描述和載體是數(shù)據(jù)。收集信息就是對數(shù)據(jù)的收集、記錄、歸納。收集信息，首先是對描述事物特性特征的數(shù)據(jù)的認(rèn)識、理解和把握。如設(shè)備運(yùn)行中監(jiān)測參數(shù)是設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的描述，參數(shù)變化即是狀態(tài)變化，

應(yīng)正確理解和充分重視。其次是依據(jù)信息的分類，及時(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄記載。如水泵運(yùn)行時(shí)壓力變化，電動機(jī)運(yùn)行時(shí)電流變化等，應(yīng)即時(shí)記錄。

信息的收集包括內(nèi)部信息收集和外部信息收集。內(nèi)部信息收集，包括事前信息收集、事中信息收集和事后信息收集。內(nèi)部信息收集的關(guān)鍵是要形成制度約束和規(guī)范性操作程序，引導(dǎo)和約束自覺、主動、有效收集。如設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行記錄、工作日志、工作臺賬、要事記、計(jì)劃總結(jié)，等等。外部信息收集首先要充分利用現(xiàn)代信息交流媒介，借用報(bào)刊、雜志、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)和會議、考察、交流等一切現(xiàn)代信息交流的平臺。更重要的是會善于主動捕捉。如某條電視新聞報(bào)道，今年冬季本區(qū)域氣溫將比常年冬季氣溫低得多，作為后勤服務(wù)部門，就要重視這條重要信息，提前采取措施，做好設(shè)施設(shè)備在嚴(yán)寒狀態(tài)下運(yùn)行的安全防范和措施準(zhǔn)備，保障正常、安全運(yùn)行。

信息的收集包括主動收集和被動收集。主動收集。是指在決策時(shí)，通過收集大量信息，經(jīng)過篩選分析，尋找規(guī)律，把握要點(diǎn)和著力點(diǎn)，作為工作目標(biāo)確定、計(jì)劃制訂的參考依據(jù)。如承擔(dān)某次會議的服務(wù)和保障，就要主動了解參會人員數(shù)量、會場布置要求、是否安排食宿等信息作為服務(wù)和保障安排決策的依據(jù)。被動收集，是指對已經(jīng)發(fā)生的外部、內(nèi)部信息的收集，或用以決策、目標(biāo)確定、計(jì)劃制訂參考，或用于對執(zhí)行中防止偏差和對偏差的糾正作參考依據(jù)，或整理成信息流收入信息庫存儲。如兄弟單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、最新技術(shù)成果等。

在信息利用中，時(shí)常是主動收集與被動收集相結(jié)合。如我中支收集到有智能化真空集熱管太陽能技術(shù)，可利用太陽能解決熱水供應(yīng)問題的信息，通過主動收集相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等信息，進(jìn)行可行性、經(jīng)濟(jì)性分析評估后，在培訓(xùn)中心采用，取代原來燃柴油鍋爐供應(yīng)熱水，節(jié)能、節(jié)約效果明顯。

信息的管理是指對信息的歸類分析、加工整理、存儲傳遞。得到的信息往往是紛雜和零亂的，有真實(shí)的也有虛假的。這就需要信息管理人員對得到的所有信息進(jìn)行甄別、篩選、分類。分析是將歸類的信息，認(rèn)真比較、分析、確認(rèn)其與后勤工作的相關(guān)性、有用性。存儲是將有用的信息通過存儲系統(tǒng)進(jìn)行存儲?？山栌糜?jì)算機(jī)工具，制定存儲系統(tǒng)，及時(shí)、方便、準(zhǔn)確地進(jìn)入存儲系統(tǒng)。加工整理是將雜亂、分散的信息，進(jìn)行梳理、整理、加工，形成規(guī)范存儲、方便檢索的信息流。

五、信息的開發(fā)和利用

信息的開發(fā)是指通過對信息的整理加工，把握信息揭示客觀事物的規(guī)律性。信息按利用的層次不同，可分為預(yù)測決策類信息、管理反饋類信息、總結(jié)評價(jià)類信息。描述和解釋信息是數(shù)據(jù)，對信息的開發(fā)，就是對數(shù)據(jù)的處理。數(shù)據(jù)處理可根據(jù)信息利用要求采取相應(yīng)的方法。

預(yù)測決策信息，是指利用信息源，對未來事件或擬定事件的發(fā)生、發(fā)展和可能結(jié)果進(jìn)行預(yù)測，依其預(yù)測，作為決策和目標(biāo)計(jì)劃制訂的依據(jù)或參考。該類信息一般用于決策層，屬于最高層次利用。可將信息編制成圖表類，如分類表、排列圖、相關(guān)曲線圖、橫道圖等。對于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可制成因變量和隨變量關(guān)系的曲線圖，亦可用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法推導(dǎo)成數(shù)理公式，以尋找規(guī)律性。如在年初制訂全年用電量計(jì)劃時(shí)，可將歷年不同情況的用電量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，制成統(tǒng)計(jì)曲線圖，或可推導(dǎo)成相關(guān)數(shù)理公式，以測算出年需用電量。

管理反饋信息，是指利用信息源，在目標(biāo)計(jì)劃實(shí)施前，對可能出現(xiàn)的偏差因素和偏差范圍進(jìn)行預(yù)測，制定針對性的防偏差措施，根據(jù)實(shí)施過程中反饋的信息，對發(fā)生的偏差進(jìn)行糾偏或?qū)榷ǖ哪繕?biāo)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。該類信息一般用于管理層和執(zhí)行層，屬于中等層次利用?？蓪⑿畔⒕幹瞥蓤D表類，如控制圖、橫道圖等。

評價(jià)總結(jié)信息，是指將確定的目標(biāo)和制訂的計(jì)劃、執(zhí)行過程發(fā)生的偏差和偏差糾正或計(jì)劃調(diào)整、執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)計(jì)劃的比較等進(jìn)行歸納，分析得出結(jié)論進(jìn)行評價(jià)，從而尋找出差距，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)，吸取其教訓(xùn)，并收入信息庫存儲，以作為新的信息源。該類信息一般屬于事后信息，作為新的信息源，收集于信息庫?？尚纬晌淖?、圖表等。

值得注意的是，利用信息，首先是對信息的資源價(jià)值、知識成果、情報(bào)作用，有正確、充分地認(rèn)識和理解。重要的是對信息的敏感而善于捕捉。講究的是歸納、分類、加工整理和開發(fā)。當(dāng)然，信息的開發(fā)需要掌握一定的基礎(chǔ)理論知識來支撐。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對信息的收集、交流平臺的充分利用，是開拓信息源、匯集信息流、把握信息點(diǎn)的最實(shí)用、最低廉、最可行的基礎(chǔ)條件。

信息是資源，是知識，是情報(bào)，是生產(chǎn)力要素。捕捉、歸納、分析、開發(fā)信息。是信息利用的前提。開發(fā)利用信息，對后勤服務(wù)工作創(chuàng)新，有潛力無限的引導(dǎo)、推動作用?？衫貌煌绞剑謩e為決策、管理、執(zhí)行服務(wù)。開拓信息源，匯集信息流，抓住信息點(diǎn)，在當(dāng)今有廣闊的基礎(chǔ)條件。充分認(rèn)識、高度重視信息，是做好后勤工作的重要前提。