高校學(xué)生檔案管理淺議

李艷玲

1、更新高校學(xué)生檔案管理理念，建立高校學(xué)生信用檔案。要堅(jiān)持以人為本，更新高校學(xué)生檔案管理理念，應(yīng)該圍繞服務(wù)學(xué)生來開展高校學(xué)生檔案工作。尋找切入點(diǎn)。建立健全收集與補(bǔ)充制度，凡能在不同的時(shí)間、不同的場合證明高校學(xué)生使用的材料都應(yīng)納入信用檔案的歸檔范圍。如：個(gè)人基本信息、個(gè)人誠信信息、在校期間國家助學(xué)貸款的還貸情況等。學(xué)生在校期間。每位學(xué)生都應(yīng)建立一份《誠信記錄》，學(xué)生如有失信行為，包括考試是否有作弊行為、勤工助學(xué)是否有不良表現(xiàn)、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關(guān)的記錄材料，學(xué)校都應(yīng)記錄在冊，并設(shè)定分值量化考核。對學(xué)生的誠譽(yù)事跡，也應(yīng)記錄下來，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。在管理中應(yīng)把學(xué)生信用檔案和其學(xué)籍檔案集中一起保管，然后再統(tǒng)一進(jìn)行匯總、分類，為用人單位等社會有關(guān)方面了解大學(xué)生的信用和信譽(yù)狀況提供咨詢、評估服務(wù)。

建立高校學(xué)生信用檔案是培養(yǎng)大學(xué)生誠信意識的一種途徑，也可以讓更多的用人單位了解學(xué)生情況，拓寬檔案信息的利用渠道，不僅要在評優(yōu)、獎(jiǎng)懲及選干等方面發(fā)揮其作用，更要參加校外交流與合作，讓更多的用人單位了解學(xué)生情況，為學(xué)生就業(yè)提供擇優(yōu)錄用的機(jī)會。

2、大力開展編研工作。為高校建設(shè)服務(wù)。高校學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用是學(xué)生檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)生檔案管理部門的職責(zé)。最有效的方式就是大力開展編研工作。各高校可將學(xué)生檔案分專題編研。建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫。如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們查詢利用。獲得自己需要的學(xué)生檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等有效信息。

實(shí)踐證明，學(xué)生檔案能夠?yàn)檎_總結(jié)過去的教學(xué)工作、不斷調(diào)整和充實(shí)教學(xué)內(nèi)容、完善考試評分標(biāo)準(zhǔn)、了解學(xué)生整體情況等提供客觀可靠的數(shù)據(jù)。在教育教學(xué)不斷深化的形勢下，運(yùn)用學(xué)生檔案作為輔助或直接的教材來培養(yǎng)教育學(xué)生。能為教學(xué)工作提供幫助。檔案管理者在工作中應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)深入院系教學(xué)第一線了解存在的問題及檔案需求動(dòng)向，認(rèn)真當(dāng)好利用者的參謀，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。如：將每年各學(xué)科的學(xué)生成績匯集成冊，提供給新教師，讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學(xué)科的過去幾年學(xué)生成績以及學(xué)生掌握知識的信息。平時(shí)將有用的信息有針對性地提供給各任課教師。以便讓年輕教師盡快了解學(xué)生，駕馭教材，以最快的速度適應(yīng)教學(xué)。對剛參加工作的輔導(dǎo)員來說，常常需要了解先前學(xué)生情況資料，以熟悉學(xué)生情況作為借鑒經(jīng)驗(yàn)、制定班級發(fā)展計(jì)劃的參考。高校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)匯總所管理學(xué)生受獎(jiǎng)勵(lì)及處分情況、班級在學(xué)校所處的地位等信息，提供給輔導(dǎo)員，使輔導(dǎo)員了解他人管理學(xué)生的成功方法與經(jīng)驗(yàn)，從而增強(qiáng)自己的工作才干。根據(jù)社會對人才的需求以及學(xué)校教學(xué)改革的進(jìn)程，確定檔案工作重點(diǎn)。如：通過對各院系學(xué)生知識水平以及不同階段學(xué)習(xí)情況的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，向領(lǐng)導(dǎo)提出調(diào)整考試標(biāo)準(zhǔn)方案的建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，發(fā)揮參謀和助手的作用。

另外，我們可以利用學(xué)生檔案。積極探討對學(xué)生進(jìn)行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學(xué)年國家獎(jiǎng)學(xué)金、勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、學(xué)校特等獎(jiǎng)學(xué)金以及國家級“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”、省市級“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊子，每年新生入學(xué)發(fā)給每人一冊，利用學(xué)生中的先進(jìn)典型來對廣大同學(xué)進(jìn)行理想教育，讓同學(xué)們一入學(xué)就有學(xué)習(xí)的榜樣，就有一種責(zé)任感和緊迫感。利用身邊的榜樣來教育學(xué)生，容易讓同學(xué)們產(chǎn)生心靈的共鳴。

3、抓住關(guān)鍵，突破難點(diǎn)，加大畢業(yè)生檔案傳遞管理的力度。要針對目前檔案轉(zhuǎn)遞工作中出現(xiàn)的轉(zhuǎn)遞時(shí)間滯后、轉(zhuǎn)遞程序混亂、轉(zhuǎn)遞內(nèi)容缺失、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不健全等諸多問題。在今后的工作中要加大畢業(yè)生檔案傳遞管理力度，特別要重視檔案轉(zhuǎn)遞中“檔案回執(zhí)”的簽收。畢業(yè)生檔案在學(xué)生一生中起著承前啟后的作用，它直接關(guān)系到用人單位對畢業(yè)生進(jìn)一步政審、考核與量才錄用等現(xiàn)實(shí)問題。要完成這項(xiàng)任務(wù)，除做好畢業(yè)生檔案的去向登記收集的機(jī)要文件交寄單外，“檔案回執(zhí)”便是查詢?nèi)ハ虻闹苯右罁?jù)。

4、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化手段，提高學(xué)生檔案管理的效率。運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理學(xué)生檔案是提高管理效率的重要措施。缺乏現(xiàn)代化的管理手段和高科技裝備也是制約檔案利用的一個(gè)方面。各高校應(yīng)大力推廣使用電腦等現(xiàn)代化管理技術(shù)設(shè)備，運(yùn)用校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，建立起完備的自動(dòng)檢索調(diào)閱系統(tǒng)，提高工作效率，準(zhǔn)確快速提供利用。服務(wù)水平的高低也決定著檔案利用的程度和效果，檔案工作者的服務(wù)水平直接影響檔案利用率的高低。所以，學(xué)生檔案管理部門必須提高自己的服務(wù)能力和服務(wù)水平，開展文明服務(wù)，征求利用者意見，不斷提高學(xué)生檔案管理的效率。

總之，通過我們檔案人員的不懈努力，要讓我們收集、整理好的各類學(xué)生檔案資料像學(xué)校圖書館的藏書一樣能夠讓學(xué)校各部門的人以及用人單位各取所需、物盡其用，為學(xué)校教育與教學(xué)管理服務(wù)，為學(xué)生就業(yè)走人社會服務(wù)。