電子文件管理標準的主要內(nèi)容

楊振明

1、規(guī)定本企業(yè)電子文件的種類。電子文件按照類型一般可以分為文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等，在標準中應對本企業(yè)涉及的文件類型作明確地解釋，并明確規(guī)定每一類文件的存儲格式。

2、對電子文件的形成過程制定措施進行控制。由于電子文件的形成方式不同，其控制措施也就不同，因此，解決這個問題要分情況來完成。第一種情況是對利用辦公軟件直接形成的電子文件的控制，這種方式形成的電子文件極易修改，為了保證它的真實、完整、有效與安全。可首先建立電子文件管理自動記錄系統(tǒng)，自動跟蹤記錄電子文件元數(shù)據(jù)與背景信息，對不能自動記錄而又必須記錄的一些操作“痕跡”可以通過一定的手段強制手工錄入。其次要建立自動安全防護技術(shù)系統(tǒng)。即對電子文件的操作者可靠身份的識別與控制，設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內(nèi)容等，標識防錯漏和防調(diào)換的標記，對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施等。此系統(tǒng)還需要保證網(wǎng)絡設備安全、數(shù)據(jù)安全、操作安全以及識別身份等。第二種情況是對利用數(shù)碼設備進行數(shù)字轉(zhuǎn)換形成的電子文件的控制。這種方式形成的電子文件，主要是由傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的，這個轉(zhuǎn)換過程一定要有標準和操作規(guī)程，這個標準與操作規(guī)程比較復雜。因此不一定在電子文件歸檔與電子檔案管理標準中詳細闡述，但要留出條件成熟時進一步制定標準的“門戶”。

3、對電子文件形成與積累過程中的問題進行規(guī)范。首先要規(guī)定收集積累范圍，從記錄信息內(nèi)容上要收集積累哪些電子文件(可以參照本企業(yè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍)，從類型上需要收集積累哪些電子文件。其次是要對收集積累提出具體要求，本企業(yè)對電子文件的什么版本需要收集，對各類型電子文件如何收集，收集格式分別統(tǒng)一為什么，特殊電子文件所信賴的數(shù)據(jù)與信息如何收集等等?？傊瑢κ占^程中可能出現(xiàn)的一切情況在此都要具體規(guī)范。但要注意的是在制定這些規(guī)范時要盡量同國家有關(guān)標準與規(guī)定相一致，目的是為了保證以后國家制定的新標準在本企業(yè)能夠推行。第三是對電子文件的登記進行規(guī)范，此規(guī)范可以用表格的形式來實現(xiàn)，把需要登記的電子文件有關(guān)信息固定在表格中，并且要做到具體工作人員根據(jù)規(guī)范很容易就能完成表格的填寫。最后確定收集方法。因為收集工作是各電子文件形成部門的工作，因此可以采取邏輯傳輸?shù)姆椒?。形成電子文件的個人，要隨時把電子文件及《電子文件登記表》向本部門檔案資料室邏輯傳輸。

4、規(guī)范電子文件的歸檔鑒定工作。主要是對電子文件進行鑒定與檢測，進而確定歸檔電子文件。由于各部門收集積累的電子文件不一定都有保存價值，因此要對其進行鑒定與檢測，鑒定與檢測時首先要根據(jù)電子文件歸檔范圍確定需要歸檔的電子文件，然后對其進行真實性、完整性、有效性鑒定與檢測，包括硬、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等情況。同時對符合歸檔要求的電子文件要標注歸檔標識，劃分密級與保管期限，確立其歸檔電子文件的身份，填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。

5、規(guī)范電子文件的整理步驟。整理電子文件的原則應同紙質(zhì)文件的整理原則相統(tǒng)一。對照紙質(zhì)檔案整理的每一步，確定歸檔電子文件整理的可行性，對適合的要繼續(xù)采用，不適合的要修改或拋棄。對利用辦公軟件直接形成的管理性電子文件，整理方法可以同紙質(zhì)文件整理方法相統(tǒng)一。對利用數(shù)碼設備進行數(shù)字化的電子文件，整理時可以不打破原卷，在其基礎(chǔ)上以文件夾的形式管理。

6、規(guī)范歸檔電子文件的組織存儲方式。歸檔電子文件的組織存儲包含兩層意思：一層是指信息組織結(jié)構(gòu)：另一層是指存儲要求。前者一般可以統(tǒng)一要求在每盤存儲載體的根目錄下設說明文件、類目表、著錄文件與電子文件總目錄，在電子文件總目錄下體現(xiàn)每一個具體的電子文件，這樣通過層層遞進，可以使每盤載體內(nèi)的信息有序存儲。說明文件主要內(nèi)容為介紹本存儲載體的各種信息。包括形成單位、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間及閱讀光盤所需的軟、硬件環(huán)境；類目表同檔案分類體系相統(tǒng)一；著錄文件主要內(nèi)容應該同《檔案著錄規(guī)則》相一致，同時要加上元數(shù)據(jù)、背景信息、各類責任者和操作者；電子文件總目錄的主要內(nèi)容是存放電子文件子目錄，一件電子文件保存在一個子目錄中，子目錄名可與檔號一致。電子文件的存儲，包括存儲載體、存儲份數(shù)的確定以及存儲時應注意的問題。對同一企業(yè)來說，一般要求采用相同的存儲載體，選擇的載體要盡量同國標相統(tǒng)一，根據(jù)國標要求一般應存儲3份，并規(guī)定不同的用途。

7、規(guī)范電子文件的歸檔程序。紙質(zhì)檔案歸檔時只要對照移交清單檢查驗收，清點無誤雙方簽字就可完成，而電子文件的歸檔涉及通過什么方式歸檔(邏輯歸檔或物理歸檔1、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔時檢查哪些項目、如何辦理歸檔手續(xù)等，因此在制定標準時對這些項目都要有具體規(guī)范，目的也是為了提高其可操作性。