如何做好高職院校教學(xué)檔案工作

馬榮娟

1、真正把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)工作與教學(xué)管理的重要組成部分。堅(jiān)持實(shí)行教學(xué)檔案工作的“三納入”、“四同步”原則。教學(xué)實(shí)踐與教學(xué)管理的過(guò)程，實(shí)際上是教學(xué)檔案資源的建設(shè)與利用相結(jié)合的過(guò)程，既在大量利用教學(xué)檔案資源，發(fā)揮教學(xué)檔案資源的重要作用的同時(shí)。又在形成產(chǎn)生各類教學(xué)檔案，對(duì)其進(jìn)行收集整理、立卷歸檔與管理。

教學(xué)檔案的建設(shè)不僅是檔案工作部門、檔案工作人員的事，而且是學(xué)校和各相關(guān)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生的共同職責(zé)。不能把它作為一項(xiàng)可有可無(wú)、邊緣化的工作。如果將教學(xué)檔案工作作為教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)之一，對(duì)其進(jìn)行考核、評(píng)估，將有利于檔案工作發(fā)揮積極作用，更能有效地促進(jìn)高校教學(xué)檔案的建設(shè)。

2、建立健全教學(xué)檔案建設(shè)的良好機(jī)制。首先要科學(xué)界定教學(xué)檔案的歸檔范圍與保管期限。教學(xué)檔案建設(shè)，包括每一份教學(xué)文件的形成積累、收集整理、立卷歸檔和保存等環(huán)節(jié)的工作。由于每一份教學(xué)文件的價(jià)值和價(jià)值的時(shí)效不一樣，這成為確定教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限的主要依據(jù)。教學(xué)實(shí)踐改革及各種教學(xué)活動(dòng)的持續(xù)開展，使形成的教學(xué)檔案內(nèi)容和數(shù)量經(jīng)常變化，也會(huì)引起對(duì)不同教學(xué)檔案利用需求的變化。但現(xiàn)有的《高校教學(xué)檔案歸檔范圍與保管期限》，因形成于多年前，與今天高職院校的建設(shè)發(fā)展和教學(xué)工作的實(shí)際需要不相適應(yīng)。一些有長(zhǎng)久保存價(jià)值的教學(xué)檔案沒有納入歸檔范圍內(nèi)，有必要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改完善，使各種有長(zhǎng)久保存利用價(jià)值的教學(xué)檔案都納入歸檔范圍，實(shí)行集中歸檔保存。其次要切實(shí)堅(jiān)持文件材料形成部門、課題組立卷制度。各形成單位負(fù)責(zé)教學(xué)文件材料的形成積累、收集整理、立卷歸檔工作以及部分教學(xué)檔案的保存利用。檔案工作部門對(duì)歸檔單位檔案工作進(jìn)行督促管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)及負(fù)責(zé)歸檔范圍內(nèi)的教學(xué)檔案統(tǒng)一保存、開發(fā)利用。同時(shí)，由于教學(xué)檔案類別、數(shù)量多，由多個(gè)單位分別形成處理或多個(gè)單位共同形成處理，因此應(yīng)對(duì)各單位負(fù)責(zé)收集整理、立卷歸檔和保存的教學(xué)檔案以制度的形式予以明確，進(jìn)一步強(qiáng)化各自的具體職責(zé)，防止和避免實(shí)際工作中缺位或錯(cuò)位現(xiàn)象出現(xiàn)，確保各類教學(xué)檔案完整齊全、來(lái)源清楚、去向明白、保存安全、利用方便。

3、提高教學(xué)檔案質(zhì)量和加快教學(xué)檔案信息化建設(shè)，實(shí)行現(xiàn)代化管理。教學(xué)檔案的質(zhì)量關(guān)系到教學(xué)檔案價(jià)值與效用的實(shí)現(xiàn)，影響教學(xué)工作和教學(xué)管理的水平。衡量教學(xué)檔案質(zhì)量高低以是否利于價(jià)值的存在和實(shí)現(xiàn)、保存安全和利用方便等為準(zhǔn)則。教學(xué)檔案來(lái)源于各類教學(xué)文件材料，教學(xué)文件材料的質(zhì)量決定著教學(xué)檔案的質(zhì)量。因此，要重視教學(xué)文件材料的形成處理，把好教學(xué)文件材料形成歸檔的質(zhì)量關(guān)。首先，教學(xué)文件材料形成要確保內(nèi)容的真實(shí)性。其次，各種教學(xué)文件材料形成、整理要有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。從載體的選取，格式、書寫形式的確定，到整理、立卷的原則都要規(guī)范化。操作程序要嚴(yán)謹(jǐn)、正規(guī)，各種手續(xù)要齊全。再者，各種教學(xué)文件材料歸檔要完整。充分利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是提高檔案工作水平和檔案工作效率的必然措施。加快教學(xué)檔案信息化建設(shè)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，首先，對(duì)紙質(zhì)載體的各種教學(xué)檔案，從實(shí)行案卷級(jí)、文件級(jí)的計(jì)算機(jī)錄入保存和檢索利用，到加大全文數(shù)字化處理力度，建立完善各種教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步向數(shù)字化儲(chǔ)存利用的方向轉(zhuǎn)變。其次，抓好電子載體類教學(xué)檔案的歸檔管理工作，對(duì)大部分教學(xué)檔案實(shí)行紙制和電子載體的雙軌制歸檔與雙套制儲(chǔ)存，充分利用教學(xué)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)檔案信息傳輸實(shí)行教學(xué)檔案文檔一體化管理。第三。教學(xué)檔案閱讀利用全面實(shí)行計(jì)算機(jī)檢索，建設(shè)好檔案網(wǎng)站，加大教學(xué)檔案信息公開上網(wǎng)力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享，實(shí)行教學(xué)檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)。第四，建立教學(xué)檔案專庫(kù)，以適應(yīng)教學(xué)評(píng)估的需要。教學(xué)評(píng)估推動(dòng)和促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，而教學(xué)檔案建設(shè)又應(yīng)適應(yīng)教學(xué)評(píng)估的需要，以服務(wù)教學(xué)評(píng)估為出發(fā)點(diǎn)，建立教學(xué)檔案專庫(kù)，集中保存原由各形成單位分散保存的而教學(xué)評(píng)估需要的那些保存期短、數(shù)量多的教學(xué)檔案，統(tǒng)一為教學(xué)評(píng)估提供利用，從而規(guī)范這部分教學(xué)檔案的管理與利用。數(shù)量眾多的教學(xué)檔案因其性質(zhì)內(nèi)容的不同，具有不同期限的保存利用價(jià)值。檔案部門只負(fù)責(zé)保存具有永久、長(zhǎng)期保管期限的教學(xué)檔案。但教學(xué)評(píng)估需要的教學(xué)檔案大部分是具有短期保存利用價(jià)值，且數(shù)量多。如各科目考試試卷、畢業(yè)生論文等，一般不在歸檔范圍之列，沒有由檔案部門集中保存，這樣限制了檔案部門在教學(xué)評(píng)估中發(fā)揮作用，同時(shí)也使教學(xué)評(píng)估所需的教學(xué)檔案沒有保障。建立教學(xué)檔案專庫(kù)，使教學(xué)評(píng)估所需的教學(xué)檔案由形成單位分散管理變?yōu)橛蓹n案部門集中管理，能促使這部分教學(xué)檔案及時(shí)收集與整理并得到規(guī)范管理。同時(shí)，將以往評(píng)估時(shí)準(zhǔn)備教學(xué)檔案的大量工作分解在平時(shí)，既為相關(guān)單位減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約了成本，更能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決這些教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量方面所存在的問題，確保其完整齊全和具有較高質(zhì)量。而統(tǒng)一提供利用使這些教學(xué)檔案的利用更方便、更有保障，更能體現(xiàn)這些教學(xué)檔案價(jià)值效用的嚴(yán)肅性與公信力。