如何搞好檔案管理等級認(rèn)證工作

滄海一粟等

滄海一粟：如何搞好檔案管理等級認(rèn)證工作，我認(rèn)為重點(diǎn)應(yīng)從以下幾個方面努力：其一，要抓宣傳，定計(jì)劃，明確奮斗目標(biāo)。具體來說，可通過以會代訓(xùn)、專題講座等方式廣泛進(jìn)行宣傳動員，并在調(diào)查研究基礎(chǔ)上與所轄區(qū)域內(nèi)各級檔案館及有關(guān)部門、單位協(xié)商。制定檔案館、機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)證三年或五年規(guī)劃，使整個工作做到長遠(yuǎn)有目標(biāo)、近期有計(jì)劃。其二，要抓重點(diǎn)，樹樣板，建立新模式。具體來說，在檔案館、室等級認(rèn)證活動中，要堅(jiān)持點(diǎn)面結(jié)合的指導(dǎo)方法，分類型、按系統(tǒng)、按行業(yè)選擇典型，集中力量、集中時間抓好重點(diǎn)，總結(jié)推廣他們的做法和經(jīng)驗(yàn)。使大家學(xué)有榜樣、趕有目標(biāo)。促使檔案館、室等級認(rèn)證工作卓有成效地開展起來。其三，要抓指導(dǎo)。辦實(shí)事，為基層服務(wù)。具體來說，要注意聽取基層意見，主動上門服務(wù)，從各單位實(shí)際出發(fā)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。共同研究方案、辦法。親自進(jìn)行具體指導(dǎo)，促使檔案館、室的業(yè)務(wù)建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道健康發(fā)展。其四。要協(xié)調(diào)配合，發(fā)揮主管部門作用，尤其是在機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)證工作中。要與主管部門密切配合、齊抓共管，按照各自的特點(diǎn)，有所側(cè)重地充分發(fā)揮主管部門在組織協(xié)調(diào)方面的作用和檔案部門在業(yè)務(wù)上監(jiān)督、指導(dǎo)的作用。從而達(dá)到事半功倍的效果。其五，要抓評審驗(yàn)收。強(qiáng)化監(jiān)督職能。具體來說。在評審驗(yàn)收工作中要堅(jiān)持評審標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格程序，采取一聽(聽單位匯報)、二看(按評審項(xiàng)目逐項(xiàng)實(shí)地察看)、三評(按大項(xiàng)小項(xiàng)逐項(xiàng)考核評分)、四議(作出評價。指出問題，議定改進(jìn)方法)的方法進(jìn)行。以確保評審質(zhì)量。

蘭臺新兵：搞好檔案管理等級認(rèn)證工作，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門與開展等級認(rèn)證的單位對這項(xiàng)工作都要有一個正確的認(rèn)識、積極的態(tài)度，充滿激情與熱情地去做好它。二是要做好領(lǐng)導(dǎo)工作，營造良好的工作氛圍。領(lǐng)導(dǎo)重視了，他們一句話、一個文件比我們說十句、百句強(qiáng)。三是要尊重歷史，做到檔案管理實(shí)質(zhì)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，而不僅僅只是外在的整齊劃一。譬如：各個時期檔案裝具規(guī)格、式樣不一，我們?nèi)绻麊渭儚?qiáng)調(diào)必須做到裝具統(tǒng)一，不僅僅只是多費(fèi)了等級認(rèn)證單位的錢，還費(fèi)時費(fèi)力，也沒有尊重檔案整理的原則。四是業(yè)務(wù)指導(dǎo)要到位。無論是等級認(rèn)證，還是規(guī)范化管理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)都不應(yīng)只是技術(shù)層面的簡單指導(dǎo)，應(yīng)該是多層次、多方位的指導(dǎo)。五是量化考核時，成績要充分肯定，缺點(diǎn)與不足要毫不留情指出，不能讓等級認(rèn)證單位有懈怠與自滿心理，要讓他們明白，等級認(rèn)證只是檔案工作規(guī)范化管理的起點(diǎn)，而不是終點(diǎn)。六是等級認(rèn)證后的監(jiān)督要跟上，避免“返貧”現(xiàn)象出現(xiàn)。

吳金林：我認(rèn)為要做好檔案管理等級認(rèn)證工作，要從六個方面去努力：一是要得到上級業(yè)務(wù)主管部門的重視；二是單位經(jīng)費(fèi)要比較寬裕：三是檔案局領(lǐng)導(dǎo)要爭取黨委、政府重視。制定各種有利措施爭取單位領(lǐng)導(dǎo)重視。讓單位領(lǐng)導(dǎo)有這個等級意識，把檔案工作擺在重要議事日程：四是檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要得力。能夠勝任等級認(rèn)證指導(dǎo)的任務(wù)：五是單位檔案員素質(zhì)要高，能夠?qū)⒈締挝粦?yīng)歸檔文件都收集齊全、規(guī)范整理，并編纂好各種資料；六是等級認(rèn)證后為防止其工作滑坡，檔案局工作人員要經(jīng)常去檢查督促，堅(jiān)持年檢制度。

一井水：檔案館等級認(rèn)證是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此，應(yīng)該精心部署。周密安排，把工作做實(shí)做細(xì)做強(qiáng)。比如我們豐潤區(qū)檔案館等級認(rèn)證工作就分三步實(shí)施。第一步：2002年接收7萬卷應(yīng)進(jìn)館檔案。為了確保機(jī)構(gòu)撤并中檔案的完整與安全，局領(lǐng)導(dǎo)班子決定2002年5月以前249個立檔單位，應(yīng)進(jìn)館的檔案全部接收進(jìn)館。第二步：2003年錄入檔案數(shù)據(jù)120萬條。為了完成館藏19萬卷檔案質(zhì)量檢查、檔案數(shù)據(jù)錄入、案卷目錄打印任務(wù)，創(chuàng)造性地提出“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的思路，要求各單位自帶微機(jī)，責(zé)成專人錄入本單位進(jìn)館的所有檔案數(shù)據(jù)，必須在2003年年底前完成。第三步：2004年按照等級認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)全面實(shí)施。打破工作常規(guī)，破除科室界限，全力以赴，合力攻堅(jiān)。確保晉升一級。根據(jù)每個人的優(yōu)勢，專門成立查卷組、數(shù)據(jù)組、編研組、基建組，對照考評標(biāo)準(zhǔn)。把任務(wù)分解到組。落實(shí)到人，每周召開調(diào)度會，提出每個階段的工作重點(diǎn)。加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，不問過程，只要結(jié)果，必須按計(jì)劃完成每階段的任務(wù)。2004年12月豐潤區(qū)檔案館晉升為河北省一級檔案館。

小樹：在此就如何搞好檔案館等級認(rèn)證工作談點(diǎn)看法。其一是，要想搞好檔案館等級認(rèn)證工作，首先要轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，因?yàn)闄n案館等級認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求高、項(xiàng)目任務(wù)大、時限有規(guī)定。所以首先必須要相應(yīng)地實(shí)現(xiàn)人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，自覺地而不是盲目地、主動地而不是被動地去完成各項(xiàng)任務(wù)，多講奉獻(xiàn)，少講索取，才能促進(jìn)等級認(rèn)證工作的開展。其二是，檔案館等級認(rèn)證既是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，又是一項(xiàng)綜合性工作，這就需要認(rèn)真進(jìn)行考察分析。要將新標(biāo)準(zhǔn)與檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行對照。找出差距；還要了解地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的狀況和承受能力，通過主客觀條件的綜合分析，正確地估量形勢，制訂出計(jì)劃，充分做好等級認(rèn)證的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，把握等級認(rèn)證的時機(jī)。其三是，檔案館等級認(rèn)證。要實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物相互配套，這包括組織工作、科學(xué)分工、領(lǐng)導(dǎo)重視、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高、資金到位、設(shè)備配套等，這些環(huán)節(jié)與檔案館等級認(rèn)證有極為密切的關(guān)系。

小龍女：我認(rèn)為搞好檔案館的等級認(rèn)證工作，應(yīng)該把重點(diǎn)放在日常的工作中去，而不是臨時抱佛腳。我們經(jīng)歷過的或見過的，檔案館在決定等級認(rèn)證時，大多是在當(dāng)年進(jìn)行，由于時間緊，升級的硬件、軟件不合乎要求，工作人員忙得人仰馬翻，拼硬件、借軟件，直到各項(xiàng)指標(biāo)合乎標(biāo)準(zhǔn)，一旦等級認(rèn)證過后，萬事大吉，一切工作仍是外甥打燈籠照舅(舊)。要避免這種情況的發(fā)生，不至于使等級認(rèn)證流于形式，那么就要把這項(xiàng)工作融入到日常工作中去。一要細(xì)，比如案卷文件的整理：二要精。時常將一些具有特色的地方檔案征集進(jìn)館；三要硬，平時多跟管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)接觸，必要的行頭平時備好，不是驗(yàn)收時的借。一且條件成熟，即可等級認(rèn)證，而檔案工作也不至于那么虛假。

蘭臺卒：我認(rèn)為在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)證活動中應(yīng)當(dāng)正確處理好抓軟件建設(shè)與抓硬件建設(shè)的關(guān)系，努力做到“軟件要硬、硬件要實(shí)”，從而把抓軟件建設(shè)與抓硬件建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來。所謂抓軟件建設(shè)，就是抓機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，具體來說就是要抓好機(jī)關(guān)檔案工作的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建設(shè)：所謂抓硬件建設(shè)。就是抓包括檔案庫房、檔案設(shè)備、檔案裝具等硬件建設(shè)。在機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)證活動中，軟件建設(shè)是基礎(chǔ)，在全局中起著主要的、決定性的作用，必須下大功夫抓好才能保證工作質(zhì)量。當(dāng)前值得注意的是。一些單位在機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)定活動中對抓軟件建設(shè)與抓硬件建設(shè)的關(guān)系往往處理不當(dāng)?！坝绣X有物就上，缺錢缺物就望”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍。眾所周知。目前大多數(shù)黨政部門和事業(yè)單位財(cái)力偏緊。檔案庫房、檔案設(shè)備、檔案裝具等硬件只能逐步解決和完善。因此，在機(jī)關(guān)檔

案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)證活動中，不能等硬件條件基本具備了才去抓軟件建設(shè)，而要將抓軟件建設(shè)與抓硬件建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，既要下大氣力抓好軟件建設(shè)，同時又要以此把硬件建設(shè)帶動起來。那么，如何抓好軟件建設(shè)呢?首先，應(yīng)當(dāng)按照上級檔案部門制定的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的具體要求進(jìn)行對照檢查，結(jié)合本單位實(shí)際找差距，然后從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)采取措施。保證質(zhì)量。其次。還要建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使之逐步走上科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。再者。還要選拔那些事業(yè)心強(qiáng)、文化程度較高、肯鉆研、能吃苦的同志來擔(dān)任專職或兼職檔案員，上崗以后還要經(jīng)常關(guān)心和培養(yǎng)他們。使他們盡快成為檔案管理的內(nèi)行。

80新手：我認(rèn)為，在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)證活動中，各單位應(yīng)正確處理好“借外力”與“練內(nèi)功”的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)“借外力”與“練內(nèi)功”的有機(jī)結(jié)合。一方面檔案機(jī)關(guān)之間、檔案人員之間的橫向聯(lián)系，會起到互相溝通信息、交流經(jīng)驗(yàn)、取長補(bǔ)短的作用：另一方面，這種外力最終要通過本單位的檔案員才能發(fā)揮其促進(jìn)的作用。檔案人員的素質(zhì)，我們稱之為內(nèi)功，它與外力是互為條件的、相輔相成的，在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級認(rèn)證活動中，如何具體實(shí)現(xiàn)“借外力”與“練內(nèi)功”的有機(jī)結(jié)合呢?在借助外力方面，我認(rèn)為主要應(yīng)抓三點(diǎn)：一是走出去參觀學(xué)習(xí)，認(rèn)真借鑒外地、外單位檔案管理工作的新鮮經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大開放程度：二是請進(jìn)來傳經(jīng)送寶，通過與同行相互交流，達(dá)到雙向溝通、提高管理水平的目的；三是開展同行之間的檔案協(xié)作網(wǎng)、協(xié)作組活動。在練內(nèi)功方面，則應(yīng)抓好以下幾個方面：一是經(jīng)常進(jìn)行敬業(yè)教育，增強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感，提高他們的思想素質(zhì)；二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每個檔案員都有機(jī)會系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理理論：三是及時總結(jié)表彰，以進(jìn)一步調(diào)動他們的學(xué)習(xí)積極性和工作積極性。

豫同仁：在此也就檔案管理等級認(rèn)證工作談幾點(diǎn)看法：其一是。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作存在著階段性。在檔案管理等級認(rèn)證所到之處，均聽到檔案部門談本單位領(lǐng)導(dǎo)如何重視檔案工作、關(guān)心檔案工作、支持檔案工作，但我個人總是感覺到這其中包含著“比以前”重視、關(guān)心、支持，究其原因主要是檔案工作要“等級認(rèn)證”了，上級尚且如此重視，單位怎能不重視呢?但檔案工作的性質(zhì)決定了其不可能成為主導(dǎo)工作的地位，領(lǐng)導(dǎo)也不可能把檔案工作作為永久的重點(diǎn)，所以我們要認(rèn)清領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的階段性，抓住檔案管理“等級認(rèn)證”的機(jī)遇，解決一些平時不容易解決的問題，從而使檔案館、室工作有所前進(jìn)、有所發(fā)展。其二是，檔案管理等級認(rèn)證工作不能“盲從”。我認(rèn)為通過檔案管理等級認(rèn)證考評達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，說明檔案館、室工作搞得好。那是對檔案館、室檔案管理水平的肯定，也是對我們檔案管理人員工作的肯定：但僅僅得到肯定不是我們的全部目的，我們的目的應(yīng)該是通過檔案管理等級認(rèn)證考評，解決一些長久得不到解決的問題，提高檔案工作和檔案工作人員地位，提高檔案館、室檔案管理水平。所以，我們一定要端正態(tài)度，既要反對為圖虛名而想應(yīng)付行事的等級認(rèn)證的想法，又要反對“不全部解決問題就不申請考評等級認(rèn)證”的想法，從而使檔案管理等級認(rèn)證作達(dá)到事半功倍的效果。其三是。檔案管理考評等級認(rèn)證后仍然任重而道遠(yuǎn)。檔案館、室檔案管理工作通過考評等級認(rèn)證，達(dá)到一定級別后。應(yīng)該怎么辦?我認(rèn)為。即使達(dá)到“國家一級”的檔案館、室，也應(yīng)該認(rèn)真思考如何改進(jìn)、鞏固和提高檔案管理水平。固然，檔案館、室在準(zhǔn)備考評等級認(rèn)證過程中做了不少工作。但要鞏固、要發(fā)展不是一件容易的事情，尤其是考評組提出的一些不足和希望是需要檔案館、室認(rèn)真重視、逐步改正和達(dá)到的，這樣一旦幾年后有復(fù)審、檢查的時候才不至于落伍。