企業(yè)電子文件管理走向研究

朱丹彤

摘要：檔案界的電子文件管理理論尚停留在“文獻(xiàn)學(xué)”階段，以電子文件檔案化管理為核心，側(cè)重于對電子文件的真實(shí)性、有效性的考據(jù)研究，這種理論立足于占有資源的無限性，與企業(yè)的成本效益觀念格格不入，不適用于企業(yè)電子文件的管理實(shí)踐。本文認(rèn)為企業(yè)應(yīng)以電子文件優(yōu)勢的發(fā)揮管理成本的降低和管理效率的提高為核心，并將其與企業(yè)效益的提高緊密結(jié)合起來。同時(shí)，立足于有限的資源，更多地從企業(yè)需求的角度出發(fā)，使其與企業(yè)的發(fā)展要求相吻合。最后，作者設(shè)計(jì)了企業(yè)電子文件管理戰(zhàn)略選擇模型圖，包括內(nèi)置與外包選擇，發(fā)揮電子文件真正的優(yōu)勢，實(shí)施個(gè)性化管理等內(nèi)容，表達(dá)了作者對于企業(yè)電子文件管理走向的預(yù)期。

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子文件成本效益管理走向

1、以往電子文件的管理研究是以占有資源的無限性為前提的。它并不做成本效益評估，或者很少慮及投出產(chǎn)出問題，而成本效益卻是企業(yè)的立身之本，是企業(yè)賴以生存的根基。譬如。為解決電子文件的長期可讀問題，有人提出保存電子文件相關(guān)環(huán)境，把電子文件及相關(guān)的軟、硬件環(huán)境一并保存。若此，則需培訓(xùn)專門的技術(shù)人員。同時(shí)。如果保存下來的過時(shí)的硬件系統(tǒng)出現(xiàn)了故障。還得考慮保存更多的軟硬件備份。依照現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟硬件更新的速度，恐怕沒有一個(gè)企業(yè)愿意經(jīng)受這樣的折騰。更經(jīng)受不起這樣的折騰。所以。企業(yè)電子文件沿著以上思路進(jìn)行管理是行不通的。那么，企業(yè)電子文件的管理應(yīng)該走向何方呢?答案很簡單，與企業(yè)同呼吸、共命運(yùn)，以企業(yè)效益的提高為旨?xì)w。以企業(yè)電子文件管理成本降低和管理效率的提高為核心，立足于有限的資源，更多的從企業(yè)需求的角度出發(fā)，才不會(huì)招致“我本將心向明月。奈何明月照溝渠”的尷尬。

追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化是企業(yè)最顯性的特征，企業(yè)電子文件管理的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力是企業(yè)對效益的追求，企業(yè)的決策者注重實(shí)效性。不可能空為形式不計(jì)投入，他們要看到實(shí)實(shí)在在的效果和價(jià)值，同時(shí)還要比較成本投入。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)文件檔案工作效益觀念不強(qiáng)。強(qiáng)調(diào)設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，要求按數(shù)量定編專職人員。現(xiàn)代企業(yè)尤其是民企十分強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)文件的管理關(guān)鍵是看能否與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)。以管理模式為例。主要看文件管理層次是否與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)、管理手段是否與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)、信息資源建設(shè)是否與企業(yè)需求相適應(yīng)、管理觀念是否與企業(yè)競爭相適應(yīng)等。信息革命的到來并不意味著所有工作的電子化，也不意味著所有文件都必須以數(shù)字化形式保存和利用。以設(shè)計(jì)工作為例，當(dāng)重復(fù)利用原有圖紙時(shí)，將這些圖紙掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)再矢量化的成本遠(yuǎn)比直接套用大。

然而，筆者通過實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國企的電子文件管理還縈繞著濃重的行政干預(yù)味道。盲目靠近而缺乏最根本的效益觀念。在很大程度上。電子文件管理系統(tǒng)被迫捧成了一項(xiàng)面子工程，被當(dāng)成時(shí)髦在追求：或被標(biāo)榜為“企業(yè)信息化的標(biāo)志或窗口”，或被裝點(diǎn)成企業(yè)文化的“門面”。但是。其效益評估往往表象化，只要企業(yè)老總不親歷系統(tǒng)。其管理永遠(yuǎn)就停滯在當(dāng)初的水平。相反，很少可以看到真正有個(gè)性(或稱針對性)并發(fā)揮效益的管理系統(tǒng)。同時(shí)，軟件廠商不講良心，以五六塊錢的成本，打著技術(shù)合法的旗幟，唯利是圖地追求技術(shù)革新，不斷誘導(dǎo)國企采用最新的技術(shù)。而喪失靈魂(效益)的國企與之里應(yīng)外合，以便在合作的過程中瓜分一點(diǎn)資源，使得檔案這個(gè)行當(dāng)染上一層銅臭。相反，一些正在成長壯大的民企，由于實(shí)際的困難，卻沒有得到相應(yīng)的職業(yè)關(guān)懷。當(dāng)然，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)不斷地成熟和完善，在市場中摸爬滾打，國企學(xué)會(huì)計(jì)算成本效益只是時(shí)間的問題。

而民企作為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的法人實(shí)體和市場競爭主體，它的一切管理活動(dòng)的開展都必須以增效為目的，以盈利為原則，這樣就很容易走向另一個(gè)極端：認(rèn)為電子文件管理是純粹的賠本買賣，是一種負(fù)擔(dān)，有意識地弱化甚至漠視電子文件管理工作，吝于在信息資源管理系統(tǒng)上有所投入，觀望徘徊于企業(yè)信息化門口之外，而無視電子文件不可替代的傳輸和傳播價(jià)值：與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件具有操作方便、傳遞快捷、占用物理空間小、存儲(chǔ)信息量大、表現(xiàn)形式多樣、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索迅速、查找方便、便于遠(yuǎn)程傳遞和信息共享、工作效率的提高等等諸多優(yōu)點(diǎn)。其共享性、復(fù)用性、交互性、多樣性等是傳統(tǒng)手工管理所無法比擬的。顯然，排斥這樣一個(gè)高效的管理工具是極不明智的。

2、只要把上文列舉的電子文件諸多的優(yōu)點(diǎn)同檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)細(xì)細(xì)比較，我們就可以發(fā)現(xiàn)電子文件更像是一個(gè)與檔案無太大關(guān)聯(lián)的事物。從根本上講，作為一種管理方式，電子文件所追求的是管理效率的提高和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。雖然電子文件也有保存的功能，但相對于傳輸、傳遞和效率而言，不過是一種連帶功能。這種由現(xiàn)代技術(shù)所伴生的管理方式，與傳統(tǒng)的管理手段相比，其真正的優(yōu)勢可能在于“傳遞——傳輸”而不是存儲(chǔ)。其生命力和價(jià)值在于運(yùn)動(dòng)、傳輸和傳遞以提高管理效率。因此，我們真的沒-有必要非得把電子文件檔案化了才甘心，那樣可能會(huì)使電子文件的可愛之處盡皆喪失。其成本也是企業(yè)的“不能承受之重”(前文已有分析)。筆者堅(jiān)信企業(yè)電子文件管理不應(yīng)當(dāng)也不可能因襲舊有的檔案管理的思路和方法，而應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行管理，甚至應(yīng)該遵循“因企制宜”的管理原則，與企業(yè)的發(fā)展要求相吻合或同步，以實(shí)現(xiàn)高效管理為直接目標(biāo)。筆者對于企業(yè)電子文件管理走向的預(yù)期，可以從以下幾個(gè)層面闡釋之：

首先，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)對利潤最大化目標(biāo)的追求。企業(yè)無疑可以采取多種策略，僅從電子文件管理的角度來看，企業(yè)無疑可以有內(nèi)置或外包兩種選擇，企業(yè)完全可以根據(jù)自身的實(shí)際情況和需要作出決策。集中資源強(qiáng)化核心競爭力已成為現(xiàn)代企業(yè)面對激烈競爭必須作出的反應(yīng)，文檔管理此類工作可以由企業(yè)自己承擔(dān)，當(dāng)然也可以“外包”出去。這種社會(huì)分工的細(xì)化，可以降低管理成本，提高管理水平和管理效益，使企業(yè)從低附加值的日常事務(wù)性文檔管理中解放出來。把時(shí)間、精力和資源集中起來致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。這是企業(yè)資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益的必然趨勢。管理大師彼德·德魯克就曾預(yù)言：“在10-15年之內(nèi)，任何企業(yè)中僅作后臺(tái)支持而不創(chuàng)造營業(yè)額的工作都應(yīng)該外包出去，任何不提供向高級發(fā)展的機(jī)會(huì)的活動(dòng)、業(yè)務(wù)也應(yīng)該采用外包的形式。”

其次，如果選擇內(nèi)置。那么企業(yè)就應(yīng)該充分利用電子文件的優(yōu)點(diǎn)。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際實(shí)施個(gè)性化管理。這里有兩層涵義：其一。檔案是人類為了克服大腦記憶局限并作為誠信的控制依據(jù)和契約關(guān)系的載體而誕生的。是人類對于信用控制所選擇的理想模型。是人類對憑證信息的合目的控制的一種方式，人們的初衷在于借助它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的“作為控制方式的社會(huì)工具價(jià)值”的功能。顯然，電子文件還沒有資格承擔(dān)這項(xiàng)職能。譬如。假設(shè)臺(tái)灣馬上回歸，兩岸發(fā)表的統(tǒng)一宣言及其相關(guān)文件絕對不會(huì)只是以電

子版的形式保存在宣稱已經(jīng)可以保證電子文件真實(shí)性、完整性和長期可讀性的電子文件管理系統(tǒng)中，相反，會(huì)有宣紙版甚至是金石版保存下來。所以。在文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期，紙質(zhì)文件以其成本低、風(fēng)險(xiǎn)低、穩(wěn)定可控優(yōu)點(diǎn)可以主要執(zhí)行控制功能，而電子文件以其傳播迅速便捷、在線方式靈活的強(qiáng)大傳遞功能主要強(qiáng)調(diào)的是效率效果。從而使管理變得更加快捷。企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)與信息管理和信息價(jià)值的發(fā)揮更為密切。可能更多地與動(dòng)態(tài)、運(yùn)用聯(lián)系在一起，而不是一個(gè)備存的系統(tǒng)。故而。將兩者結(jié)合起來。揚(yáng)長避短，才能最大限度地為企業(yè)效益的提高服務(wù)。

其二。雙套制確實(shí)起到了雙保險(xiǎn)的作用。但是它同時(shí)也引發(fā)了很多問題：日益緊張的庫房壓力并未因新型載體的出現(xiàn)而得到緩解，紙質(zhì)文件與電子文件兩套并行增加了檔案工作人員的勞動(dòng)量，處心積慮地為兩者建立對應(yīng)關(guān)系，在無形中耗費(fèi)了資源，使得檔案人員很難擠出時(shí)間去主動(dòng)開發(fā)利用檔案信息資源。這就要求企業(yè)根據(jù)自身的需要對雙套制進(jìn)行優(yōu)化。對本企業(yè)電子文件實(shí)施個(gè)性化的管理：建立企業(yè)文件分級、分層、分類管理體系，使雙套制與檔案保管期限結(jié)合而變得合理而簡便。對于那些憑證價(jià)值不大的文件，已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助生產(chǎn)的CAD文件等可以實(shí)行“無紙收藏”，對于需要重點(diǎn)保存的電子文件。方可將其固化。載體轉(zhuǎn)移而制成硬拷貝歸檔。而那些企業(yè)不再使用的、沒有憑證價(jià)值卻有歷史文化價(jià)值的文檔，企業(yè)不可能投入過多的資金去保護(hù)，可以先外包出去以降低保管成本。但其長久保存問題則需要政府、社會(huì)和企業(yè)共同努力去解決。如果企業(yè)習(xí)慣了政府機(jī)關(guān)在電子文件管理中“有文必檔”“檔必雙套”“銷而不毀”等不計(jì)成本效益的管理思路。那么，其電子文件管理距“六無狀態(tài)”一定不會(huì)太遠(yuǎn)了。

再次，如果雙套并行的管理策略依然效益不高的話，那么企業(yè)管理決策者就可以考慮管理職能的整合了。電子文件工作一般都是多方協(xié)作進(jìn)行的。其基本特點(diǎn)是需要多個(gè)部門的密切配合——主管領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)算機(jī)技術(shù)部門、科技部門以及檔案部門等。協(xié)作式的管理。導(dǎo)致了工作任務(wù)分散化，使得每一個(gè)形成、處理、存儲(chǔ)和利用電子文件的人員或部門都有管理電子文件的職責(zé)。在效益較低的情況下，對文件工作流程、職責(zé)進(jìn)行調(diào)整和再設(shè)計(jì)，文檔工作可以延續(xù)下去，但是可以考慮將其與科研、生產(chǎn)、辦公管理、圖情管理等活動(dòng)進(jìn)行整合。以優(yōu)化結(jié)構(gòu)。提高效益。

最后，企業(yè)管理者不應(yīng)該忘記有兩個(gè)因素對企業(yè)電子文件的高效管理發(fā)揮著重要的作用：電子文件管理的現(xiàn)實(shí)功能測度和電子文件利用反饋、監(jiān)督、控制機(jī)制的建立與完善。電子文件管理的現(xiàn)實(shí)功能測度是企業(yè)成本效益評估的關(guān)鍵，是做出正確的電子文件管理戰(zhàn)略選擇的前提和基礎(chǔ)。盡管企業(yè)開始注意到電子文件管理的成本效益問題，但是由于缺乏對電子文件管理功能的定量測度，所以許多企業(yè)的投入還處于相當(dāng)混沌、盲目的狀態(tài)。同時(shí)，不論企業(yè)將電子文件的管理內(nèi)置還是外包，都需要建立與完善其利用的反饋、監(jiān)督、控制機(jī)制，否則。高效管理的目標(biāo)最終只能是鏡花水月而已。