黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案的管理

門迎浩

黃河水利工程是黃河防洪的重要基礎(chǔ)設(shè)施，黃河基層水管單位具體負(fù)責(zé)黃河水利工程的管理運(yùn)行，是保證黃河防洪安全的重要依托，長期以來，由于受“重建輕管”思想等的影響，黃河水利工程管理體制不順、機(jī)制不活、經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足、工程老化失修、機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)困難、職工隊伍不穩(wěn)定的問題十分突出。在水利工程管理體制改革后，實現(xiàn)了工程管理與維修養(yǎng)護(hù)機(jī)構(gòu)、人員的分離，建立了職能清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)、經(jīng)營規(guī)范、管養(yǎng)分離的新的黃河水利工程管理體制。隨著水管體制的轉(zhuǎn)變，黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)工作在管理模式、運(yùn)行程序上都有了很大改變，這也決定了維修養(yǎng)護(hù)檔案在內(nèi)容、范圍等方面與以往有了很大不同。筆者就如何做好新形勢下黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案的管理工作談點(diǎn)自己的看法。

1、水管單位應(yīng)對工程維修養(yǎng)護(hù)檔案的管理負(fù)總責(zé)

水管體制改革后，黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)工作由原來水管單位獨(dú)自承擔(dān)轉(zhuǎn)變?yōu)橛伤軉挝弧⒕S修養(yǎng)護(hù)單位、監(jiān)理單位和質(zhì)量監(jiān)督單位共同參與，參建單位較多。水管單位是工程維修養(yǎng)護(hù)的法人單位，對工程的維修養(yǎng)護(hù)工作負(fù)總責(zé)。黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案工作是黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)工作的組成部分，水管單位應(yīng)對工程維修養(yǎng)護(hù)檔案工作負(fù)總責(zé)。水管單位的領(lǐng)導(dǎo)要對維修養(yǎng)護(hù)檔案工作給予足夠重視，落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員，建立健全維修養(yǎng)護(hù)檔案管理工作制度，把檔案工作納入相關(guān)的管理工作程序和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。水管單位除做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作外，還應(yīng)加強(qiáng)對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2、要保證工程維修養(yǎng)護(hù)檔案的成套性

黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案是在工程觀測、計劃編制、專項設(shè)計編報與審批、招投標(biāo)、項目實施、項目驗收等過程中形成的各種原始記錄，是一個完整的整體。因此在對黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案管理的過程中，要保證其完整成套，每個階段、每個參建單位的檔案都不能缺失。水管單位作為產(chǎn)權(quán)單位和法人單位，應(yīng)保存一套完整的工程維修養(yǎng)護(hù)檔案。設(shè)計單位、維修養(yǎng)護(hù)單位、監(jiān)理單位應(yīng)向水管單位移交各自在維修養(yǎng)護(hù)工作過程中形成的檔案。

3、要明確歸檔范圍，確保工程維修養(yǎng)護(hù)檔案收集齊全

水管體制改革以后，黃河維修養(yǎng)護(hù)檔案的形成有了新的變化和特點(diǎn)，水管單位或其上級檔案主管部門應(yīng)根據(jù)維修養(yǎng)護(hù)工作的特點(diǎn)和各階段、各單位文件材料的形成情況，制定維修養(yǎng)護(hù)文件材料歸檔范圍，明確各參建單位應(yīng)歸檔的文件材料，使各參建單位能夠依據(jù)歸檔范圍收集各自在維修養(yǎng)護(hù)工作中產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的齊全完整。水管單位亦可依據(jù)歸檔范圍檢查驗收各參建單位歸檔的齊全程度。

4、把檔案工作貫穿于工程維修養(yǎng)護(hù)工作的各個階段，確保維修養(yǎng)護(hù)檔案的質(zhì)量

要保證維修養(yǎng)護(hù)檔案的質(zhì)量，應(yīng)把檔案工作貫穿于工程維修養(yǎng)護(hù)程序的各個階段。在簽訂合同、協(xié)議時，對維修養(yǎng)護(hù)檔案的收集、整理、移交提出要求；在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，要同時檢查檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收檔案的內(nèi)容與質(zhì)量。特別是在竣工驗收時，檔案人員要參加。對檔案達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的，不能通過竣工驗收。這樣可以引起各參建單位對檔案工作的重視。能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決，從而確保維修養(yǎng)護(hù)檔案的質(zhì)量。

5、加強(qiáng)整理指導(dǎo)，確保檔案符合保管和利用要求

工程維修養(yǎng)護(hù)檔案屬于科技檔案，應(yīng)進(jìn)行立卷整理。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，立卷工作由工程技術(shù)人員承擔(dān)，因為工程技術(shù)人員了解文件材料的形成過程和其之間的有機(jī)聯(lián)系。但現(xiàn)實情況是工程技術(shù)人員對檔案整理的規(guī)范不夠了解。立卷不夠規(guī)范，從而影響檔案的保管和利用。因此，水管單位的檔案人員應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，根據(jù)科技檔案組卷規(guī)范，指導(dǎo)各參建單位進(jìn)行分類組卷、文件排列、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄、擬寫案卷題名、裝訂等，使整理好的檔案符合保管和利用要求。

6、科學(xué)分類，按項目進(jìn)行管理

從黃河水利工程維修養(yǎng)護(hù)工作來看，分為日常維修養(yǎng)護(hù)和專項維修養(yǎng)護(hù)。日常維修養(yǎng)護(hù)和專項維修養(yǎng)護(hù)都是分項目、按合同進(jìn)行實施和管理的。工程維修養(yǎng)護(hù)檔案管理也應(yīng)結(jié)合維修養(yǎng)護(hù)工作特點(diǎn)，按日常維修養(yǎng)護(hù)和專項維修養(yǎng)護(hù)進(jìn)行分類，按項目進(jìn)行管理。

7、加強(qiáng)維修養(yǎng)護(hù)檔案數(shù)字化建設(shè)。提高檔案管理現(xiàn)代化水平

檔案現(xiàn)代化管理和數(shù)字化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。水管單位應(yīng)加強(qiáng)維修養(yǎng)護(hù)檔案數(shù)字化建設(shè)，配置軟硬件設(shè)施，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用計算機(jī)進(jìn)行檢索，提高檢索效率；在加強(qiáng)現(xiàn)有電子文件管理的同時，對紙質(zhì)文件有計劃地進(jìn)行掃描，逐步實現(xiàn)全文檢索和網(wǎng)絡(luò)利用，提高檔案的利用效率。