政府信息公開(kāi)為檔案館公關(guān)提供機(jī)遇

曹興華

《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)第十六條規(guī)定“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國(guó)家檔案館、公共圖書館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息?！薄稐l例》以立法的形式明確了檔案館開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用服務(wù)的合法性和合理性地位。從公共關(guān)系學(xué)的角度來(lái)講，《條例》規(guī)定了檔案館提供政府信息服務(wù)功能，為檔案館更好地融入社會(huì)、提供信息資訊和查閱、服務(wù)于社會(huì)公眾、重塑良好形象提供了一個(gè)更好的機(jī)會(huì)，也為檔案館開(kāi)展公共關(guān)系活動(dòng)提供了一個(gè)嶄新的平臺(tái)。政府信息公開(kāi)背景下檔案館如何開(kāi)展公共關(guān)系活動(dòng)，筆者認(rèn)為主要應(yīng)做好以下工作：

1、更新觀念。抓住機(jī)遇。積極參與政府信息公開(kāi)活動(dòng)，重塑檔案館形象

檔案館工作人員應(yīng)該更新觀念，統(tǒng)一思想，堅(jiān)定信念。抓住機(jī)遇。充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，積極介入到當(dāng)?shù)氐恼畔⒐_(kāi)工作中，充分利用開(kāi)展現(xiàn)行文件利用服務(wù)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，積極拓展檔案館的職能。為政府信息公開(kāi)工作服務(wù)，消除檔案部門的神秘感。增強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案部門的認(rèn)識(shí)，真正地推進(jìn)“政府型”檔案館向“公共服務(wù)型”檔案館的轉(zhuǎn)變，提高檔案館的社會(huì)地位和影響力。

2、利用新聞媒介，做好宣傳工作

2.1宣傳《條例》，提高公眾信息權(quán)利意識(shí)，推動(dòng)公眾去檔案館查閱政府信息?！稐l例》作為我國(guó)第一個(gè)公開(kāi)政府信息的立法項(xiàng)目，它的出臺(tái)是我國(guó)民主法制建設(shè)中的一件大事。標(biāo)志著我國(guó)的政府信息公開(kāi)制度建設(shè)發(fā)展到一個(gè)新的階段。它對(duì)規(guī)范政府的信息披露行為，不斷提高政府信息公開(kāi)的效率和水平，切實(shí)保障人民群眾的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)，為全面推行政府信息公開(kāi)制度。建設(shè)規(guī)范化的服務(wù)型政府奠定了良好的制度基礎(chǔ)，對(duì)我國(guó)構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要意義。檔案館可以通過(guò)標(biāo)語(yǔ)、廣告、報(bào)刊、電臺(tái)、電視等各種途徑對(duì)政府信息公開(kāi)和《條例》的重大意義進(jìn)行宣傳。同時(shí)，檔案館也要對(duì)其開(kāi)展的政府信息公開(kāi)查閱的準(zhǔn)備情況、信息公開(kāi)查閱進(jìn)程、公眾查閱政府信息效果等工作進(jìn)行及時(shí)、客觀的追蹤報(bào)道。特別是對(duì)公眾查閱政府信息產(chǎn)生的積極作用和重大意義的案例要進(jìn)行及時(shí)客觀的報(bào)道宣傳，從而引起公眾的關(guān)注，以此提高公眾的政府信息查閱意識(shí)，提高公眾的認(rèn)知度、參與度，提高社會(huì)整體信息意識(shí)，在全社會(huì)形成一種良好的、廣泛的、深入人心的信息民主觀念，使公眾積極主動(dòng)地參與政府的信息公開(kāi)，發(fā)揮他們的作用。增進(jìn)公眾對(duì)檔案館開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)的認(rèn)識(shí)，推動(dòng)公眾到檔案館查閱政府信息的進(jìn)程，從而提高檔案館的知名度和美譽(yù)度。

2.2利用政府信息查閱之機(jī)，通過(guò)多種渠道宣傳檔案館信息咨詢服務(wù)功能。提高公眾的檔案信息意識(shí)，擴(kuò)大檔案信息資源利用者的隊(duì)伍。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館的工作得不到社會(huì)各界的理解與支持、關(guān)心和承認(rèn)，原因就在于缺乏對(duì)檔案館信息咨詢服務(wù)功能的介紹和傳播。檔案館可以借助這次政府信息查閱的東風(fēng)，開(kāi)展豐富廣泛的公共關(guān)系活動(dòng)。借助新聞、廣告等媒體的宣傳。向社會(huì)公眾宣傳其信息咨詢服務(wù)的功能，與社會(huì)公眾進(jìn)行有效地信息溝通，讓公眾了解檔案館在社會(huì)中所處的地位，消除公眾長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案館的誤解，以點(diǎn)代面，從而推動(dòng)豐富的館藏信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。例如檔案館可以通過(guò)公益廣告的方式把自己能夠?yàn)楣娝峁┑姆?wù)形象生動(dòng)地展現(xiàn)在公眾面前：此外，檔案館還可以通過(guò)節(jié)假日在公共場(chǎng)所向公眾發(fā)放介紹檔案館功能的宣傳資料，或是舉辦免費(fèi)的檔案館使用培訓(xùn)講座等方式，吸引公眾對(duì)檔案館的注意力。增加公眾對(duì)檔案館的了解，并使其從心理上認(rèn)可、接納并支持檔案館的工作。只有公眾真正地從心里接納了檔案館，更多的潛在的檔案利用者才能轉(zhuǎn)變?yōu)檎嬲睦谜摺?/p>

3、重視公眾的反饋信息。與公眾進(jìn)行有效地溝通

檔案館公共關(guān)系是管理的一種重要職能，檔案館公關(guān)的實(shí)質(zhì)是進(jìn)行信息溝通，為檔案館管理提供有效可靠的信息，成為檔案館管理的一種重要手段。因此，檔案館要重視政府信息公開(kāi)查閱和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中的反饋信息，實(shí)施全程監(jiān)控。通過(guò)反饋控制的途徑來(lái)廣泛、靈活地收集公眾政府信息查閱和檔案資源開(kāi)發(fā)利用的反饋信息，調(diào)整信息公開(kāi)服務(wù)戰(zhàn)略。常用的基本途徑有設(shè)置用戶意見(jiàn)箱、召開(kāi)用戶座談會(huì)、開(kāi)通用戶咨詢熱線、建立利用情況登記制度等，也可通過(guò)大眾傳媒以及采用用戶專戶專訪、用戶利用狀況跟蹤、網(wǎng)上調(diào)查問(wèn)卷等途徑。檔案館要想真正走出去變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，就應(yīng)該主動(dòng)與公眾取得聯(lián)系。只有檔案館所提供的服務(wù)與公眾的需求一致。公眾才會(huì)主動(dòng)走進(jìn)檔案館，查詢利用自己所需要的檔案信息。檔案館還可以根據(jù)公眾所提出的利用需求，編制方便公眾查詢的快速有效的檢索工具，使利用者可以更方便地查詢利用政府信息。快速有效的信息檢索工具，會(huì)使公眾認(rèn)為檔案館可以為他們提供網(wǎng)絡(luò)所解決不了的問(wèn)題，檔案館也因此可以樹(shù)立其在社會(huì)公眾心目中信息咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)的良好形象。