姚南:做好“沙盤”的設(shè)計者

藥企信息化特點

在GMP標準下的藥企信息化實踐,姚南是先行者。為了讓華瑞的生產(chǎn)和營銷管理符合GMP標準,他把自己定位為“沙盤”設(shè)計者的角色。通過20年的努力,一個能夠精確模擬企業(yè)運行狀況的“沙盤”,呈現(xiàn)在華瑞管理層面前。

華瑞制藥有限公司(以下簡稱華瑞)是中國和瑞典兩國間的第一家合資企業(yè),于1982年簽訂合資合同,1987年開始商業(yè)性生產(chǎn)。1999年,德國費森尤斯卡比公司成為華瑞的外方股東,擁有51%的股份;華瑞的中方股東為中國醫(yī)藥集團總公司及其子公司中國醫(yī)藥工業(yè)有限公司和中國醫(yī)藥對外貿(mào)易公司,擁有49%的股份。公司主要生產(chǎn)用于神經(jīng)科、普外科、燒傷科的全套腸外營養(yǎng)輸液產(chǎn)品。作為中國實行GMP(《藥品生產(chǎn)和質(zhì)量管理規(guī)范》)的先驅(qū)者,公司在成立之初就引進了具有國際先進GMP水平的硬件設(shè)施和管理軟件。

從公司成立之初僅有的十幾臺電腦到目前的近五百臺電腦,從簡單的財務(wù)系統(tǒng)到覆蓋公司所有業(yè)務(wù)范圍的各種信息系統(tǒng),這一切離不開華瑞的信息化“沙盤”設(shè)計者CIO姚南。目前姚南所在的信息技術(shù)部,不僅要負責華瑞整體的IT規(guī)劃和IT治理,同時為費森尤斯卡比亞太區(qū)提供一定的IS服務(wù)。

信息化“沙盤”論

我們在買房子的時候通常會先去售樓處,在那里售樓小姐會領(lǐng)你到沙盤前,以實景為依據(jù)的高仿真沙盤可以為購房者提供整個樓盤的全景圖,你可以很直觀地欣賞或近距離地考察不同樓宇、不同房間的朝向、周圍環(huán)境、綠化設(shè)施、各種通道等信息,以便做出是否購買的決定。

在一家企業(yè)中,所有的經(jīng)營活動由不同組織架構(gòu)下的各類人員在不同的地域和時間中完成,而對于企業(yè)的管理者而言,他們是不可能通過直接參與的方式在同一時間了解所有的業(yè)務(wù)細節(jié)的。這就決定了我們需要尋找一個載體,能夠讓這些管理者及時了解業(yè)務(wù)的狀態(tài),最終我們發(fā)現(xiàn)這個載體就是信息系統(tǒng)——一個能夠模擬企業(yè)運行狀況的“沙盤”,而建造“沙盤”的過程就是信息化。這就是CIO姚南所說的信息化“沙盤理論”。

姚南認為,“沙盤”修建的越仿真、越精細,就會越真實地反映實際狀況。在企業(yè)內(nèi)部, CIO就是“沙盤”的設(shè)計者和建造者。信息化本身并不能為業(yè)務(wù)帶來直接的利潤,信息化最大的功能在于讓管理者根據(jù)其反映的真實業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況對業(yè)務(wù)進行控制和制訂決策。

動態(tài)的項目管理

華瑞公司經(jīng)過近20年的探索,期間自行開發(fā)過各種小型的信息系統(tǒng),也有過引進MOVEX系統(tǒng)失敗的教訓(xùn),直到2001年全面實施了SAP R/3系統(tǒng),才成功地為企業(yè)搭建起業(yè)務(wù)管理主框架。這個框架建立的過程不僅是在實施ERP,更重要的是在信息系統(tǒng)中完成業(yè)務(wù)控制點的設(shè)置,而這些控制點就是以GMP為標準的。

姚南說:“實施ERP前后對企業(yè)信息化理解上最大的不同在于:之前更多地把信息化理解為無紙化、單據(jù)的流動、數(shù)據(jù)的采集,而之后更多地把精力放在如何通過信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)進行控制?！迸e例來說,藥企對批次和效期的管理非常看重,不僅僅是針對自己生產(chǎn)的藥品,還要監(jiān)控各種原料的采購和管理,而在藥品/原料的批次或效期方面發(fā)生的任何偏差都可能會為企業(yè)帶來巨大的災(zāi)難。因此,按照GMP的要求有效地在原料采購、原料領(lǐng)用、藥品生產(chǎn)、質(zhì)量檢驗過程中通過ERP來實施全面的控制就成為重點,而這種控制與傳統(tǒng)ERP中降低庫存、提高生產(chǎn)效率同等重要。

為營銷部門建立市場營銷管理系統(tǒng)已成為繼ERP實施后的重要課題。而藥企的市場營銷管理與其它行業(yè)有著很大的區(qū)別,并且是ERP所無法實現(xiàn)的,如藥品的流向(指藥品銷售給醫(yī)藥商業(yè)公司,再從商業(yè)公司銷售到醫(yī)院的過程)、醫(yī)藥代表針對醫(yī)生和患者的推廣活動、藥品的招標、醫(yī)院消化量的統(tǒng)計、市場活動的管理、費用的計劃和執(zhí)行等,所有這些都必須在能夠進行移動辦公的條件下完成。

在姚南的帶領(lǐng)下,經(jīng)過6年的研究和實踐,華瑞已經(jīng)全面建立了針對市場營銷管理的解決方案SSPC CRM。在這個系統(tǒng)中,用戶能夠完整地進行商業(yè)管理(商業(yè)流向和庫存)、醫(yī)院消化量管理、藥品招標管理、客戶拜訪管理、市場活動管理、費用管理、藥品注冊管理和醫(yī)學支持(含員工交流平臺),它全面覆蓋了營銷管理中所有重要的價值鏈。姚南回憶道:“這套系統(tǒng)的實施過程比ERP的實施復(fù)雜,收獲在于知道了如何進行動態(tài)的項目管理。所謂動態(tài)的項目管理就是指在組織架構(gòu)不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)管理模式不穩(wěn)定、需求不穩(wěn)定的條件下如何進行信息系統(tǒng)開發(fā)和實施?！?/p>

系統(tǒng)隨需而動

“沙盤”設(shè)計者要留心微小的細節(jié),所以姚南總是細心挖掘需求。他發(fā)現(xiàn)ERP不能解決所有問題,如GMP認證過程中以及企業(yè)的日常管理過程中積累了大量的各類型文件,這些文件是企業(yè)重要的資產(chǎn),有些甚至是核心機密。例如:醫(yī)藥企業(yè)的工藝規(guī)程文件,這些文件的編制、審核、修訂、發(fā)放也必須按照GMP的要求進行。藥監(jiān)部門通過對這些文檔的流動進行監(jiān)控可以有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量。

此外,醫(yī)藥企業(yè)每天根據(jù)批次的多少,往往積累了大量的批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、配料單、核料單,而這些單據(jù)又和ERP系統(tǒng)有一些關(guān)聯(lián),因為生產(chǎn)是按照這些單據(jù)進行的。

P-Doc系統(tǒng)就是基于這樣的管理思路應(yīng)運而生的。該系統(tǒng)的有效運行可以將GMP要求的工藝規(guī)范有效地和ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起。如在ERP生產(chǎn)訂單下達的時候,指令傳到P-Doc系統(tǒng),通過P-Doc系統(tǒng)分發(fā)相關(guān)的生產(chǎn)工藝文件、批生產(chǎn)記錄、配料單、核料單、批檢驗記錄等,再通過實時的數(shù)據(jù)采集(如生產(chǎn)的配料情況)返回到ERP中。

生產(chǎn)配料的時候會有大量的原料需要稱量,手工的稱量很容易產(chǎn)生差錯,姚南和物料管理部一道,通過設(shè)計“自動稱量系統(tǒng)”并輔以條形碼管理系統(tǒng)實現(xiàn)了稱量和ERP的集成,符合GMP要求,并減少了人工差錯。他認為,利用RFID無線射頻技術(shù)可以實現(xiàn)倉庫管理自動化,有效減少盤點對生產(chǎn)的影響,加快倉庫貨物的周轉(zhuǎn)。

姚南說:“華瑞公司的信息化還有很多工作要做,和華瑞公司的企業(yè)文化一樣,信息化工作也會注重實效,我要將一個高仿真的‘沙盤呈現(xiàn)給公司管理層?！?/p>