企業(yè)物流業(yè)務(wù)外包中存在的問(wèn)題及解決方法

程凱媛

摘要：文章通過(guò)大量的調(diào)研實(shí)踐，將物流業(yè)務(wù)外包的各種情況作了歸納介紹，通過(guò)分析物流業(yè)務(wù)的外包方即客戶(制造)企業(yè)和承接外包業(yè)的第三方物流企業(yè)，指出企業(yè)物流業(yè)務(wù)外包中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步指出通過(guò)外包前的審計(jì)來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)，提前發(fā)現(xiàn)和解決外包過(guò)程存在的問(wèn)題，提高外包的成功率。

關(guān)鍵詞：外包；問(wèn)題；對(duì)策；審計(jì)

中圖分類號(hào)：F272文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1002-3100(2009)02-0121-02

當(dāng)“物流”這個(gè)概念剛剛被引人中國(guó)的時(shí)候，各地紛紛掀起了“物流熱”。在多數(shù)人對(duì)“物流”一知半解的情況下，物流從業(yè)人員迅速增加，人們紛紛加入到物流行業(yè)里來(lái)，共同挖掘這個(gè)中國(guó)市場(chǎng)的第三利潤(rùn)源。經(jīng)過(guò)十幾年的探索學(xué)習(xí)，中國(guó)的物流作為一個(gè)新興的服務(wù)行業(yè)，已經(jīng)有了很大的發(fā)展。隨著對(duì)物流業(yè)務(wù)的熟悉，人們逐漸認(rèn)識(shí)到，優(yōu)化供應(yīng)鏈管理中的“物流外包”將是今后一個(gè)階段物流業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)。

物流外包來(lái)自優(yōu)化供應(yīng)鏈管理中降低企業(yè)成本的需求。很多企業(yè)在沒(méi)有對(duì)外包以及外包管理進(jìn)行充分研究的情況下紛紛將自己的物流業(yè)務(wù)外包出去，并且在物流外包中摸索著有中國(guó)特色的管理方法。于是有的企業(yè)成功了，但更多的企業(yè)以失敗而告終。

物流外包按照客戶(制造)企業(yè)將業(yè)務(wù)外包的時(shí)間階段可以分為兩種情況：一是客戶企業(yè)成立初期即將物流業(yè)務(wù)外包；二是客戶企業(yè)階段性運(yùn)作后(即企業(yè)處于成長(zhǎng)或成熟階段)將物流業(yè)務(wù)外包。第一種情況下的外包對(duì)第三方物流企業(yè)來(lái)說(shuō)較容易運(yùn)作，因?yàn)榭蛻羝髽I(yè)和外包業(yè)務(wù)同一階段建立，物流企業(yè)可以和客戶共同探討。充分介入外包業(yè)務(wù)的建設(shè)，使之與客戶企業(yè)和物流企業(yè)本身相匹配，通過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)營(yíng)，物流企業(yè)一般可以處于主導(dǎo)地位。而第二種情況則不同，客戶企業(yè)自己運(yùn)營(yíng)一段時(shí)間后選擇將物流業(yè)務(wù)外包，一方面該物流業(yè)務(wù)可能存在嚴(yán)重的管理問(wèn)題，另一方面客戶面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力需要更進(jìn)一步的降低成本，提高物流效率，因此對(duì)第三方物流企業(yè)外包的期望和要求較高，在這種情況下不具備競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的第三方物流企業(yè)很難將外包業(yè)務(wù)進(jìn)行到底。

目前，提供第三方物流服務(wù)的企業(yè)，其前身一般是運(yùn)輸業(yè)、倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)等從事物流活動(dòng)及相關(guān)的行業(yè)的企業(yè)。從事第三方物流的企業(yè)在委托方物流需求的推動(dòng)下，從簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)葐雾?xiàng)活動(dòng)轉(zhuǎn)為提供全面的物流服務(wù)，其中包括物流活動(dòng)的組織、協(xié)調(diào)和管理、設(shè)計(jì)建議最優(yōu)物流方案、物流全程的信息搜集、管理等。

外包作為企業(yè)的戰(zhàn)略決策，需要考慮多方面的因素。站在客戶的角度上來(lái)講，選擇合格的供應(yīng)商(即外包業(yè)務(wù)承包商)是關(guān)鍵。很多企業(yè)將外包失敗的原因歸結(jié)于供應(yīng)商，比如供應(yīng)商專業(yè)水平低，效率不高；供應(yīng)商缺乏誠(chéng)信和服務(wù)意識(shí)，等等。其實(shí)，外包需要客戶企業(yè)和供應(yīng)商之間充分合作，而不僅僅是客戶企業(yè)從供應(yīng)商處購(gòu)買服務(wù)。

國(guó)內(nèi)眾多制造企業(yè)和物流企業(yè)中對(duì)外包的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)于草率和簡(jiǎn)單。制造企業(yè)認(rèn)為只要將物流業(yè)務(wù)外包出去，就一定能降低成本；物流企業(yè)以為只要接到外包業(yè)務(wù)就能盈利。而這兩種觀點(diǎn)都是不完全正確的。

我們先來(lái)了解一下外包的盈利過(guò)程：

某制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)自己公司的物流業(yè)務(wù)(主要為運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ))，每個(gè)月的成本為2萬(wàn)元，將業(yè)務(wù)外包出去，假定該公司期望將成本降低至1.5萬(wàn)元。該外包業(yè)務(wù)在物流企業(yè)的運(yùn)營(yíng)下，成本在1.5萬(wàn)～2萬(wàn)元之間，物流企業(yè)會(huì)虧本；成本在1.5萬(wàn)元，物流企業(yè)持平；成本在1.5萬(wàn)元以下，物流企業(yè)才能盈利。在這種情況下，物流企業(yè)必須具備很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)和管理水平，通過(guò)整合改進(jìn)既有的物流體系，才能降低成本，達(dá)到盈利的目標(biāo)。

外包一般分為三個(gè)階段：接手階段、調(diào)整階段和盈利階段。物流企業(yè)在接手外包業(yè)務(wù)之初一般選擇按照業(yè)務(wù)原有的模式運(yùn)作，保持整體的穩(wěn)定性，特別是對(duì)于一些大型的外包項(xiàng)目，對(duì)業(yè)務(wù)的改進(jìn)一般會(huì)設(shè)定幾個(gè)階段來(lái)完成，也是考慮到一個(gè)平穩(wěn)過(guò)渡的問(wèn)題。在接手階段通常也會(huì)暴露外包業(yè)務(wù)的一些問(wèn)題。物流企業(yè)在充分了解外包業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，對(duì)調(diào)整階段的工作做出合理的規(guī)劃。調(diào)整階段對(duì)物流企業(yè)非常關(guān)鍵，決定了物流企業(yè)能否成功運(yùn)作外包業(yè)務(wù)。在這個(gè)階段有很多問(wèn)題需要和客戶企業(yè)溝通解決，如果客戶企業(yè)不配合或者物流企業(yè)的改進(jìn)措施因?yàn)榕c客戶企業(yè)的其他規(guī)定相矛盾而得不到解決，物流企業(yè)將很難進(jìn)入到第三階段即盈利階段。事實(shí)上很多外包業(yè)務(wù)在第二階段就以失敗告終。例如某物流企業(yè)希望改進(jìn)外包業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸流程。但改進(jìn)建議與客戶企業(yè)的運(yùn)輸安全管理規(guī)定有沖突，在多次協(xié)調(diào)不成功的情況下，該物流企業(yè)只能繼續(xù)原先的流程。

另外，物流外包涉及很多方面。包括：人員的安排、現(xiàn)有設(shè)備、系統(tǒng)等資源的處理等，這些都是第三方物流企業(yè)面臨的問(wèn)題。從這方面講，物流外包可以分為兩種形式：一是純粹的業(yè)務(wù)外包；二是業(yè)務(wù)以外附帶客戶(制造)企業(yè)人員、系統(tǒng)和硬件設(shè)施的外包。前一種形式的物流外包可以充分利用物流企業(yè)的優(yōu)勢(shì)資源，外包較易成功。后一種形式情況相對(duì)復(fù)雜。物流企業(yè)在接手外包業(yè)務(wù)之前和以后都需要做很多工作。

外包失敗的原因有很多，其中一個(gè)主要的原因是物流企業(yè)在外包前對(duì)外包業(yè)務(wù)缺乏充分了解和評(píng)估。物流企業(yè)在外包業(yè)務(wù)的談判中常常處于被動(dòng)，對(duì)外包業(yè)務(wù)的狀況僅限于客戶企業(yè)的介紹，而客戶企業(yè)在更多情況下將自己外包的期望和要求放在首位，不介紹或簡(jiǎn)單介紹外包業(yè)務(wù)的運(yùn)作情況，有的根本不提及業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題。當(dāng)物流企業(yè)正式接手業(yè)務(wù)后一段時(shí)間，各種各樣的問(wèn)題就暴露出來(lái)了。

避免這一類問(wèn)題的有效方法是外包前進(jìn)行外包業(yè)務(wù)審計(jì)。那么審計(jì)由誰(shuí)來(lái)做呢?物流企業(yè)作為供應(yīng)商，考慮到已有的以及將來(lái)與客戶的關(guān)系，很難對(duì)客戶進(jìn)行嚴(yán)格的審計(jì)，審計(jì)往往會(huì)流于形式。為此，我們建議選擇第三方的物流咨詢公司或者物流咨詢顧問(wèn)對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)。

審計(jì)的好處在于，一方面我們可以通過(guò)審計(jì)來(lái)了解外包業(yè)務(wù)運(yùn)作現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題、內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)及人員關(guān)系等，特別是對(duì)于物流業(yè)務(wù)以外附帶客戶(制造)企業(yè)人員、系統(tǒng)和硬件設(shè)施的外包，這一點(diǎn)顯得尤為重要。另一方面，物流企業(yè)可以從審計(jì)的結(jié)果來(lái)確定外包后的管理模式、人員的安排以及外包過(guò)程中的成本核算。對(duì)所要外包的業(yè)務(wù)有一個(gè)深入的了解，避免和減少外包的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于客戶企業(yè)而言，即使審計(jì)后不選擇外包。也可以通過(guò)審計(jì)對(duì)自己的物流業(yè)務(wù)有較客觀的評(píng)估和認(rèn)識(shí)。

如何對(duì)物流外包業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)呢?從內(nèi)容上講，主要包括兩個(gè)部分：即主觀性測(cè)評(píng)和客觀性測(cè)評(píng)。主觀性測(cè)評(píng)采用不記名形式，內(nèi)容涉及：(1)外包的物流業(yè)務(wù)部門與客戶企業(yè)其他部門之間的協(xié)調(diào)；(2)外包的物流業(yè)務(wù)部門與外部企業(yè)和單位的協(xié)調(diào)；(3)外包的物流業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的凝聚力、溝通及合作性(團(tuán)隊(duì)精神)?？陀^性測(cè)評(píng)因外包業(yè)務(wù)不同而有所不同，按物流業(yè)務(wù)管理模塊進(jìn)行測(cè)評(píng)，以數(shù)據(jù)形式來(lái)體現(xiàn)測(cè)評(píng)結(jié)果，主要涉及：(1)業(yè)務(wù)文檔的管理；(2)流程的完善性；(3)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的組織結(jié)構(gòu)和工作分工；(4)業(yè)務(wù)量及差錯(cuò)率。

物流外包業(yè)務(wù)的審計(jì)從流程上講分為三個(gè)階段：第一階段，提交審計(jì)方案。審計(jì)方案和方案實(shí)施時(shí)間需通過(guò)物流企業(yè)和客戶企業(yè)的認(rèn)可。第二階段，審計(jì)。實(shí)施審計(jì)可以由第三方物流咨詢公司或物流咨詢顧問(wèn)獨(dú)立進(jìn)行。也可由物流咨詢公司與物流企業(yè)、客戶企業(yè)共同參與進(jìn)行。第三階段，由第三方物流咨詢公司提交審計(jì)報(bào)告，物流企業(yè)和客戶企業(yè)可以共同討論審計(jì)結(jié)果，擬定和調(diào)整外包方案。

通過(guò)審計(jì)可以提前了解物流外包業(yè)務(wù)，發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，對(duì)客戶企業(yè)的物流外包業(yè)務(wù)給出客觀評(píng)價(jià)，減少物流企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高外包的成功率，這對(duì)于外包雙方都有好處。