會計摘要編寫淺談

蘭　芳　王　玲

［摘 要］會計摘要過于簡略，則反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容不完整；會計摘要過于籠統(tǒng)，則反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容不準確；摘要模糊，則反映經(jīng)濟業(yè)務不清楚。會計摘要的編寫要簡明、準確；常規(guī)業(yè)務摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一；摘要中需要反映必要的數(shù)字。

［關鍵詞］經(jīng)濟業(yè)務；會計摘要；規(guī)范編寫

［中圖分類號］F231.4 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1008-4738(2009)01-0110-03

［收稿日期］2008-11-28

［基金項目］十堰職業(yè)技術學院教研項目（2008JB11）

［作者簡介］蘭 芳(1977-),女，十堰職業(yè)技術學院經(jīng)濟貿(mào)易系講師；王 玲（1972-），女，十堰市財政局綜合科高級會計師，科長。

一、會計摘要的作用和基本規(guī)定

會計摘要是指經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生以后, 財務人員依據(jù)原始憑證進行賬務處理時, 在記賬憑證、賬簿的摘要欄中, 對經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容摘錄其要點, 以文字( 包括數(shù)字) 形式所作的簡約、概括的說明, 是經(jīng)濟業(yè)務在記賬對象載體上的反映［1］。會計摘要主要使用在記賬憑證、賬簿上，少數(shù)表格也需要編寫會計摘要以說明經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容。

《會計基礎工作規(guī)范》規(guī)定：記賬憑證的內(nèi)容必須具備填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務摘要等等；登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內(nèi)容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內(nèi)；做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整；要保證所提供的會計信息合法、真實、準確、及時、完整；各單位的會計核算應當以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為依據(jù)，按照規(guī)定的會計處理方法進行，保證會計指標的口徑一致、相互可比和會計處理方法的前后各期相一致［2］。

會計摘要的編寫雖然只是整個會計工作中的一個小環(huán)節(jié)，但是它卻在會計工作向著更加科學化、規(guī)范化管理的進程中發(fā)揮著極其重要的作用。通過會計摘要，看賬、用賬和查賬的人能夠清楚地看出一筆經(jīng)濟業(yè)務的基本狀況，做到你懂、我懂、他懂。因此，會計摘要是保證會計信息質(zhì)量的基本環(huán)節(jié)。

筆者在從事會計教學工作和單位會計工作的實踐中感到，由于對摘要編寫不夠重視，摘要編寫隨意性很大，導致會計信息質(zhì)量大打折扣的現(xiàn)象十分普遍。

二、會計摘要編寫存在的常見問題

《會計基礎工作規(guī)范》從原則上規(guī)定了摘要的填寫要求,而單位的財務部門一般會結(jié)合自己的具體情況制定相關的財務制度，依據(jù)自己的情況對財務人員進行不同的分工，不同的會計人員會填制不同業(yè)務的會計憑證。每個財務人員的工作習慣、知識面、業(yè)務素質(zhì)以及對業(yè)務的理解各不相同, 造成同樣類型的經(jīng)濟業(yè)務由不同的會計人員填制,摘要會填制得各不相同。摘要編寫中的常見問題如下:

（一）摘要太簡略，反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容不完整

這主要是指為了使會計摘要 “簡明”而不能如實反映經(jīng)濟業(yè)務的實質(zhì)。例如：李某到武漢參加中部地區(qū)食品博覽會借差旅費5 000元。常見的會計摘要可能是“李某借支”、“李某借差旅費”。這項業(yè)務涉及單位對李某的債權(quán),若摘要為“李某借支”只是反映了李某借錢，但沒有反映他借錢干什么；若摘要為“李某借差旅費”則只是反映了李某借錢用于出差，若李某一個人發(fā)生了多筆借差旅費的業(yè)務，他來核銷時就會分不清該核銷哪筆業(yè)務。這筆業(yè)務的摘要應為“李某參加中部食品博覽會借差旅費”。

（二）摘要籠統(tǒng)，反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容不準確所謂籠統(tǒng)是指一筆業(yè)務涉及多個項目時，只有一個籠統(tǒng)的摘要，不能準確反映經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容。例如：李方出差回來報銷時，差旅費開支1 500元，會務費開支500元，為單位工會購圖書用去1 500元。對于此筆業(yè)務，常見的不規(guī)范做法是籠統(tǒng)地編為一個摘要“李方報銷差旅費”，反映在會計賬簿“差旅費”、“會務費”、“資料費”明細賬戶中，也都對應著結(jié)差旅費的摘要。這會令查閱者匪夷所思，難以看清。對反映不同經(jīng)濟項目的同一張記賬憑證，應讓每項經(jīng)濟內(nèi)容準確對應一個摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個摘要。這筆業(yè)務的摘要應按對應的明細會計科目分別編寫為：李方報天津開會差旅費；李方報天津開會會務費；李方報天津開會資料費。

（三）摘要模糊，反映經(jīng)濟業(yè)務不清楚

單位會發(fā)生一些十分常見的業(yè)務，因其普遍，會計人員編寫時容易忽視其在會計核算過程中的作用，把相同的業(yè)務使用一個模糊的摘要一帶而過，結(jié)果使賬務無法查詢。例如：5月8日通過轉(zhuǎn)賬的方式支付A公司300萬元貨款，電匯方式支付B公司500萬元貨款，轉(zhuǎn)賬方式付前欠C公司貨款50萬元。對于這項業(yè)務，會計人員可能會這樣填寫摘要“支付貨款”。他們忽視了銀行存款每個月要與銀行的對賬單進行對賬，這樣寫會給以后的復核、記賬、查賬等一系列會計工作帶來不便。用銀行存款開支的經(jīng)濟業(yè)務，對應銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱，便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。比較規(guī)范的摘要應為：“轉(zhuǎn)賬（支票票號）付A公司貨款 ”、“電匯付B公司貨款”、“轉(zhuǎn)賬（支票票號）付前欠C公司貨款”。

三、規(guī)范地書寫會計摘要

（一）經(jīng)濟業(yè)務摘要編寫的注意事項

1. 會計摘要的編寫要“簡明、準確”

由于賬頁或憑證格式的限制，摘要不可能太長。所謂簡明，即簡單明了，言簡意賅。太過于簡的摘要，不能把經(jīng)濟內(nèi)容表達清楚。因此要在編寫摘要時，抓住重點，將經(jīng)濟內(nèi)容盡可能全面地表述出來。例如：采購部吳明借去西安采購原材料款50 000元。摘要為“采購部吳明借購材料款”，而不能為“吳明借款”，更不能為“借款”。 準確，就是對反映不同經(jīng)濟內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項經(jīng)濟內(nèi)容準確對應一個摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個摘要。

2.常規(guī)業(yè)務摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一

各單位根據(jù)業(yè)務量的大小，會分別設置若干人編制記賬憑證，所有人員力求使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭，這樣使得會計賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性。目前，大部分單位都實現(xiàn)了會計電算化, 統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭的摘要能夠充分發(fā)揮計算機查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。所以，對日常收支業(yè)務摘要可以采用“主語＋謂語＋賓語”的句式,體現(xiàn)出經(jīng)濟行為的主體、對象和內(nèi)容三個最基本的要素。統(tǒng)一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難，只要會計人員在工作中注意交流、相互溝通、認真總結(jié)，很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

例如：王平用現(xiàn)金購買辦公打印紙450元。摘要為：王平報辦公用品。采用這種句式，在計算機賬務“模糊”查詢時，只要輸入“王平”，當年及往年所有王平經(jīng)手的業(yè)務，所需數(shù)據(jù)一目了然,能充分體現(xiàn)會計電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。

3. 摘要中需要反映必要的數(shù)字

會計人員在摘要的書寫中還應認識到不是只有文字才能反映經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容,還應有適當?shù)臄?shù)字加以補充說明。

（1）需要注明時間的摘要。單位收到以前年度的應收賬款，交納某月水費、電費、電話費、各項保險金、個人所得稅，提取職工福利費、職工教育費、工會經(jīng)費等。這些業(yè)務在摘要中注明經(jīng)濟業(yè)務所屬的時間，不僅可以有效防止發(fā)生漏記、重記的可能，而且便于單位間的賬務查詢。 例如：某企業(yè)在上繳查補以前年度的稅款時，可摘要為：補交某某年度的企業(yè)所得稅。有了時間的說明，就容易與企業(yè)當年應交的稅金區(qū)分出來。

（2）需要注明人數(shù)的摘要。單位對發(fā)放臨時工工資、職工獨生子女獎勵費等，在摘要中要注明人次，以便人事等相關職能部門統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)、編制報表所用，而無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費時費力。例如：發(fā)全廠職工45人共計4 500元的六一兒童節(jié)補助，摘要為：全廠職工45人兒童節(jié)補助。

（3）需要注明數(shù)量的摘要。每個單位都會制定各種各樣的規(guī)章制度加強對資產(chǎn)的管理，保證資產(chǎn)的安全與完整。單位固定資產(chǎn)賬中反映了資產(chǎn)的數(shù)量，但為了便于同固定資產(chǎn)管理部門隨時的“動態(tài)”對賬，在摘要中要注明資產(chǎn)的數(shù)量。例如：動力車間從沈陽第一機床公司購入2臺機床，價值300萬元。摘要為：動力車間購入兩臺機床。

（4）需要注明票號的摘要。目前單位常用銀行結(jié)算方式是現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、電匯、委托收款、銀行承兌匯票。為了便于單位在每個月的月初與銀行對賬，以及與往來單位對賬，在發(fā)生銀行結(jié)算的經(jīng)濟業(yè)務時務有必要把票號標明。例如：提取現(xiàn)金10 000元作備用金。摘要為：提取備用金（票號XXX）。

4.更正錯賬摘要一定要遵照《會計基礎工作規(guī)范》

根據(jù)《會計基礎工作規(guī)范》的要求，對記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯誤，用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為：注銷某月某日某號憑證，同時，用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為：訂正某月某日某號憑證。對只有金額錯誤的會計分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時摘要為：調(diào)整某月某日某號憑證。如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務必加上“某年”字樣。在此說明一點，在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時，應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記，表示該憑證已被修改完畢。

（二）常見經(jīng)濟業(yè)務摘要的編寫

“摘要”欄的填寫盡管沒有統(tǒng)一的格式，實務中應根據(jù)不同類型的經(jīng)濟業(yè)務，因事而異，詳略不同，但對于同一類型的經(jīng)濟業(yè)務，摘要表述的基本內(nèi)容可以遵循一定的規(guī)范［3］。筆者以單位常見的采購、銷售、差旅費報銷、和應收應付經(jīng)濟業(yè)務為例，來說明會計摘要的規(guī)范書寫。

1.采購材料(或其他物資)業(yè)務

一般應寫明材料的名稱、規(guī)格和數(shù)量。單價只是在必要時才填寫，貨款未付者還可注明購貨單位的名稱。在材料明細賬上，因已寫明名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價，故其“摘要”欄中無須填寫這些內(nèi)容，只要注明供貨單位名稱和發(fā)票編號即可。

例如，采購部從北京市三聯(lián)物資公司采購鋼板，則“材料采購”和“應付賬款”對應的摘要均可寫為“購北京三聯(lián)公司鋼板”，而“應交稅費”對應的摘要應寫為“付北京三聯(lián)公司進項稅”。目前我國現(xiàn)行的增值稅基本稅率為17%，低稅率13%，還有征收率6%和4%，所以，在摘要的措詞上也應有所區(qū)別。若對方為小規(guī)模納稅人，由稅務局代開發(fā)票，稅率為6%，則摘要為“付北京三聯(lián)公司6%進項稅”，這樣便于辦理稅務的會計人員在進行納稅申報時統(tǒng)計。

2.對外銷售業(yè)務

一般應寫明購貨單位名稱和銷售發(fā)票的編號，如有必要，也可寫明銷售產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和數(shù)量。例如，物資部的李四銷售余料10噸，根據(jù)開具的銷售發(fā)票，摘要可寫為：李四售保定順利公司余料10噸。這樣，在月底或年底統(tǒng)計全年的邊角余料銷售時，根據(jù)其他業(yè)務收入的明細賬，對摘要中的重量進行匯總，就很快地計算出全年的銷量，以利于進一步開展材料的統(tǒng)計分析工作。 在這筆業(yè)務的會計分錄中，借記“銀行存款”，貸記“其他業(yè)務收入”，其摘要可均為：李四售保定順利公司余料10噸，但同時貸記“應交稅費”，明細科目為應交增值稅（銷項稅），其摘要如為：收保定順利公司銷項稅，就更加準確。

3.差旅費報銷業(yè)務

一般如出外地預支備用金時，應寫明出差人姓名、出差地點?；貋韴箐N時如有必要，還可以寫明出差費用項目，如車旅費、住宿費、膳費補貼等。至于市內(nèi)的車船費和誤餐報銷，由于發(fā)生人次較多，重復頻繁，就不必一一指明其用途和費用項目了。

例如：李某報銷武漢參加中部地區(qū)食品博覽會差旅費5 000元。這筆業(yè)務要視是否借款來編制會計摘要。如果借款了，其摘要是：李某結(jié)往返武漢食品博覽會差旅費；如果沒有借款，其摘要是：支李某往返武漢食品博覽會差旅費?！敖Y(jié)”和“支”兩個不同的動詞，前者表明是來沖銷賬目的，后者表示是來支取賬目的，意義不同。如果王鳳和李某一起出差，摘要可編寫為：李某、王鳳結(jié)往返武漢食品博覽會差旅費，或為：支李某、王鳳往返武漢食品博覽會差旅費。但如果是三人及以上一起出差，可編寫為：李某等三人結(jié)往返武漢食品博覽會差旅費，或為：支李某等三人往返武漢食品博覽會差旅費。在編寫相似的業(yè)務時，要恰當?shù)丶尤霐?shù)字，使摘要反映得更準確。

4.應收或應付業(yè)務

企業(yè)發(fā)生應收或應付業(yè)務一般應寫明應收（或應付）單位或個人的名稱（姓名），應收（應付）的事項，必要時可寫明原因。例如：采購部的李四將審批手續(xù)齊全的付款通知單轉(zhuǎn)到財務部，對大華市新市區(qū)順利物資有限公司付款20萬元。其摘要應為：李四付大華順利公司鋼材款。這樣，從銀行存款日記賬中可以清楚地看出，何人經(jīng)辦(李四)，付給何單位(保定順利公司)，購買何物(鋼材)。同樣，收到的款項，可寫成“某某人收某某單位產(chǎn)品款（材料款、設備款等）”。如果單位每月要進行貨款回收的統(tǒng)計，則只需要查看銀行日記賬，就可以迅速地統(tǒng)計出來。

［參考文獻］

［1］韓起鳳.對編寫”會計摘要”的思考［J］,現(xiàn)代審計與經(jīng)濟,2006，(3)：37.

［2］《中華人民共和國會計法講話》編寫組. 中華人民共和國會計法講話［M］.北京：經(jīng)濟科學出版社，1999：309-315.

［3］陳玉菁.會計業(yè)務速成指南［M］.沈陽：東北財經(jīng)大學出版社,2008：23-27.

On Preparation of Accounting Summary

LAN Fang1, WANG Ling2

(1. Department of Economics & Trade, Shiyan Technical Institute;

2. Comprehensive Service Section of Shiyan Municipal Finance Bureau, Shiyan 442000, China)

Abstract:Accounting summary, if too brief, cannot reflect economic business completely; if too general, cannot reflect economic business accurately; if too vague, cannot reflect economic activity comprehensively. Therefore, preparation of accounting summary must be concise, accurate; and conventional business summary must be up to the standard with necessary statistic figures.

Key words: economic operations; accounting summary; standardization of the preparation of accounting summary