黑龍江省新增本科院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀淺析

摘 要：教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄。教學(xué)檔案管理工作的主要內(nèi)容應(yīng)包括一個(gè)管理周期內(nèi)的本單位全部教學(xué)活動(dòng)和管理工作真實(shí)情況的采集和整理。本文提出了當(dāng)前我省新建本科院校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題，就如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作提出對(duì)策與措施。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；管理；現(xiàn)狀

2004年，黑龍江省新建了三所本科院校，即黑河學(xué)院、綏化學(xué)院、大慶師范學(xué)院。為提高本科教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)三所院校本科教學(xué)工作，由省教育廳和省學(xué)位委員會(huì)組成的專家組于2007年11月起進(jìn)行了新增學(xué)士學(xué)位授予權(quán)單位和新增本科學(xué)士學(xué)位授予權(quán)專業(yè)評(píng)估、審核。通過評(píng)估準(zhǔn)備、評(píng)估工作的開展以及各類檔案的整理與管理，三所學(xué)校充分體會(huì)到了檔案工作的重要，尤其是教學(xué)檔案管理的重要意義，而按教育部要求，三所新建本科院校將在2009年前后迎接教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估。

為迎接教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估，推動(dòng)我省新建本科院校教學(xué)檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高，我們組成了“黑龍江省新建本科院校教學(xué)檔案管理研究”課題組并立項(xiàng)為2008年黑龍江省新世紀(jì)高等教育教學(xué)改革工程項(xiàng)目。按課題組工作計(jì)劃，我們對(duì)三所院校的教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研、考察，通過調(diào)查問卷、實(shí)地考察等方式，找尋到我省新建本科院校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題。本文就如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策與措施提出建議，希望能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有益借鑒。

1 我省新建本科院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 教學(xué)檔案管理工作已有的成績(jī)

隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，三所新升本科高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進(jìn)步，高校檔案室都有教學(xué)檔案分類方法，一般按照高校檔案實(shí)體分類法進(jìn)行分類。其中，黑河學(xué)院為保證教學(xué)檔案的安全和方便利用，仍采用以卷為單位的方式歸檔，雖然這種方式有一定的主觀因素，但卻從一個(gè)側(cè)面反映了其對(duì)教學(xué)檔案的重視。黑河學(xué)院在2008年年末開展了“紀(jì)念改革開放三十周年黑河學(xué)院檔案成果展”，廣泛宣傳了檔案法律法規(guī)，展示了學(xué)院檔案建設(shè)成果。

1.2 教學(xué)檔案管理工作中存在的不足

教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，通過我們了解，我們發(fā)現(xiàn)在實(shí)際教學(xué)管理工作中，一些學(xué)校只重視文書檔案整理和建設(shè)，忽視對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理和建設(shè)工作，致使教學(xué)檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，不能全面地反映教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌。同時(shí)，一些學(xué)校仍沿用傳統(tǒng)的手工教學(xué)檔案管理手段，使工作指標(biāo)粗放、信息傳遞緩慢，工作重復(fù)、窩工浪費(fèi)、效率低下，不能適應(yīng)現(xiàn)代化高校教學(xué)管理的需要，不能滿足教學(xué)檔案利用者的需求。一些學(xué)校沒有足夠的合格的檔案信息化建設(shè)人才，很多學(xué)校檔案軟硬件環(huán)境也不符合當(dāng)今高校教學(xué)檔案發(fā)展的要求。很多學(xué)校不重視檔案管理，有的學(xué)校僅成立專門的檔案機(jī)構(gòu)，可是并沒有配備專職的檔案管理人員，該校僅有一個(gè)不符合檔案建設(shè)要求的庫房，沒有制定明確、細(xì)致的規(guī)章制度，教學(xué)檔案大多數(shù)歸檔不科學(xué)，不但導(dǎo)致大量的教學(xué)檔案信息資源不能得到有效的保管，更不能對(duì)其進(jìn)行有效的開發(fā)利用和數(shù)字化。與此同時(shí)，大部分學(xué)校還存在檔案意識(shí)薄弱，宣傳不到位，工作不到位，管理不到位等問題。

2 高校教學(xué)檔案管理中存在問題及對(duì)策

2.1 教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

教學(xué)檔案管理制度不健全。隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，三所學(xué)校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進(jìn)步。但從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機(jī)制，存在著一定的問題。如有的學(xué)校成立至今，仍未建立規(guī)范的部門立卷制度，也沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作，有些學(xué)校部門的兼職檔案員經(jīng)常換人，檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定。

教學(xué)檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集不系統(tǒng)。從三所高校的實(shí)際情況看，由于教學(xué)管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，致使教學(xué)檔案管理雖有標(biāo)準(zhǔn)，卻不能很好地貫徹執(zhí)行，嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。同時(shí)，教學(xué)檔案管理收集不系統(tǒng)、不完整，使大量寶貴的教學(xué)檔案信息資源浪費(fèi)，得不到有效的管理與利用。

教學(xué)檔案缺少開放性。很多學(xué)校教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫，只注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值，缺少開放性。檔案的服務(wù)模式僅僅是一種以收集、保存、借閱為主的模式。服務(wù)形式呈現(xiàn)被動(dòng)性，缺乏多渠道、多層次的綜合服務(wù)功能，沒有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動(dòng)。如黑河學(xué)院的檔案室門口“安全重地，嚴(yán)禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步，教學(xué)檔案也被誤認(rèn)為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強(qiáng)，這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。

教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。要做好教學(xué)檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。但是，目前三所高校都沒有給這些教學(xué)部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事，給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。

2.2 做好教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。結(jié)合高校教育實(shí)踐應(yīng)制定、完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如《教學(xué)文件材料的歸檔范圍》、《教學(xué)檔案的保管期限》、《教學(xué)檔案案卷格式》、《教學(xué)檔案檔號(hào)編制規(guī)則》、《教學(xué)檔案整理細(xì)則》、《教學(xué)檔案開放辦法》等，確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其積極的進(jìn)取心。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長負(fù)責(zé)組織，由學(xué)校檔案館（綜合檔案室）具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

提高全員檔案意識(shí)，確立教學(xué)檔案管理新理念。當(dāng)前高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急是制定出符合教學(xué)管理特點(diǎn)、具有可操作性的、至少是全校統(tǒng)一的歸檔范圍，消除檔案收集的現(xiàn)有盲區(qū)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中不可或缺的信息情報(bào)作用，高度重視教學(xué)檔案工作，確立信息時(shí)代所必需的“教學(xué)檔案一體化管理”新理念，建立教學(xué)檔案科學(xué)管理新機(jī)制，使教學(xué)管理工作與檔案工作真正有機(jī)結(jié)合。另一方面，檔案部門也應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教師反復(fù)宣傳檔案工作的政策法規(guī)，宣傳教學(xué)檔案歸檔以及保護(hù)教學(xué)檔案的重要性。改進(jìn)教學(xué)檔案管理水平和技術(shù)。檔案管理人員要掌握計(jì)算機(jī)和一系列現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和方法，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行有效的管理，使教學(xué)檔案更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。為此，檔案管理人員要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，加大教學(xué)檔案管理的投入，特別是配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，并逐步聯(lián)網(wǎng)，形成紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局。

加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。因而高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員尤其是各教學(xué)部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培訓(xùn)的方式有很多，如定期組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、業(yè)余講座、培訓(xùn)班等，同行之間互相學(xué)習(xí)借鑒，激發(fā)教學(xué)檔案管理人員的事業(yè)心和使命感。

隨著高校教育教學(xué)工作的蓬勃發(fā)展，高校檔案管理特別是教學(xué)檔案的科學(xué)管理顯得尤為重要。在信息被普遍重視的今天，做好教學(xué)檔案的信息化和開發(fā)利用工作十分重要。搞好新建本科學(xué)校教學(xué)檔案管理工作需要檔案研究人員不斷的研究與探索,需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。需要基層檔案管理者認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,更需要學(xué)校其它部門大力配合。我們相信，教學(xué)檔案工作將在全體檔案人的共同努力下,克服困難和不足,取得更大的進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：吳賽娟（1965-）女，畢業(yè)于齊齊哈爾師范學(xué)院漢語言文學(xué)專業(yè)，副教授，從事高校文秘教學(xué)、檔案管理研究。