科研課題財務(wù)管理信息化模式初探

張亞麗

【摘 要】 科研課題管理、核算是科研院所財務(wù)管理的重要組成部分，要創(chuàng)建將眾多課題分類管理、多層面核算，使所需數(shù)據(jù)快速高效生成，以滿足不同使用者需求，通過主輔系統(tǒng)結(jié)合的科研課題財務(wù)管理的新平臺。筆者結(jié)合本單位的實際，對這一模式的構(gòu)建與應(yīng)用進(jìn)行初步探討。

【關(guān)鍵詞】 科研課題； 財務(wù)管理； 信息化； 系統(tǒng)

一、引言

中國輻射防護(hù)研究院（以下簡稱“我院”）科研課題的管理、核算是財務(wù)管理的重要組成部分，占全院財務(wù)工作量的40%，特別是“十一五”期間的縱向課題，各課題不僅實行分類與單獨雙重核算，而且要進(jìn)行長期跟蹤與管理。不論是縱向課題、橫向課題還是其他課題，每個課題涉及八個成本項，其中縱向課題還有二十七個費用明細(xì)項。在日常核算中，各課題負(fù)責(zé)人要知道每個課題的收入、支出、結(jié)余情況，每年年底95%的課題要進(jìn)行結(jié)算，30%的課題有水電費、管理費等分?jǐn)?，最后將各課題結(jié)轉(zhuǎn)成本，收入與支出相抵，結(jié)余為下年收入，重新開始新一年的核算。如此龐大的數(shù)據(jù)運作，不僅要求數(shù)據(jù)正確，而且要求在短時間內(nèi)完成，否則將影響后續(xù)工作，特別是年底決算工作的正常運行。

要解決上述問題，只靠現(xiàn)成的商業(yè)軟件－“用友ERP-U8”系統(tǒng)（以下簡稱用友系統(tǒng)）只能完成一半的工作，而且數(shù)據(jù)分散在不同的表中，給數(shù)據(jù)的分析、查詢、利用造成一定的困難，不能及時準(zhǔn)確地了解各課題的全部情況。為此，需要在此基礎(chǔ)上重新構(gòu)建滿足我院科研課題財務(wù)管理需求的管理系統(tǒng)，以滿足會計信息使用者多樣化的需求，滿足我院科研管理發(fā)展的需求。

二、科研課題核算、管理的基本流程

研究院的科研課題分為縱向課題、橫向課題、其他課題三類。每一類按課題分別在不同的收入與支出科目核算，收入類總賬科目為：撥入科研費、預(yù)收賬款、其他業(yè)務(wù)收入；支出類總賬科目為：科研成本、技術(shù)成本、其他業(yè)務(wù)成本；每個課題的收入按科目、部門核算（三欄式賬簿），支出按科目、部門、項目核算（多欄式賬簿）。

由上面會計核算可知，要想得知某一課題的收入與支出情況，在用友系統(tǒng)下，財會人員要查詢收入科目、支出科目及相應(yīng)的輔助核算，至少要操作五步，才能得知該課題的基本情況?；玖鞒倘鐖D1所示。

如果需查詢縱向課題的二十七個費用明細(xì)項需到管理會計的項目管理中才可查詢，而且每年的數(shù)據(jù)在當(dāng)年的賬套中，其工作量之大可想而知。

為了解決用友系統(tǒng)在科研課題核算、管理中存在的上述問題，實時查詢各課題的收入、支出、結(jié)余情況及其他相關(guān)情況，必須將涉及科研課題核算的科目、輔助核算項目、代碼通過接口系統(tǒng)導(dǎo)出到“科研課題管理系統(tǒng)”，通過重新計算、分類匯總、多重關(guān)聯(lián)等功能，實現(xiàn)科研課題的集中核算與管理。

三、科研課題管理系統(tǒng)的構(gòu)建原則

（一）從各系統(tǒng)接口導(dǎo)出、導(dǎo)入的數(shù)據(jù)正確可靠

系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來自用友系統(tǒng)，收入科目是按部門核算的，支出科目是按項目、部門核算的，兩者唯一的共同點是收入科目與支出項目中的課題號相同。由于用友系統(tǒng)對會計數(shù)據(jù)的采集、編輯、加工都是通過編碼進(jìn)行的，只要編碼不同就可視為不同的科目、不同的項目，實際操作中難免出現(xiàn)同一課題號重復(fù)出現(xiàn)的情況。為此在系統(tǒng)的設(shè)計過程中，應(yīng)保證數(shù)據(jù)的正確性、完整性。

（二）確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行

系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過導(dǎo)出、導(dǎo)入、建立關(guān)聯(lián)、進(jìn)行分析計算等過程，最后導(dǎo)入憑證庫，每個細(xì)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，若有一步出錯，可能導(dǎo)致整個過程失敗，出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，需要重新開始。這就要求系統(tǒng)設(shè)計盡可能穩(wěn)定可靠，保證多次的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出不發(fā)生錯誤。

（三）操作簡單、減少人工干預(yù)

在用友系統(tǒng)眾多復(fù)雜核算的基礎(chǔ)上利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)建滿足我院要求的科研課題管理系統(tǒng)。這就要求操作簡單、方便、直觀，避免操作人員對數(shù)據(jù)的修改，減少人工干預(yù)，保證數(shù)據(jù)的正確性和有效性。

（四）多向交流功能

財務(wù)信息的傳遞和交流是一種雙向、甚至多向交流模式，系統(tǒng)的報表數(shù)據(jù)應(yīng)能夠生成不同類型的數(shù)據(jù)格式，根據(jù)使用者的不同分別生成SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等數(shù)據(jù)格式，以滿足不同用戶的需求。

（五）系統(tǒng)的可擴(kuò)充性良好

系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)層次分明，具有良好的可擴(kuò)充性，以適應(yīng)業(yè)務(wù)迅速發(fā)展、系統(tǒng)功能不斷擴(kuò)展的要求。

四、科研課題管理系統(tǒng)的構(gòu)建

作為研究院會計信息系統(tǒng)中不可缺少的輔助核算系統(tǒng)，實行主輔系統(tǒng)相結(jié)合的方式和構(gòu)架，既能適應(yīng)日常會計核算的需要，又能滿足管理者對各科研課題管理信息的需求，全面反映科研課題的收入、支出基本情況。系統(tǒng)基本流程如圖2所示。

（一）數(shù)據(jù)導(dǎo)出

從用友系統(tǒng)將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為所需的格式文件，有三個收入科目、三個支出科目、三個項目目錄，由于各科目的設(shè)置格式、核算方式不同，分別導(dǎo)出到不同的表中。數(shù)據(jù)導(dǎo)出流程圖見圖3。各種報表格式見表1、表2、表3（以橫向課題為例）。

（二）數(shù)據(jù)導(dǎo)入

將各個表中的數(shù)據(jù)按一定的格式導(dǎo)入該系統(tǒng)。

首次數(shù)據(jù)導(dǎo)入：由于從用友系統(tǒng)中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，各字段長度過于長且復(fù)雜，數(shù)值型字段長度20位，小數(shù)位數(shù)5位，字符型字段都比需要的長度要長，有的字段是不需要的。因此要將數(shù)據(jù)通過接口系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為已制定好的標(biāo)準(zhǔn)格式，減少數(shù)據(jù)冗余度。

二次數(shù)據(jù)導(dǎo)入：將各部門填制的結(jié)算表，輸入或自動導(dǎo)入各對應(yīng)字段，與前面數(shù)據(jù)表合并，產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)表。

（三）統(tǒng)計計算

分科目、項目、部門按課題號進(jìn)行關(guān)聯(lián)計算，統(tǒng)計出每個課題的收入、支出、結(jié)余數(shù)據(jù)。為保證數(shù)據(jù)的唯一性、正確性，克服用友系統(tǒng)中課題號重復(fù)不提示，部門不對應(yīng)不提示等弊端，分別采用計數(shù)法、正負(fù)數(shù)相抵法、以收入部門為主與支出部門相比較法，及時提示會計人員查找原因并作相應(yīng)處理。

（四）輸出報表

隨時可按部門、科目性質(zhì)輸出各課題收支余情況表，并轉(zhuǎn)換為EXCEL表格形式，提供給各部門。報表的發(fā)布形式有：打印紙質(zhì)、E-mail、導(dǎo)出至載體見表4。

（五）按比例計算

年底除正常運算外，按一定比例再計算出各課題成本、留存、結(jié)余等，數(shù)據(jù)全部正確后，按部門、科目性質(zhì)生成各標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模板，以備生成憑證需用。

（六）導(dǎo)入憑證

導(dǎo)入成本：將生成的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模板，通過實現(xiàn)編碼內(nèi)外核算的貫通，由數(shù)據(jù)接口系統(tǒng)分科目、項目、部門等導(dǎo)入數(shù)據(jù)，自動生成記賬憑證見表5。

結(jié)轉(zhuǎn)成本：各課題成本全部進(jìn)入用友總賬系統(tǒng)后，系統(tǒng)登賬生成全年數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為標(biāo)準(zhǔn)模板格式，通過接口軟件沖銷成本、抵銷收入、自動得出結(jié)余，生成所有科目的記賬憑證數(shù)據(jù)見表6。

（七）輸出憑證

全部數(shù)據(jù)導(dǎo)入完畢，憑證已自動生成。進(jìn)入用友系統(tǒng)，按憑證號輸出各個憑證。

（八）歷史數(shù)據(jù)

將各課題收入、支出科目的所有發(fā)生數(shù)據(jù)及各課題二十七個專屬要素按部門、科目性質(zhì)等規(guī)律追加到歷史數(shù)據(jù)庫，形成歷史數(shù)據(jù)。

（九）數(shù)據(jù)綜合利用

對歷史數(shù)據(jù)、當(dāng)年數(shù)據(jù)通過整合，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)不同方式的利用，滿足各個時期、各種用戶對信息的不同需求。

五、應(yīng)用效果

（一）數(shù)據(jù)清晰、直觀，所見即所得

憑證數(shù)據(jù)經(jīng)過組合、分解、再組合等過程將數(shù)據(jù)融合在一張表格中，隨時查詢、輸出科研課題經(jīng)費使用情況，特別是年終結(jié)算所需大量數(shù)據(jù)按部門、課題名稱、課題編號、管理費等多項數(shù)據(jù)排列，滿足各種用戶對信息的不同需求。集核算、管理、憑證生成多種功能于一體，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞實現(xiàn)無縫連接。

（二）年底結(jié)算，工作效率成倍提高

應(yīng)用本系統(tǒng)使科研課題年底結(jié)算、成本結(jié)轉(zhuǎn)、制作憑證，由8～10天縮短為2～3天，工作效率大大提高。2007年三大類課題共計779個課題，每個課題有8個成本項，結(jié)算后有數(shù)據(jù)5 530個，結(jié)轉(zhuǎn)成本數(shù)據(jù)2 230個，沖減收入數(shù)據(jù)779個，再加上輔助數(shù)據(jù)，總共數(shù)據(jù)9 500多個。在年底結(jié)算、決算，時間緊、任務(wù)重的情況下，若一筆一筆錄入數(shù)據(jù)，其工作量是非常之大的（每筆憑證都要輸入部門、項目輔助核算）。

（三）主輔系統(tǒng)結(jié)合，搭建科研課題管理平臺

用友系統(tǒng)搭建了一個科目、項目、多功能輔助核算齊全的核算、管理平臺，其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)豐富、多樣，科目編碼多級設(shè)置，是一個多層面的核算體系，但是只靠商業(yè)軟件提供的核算，即使再精細(xì)也很難滿足個性化的需求。只有靠主輔核算互補、編碼內(nèi)外結(jié)合，才能滿足不同使用者對會計信息的不同需求。該系統(tǒng)的建立為科研課題管理搭建了一個良好的平臺，使科研課題管理由分散型到集中型、粗放型到精細(xì)型，全面覆蓋各個課題。

（四）動態(tài)設(shè)置，系統(tǒng)操作靈活方便

通過配置參數(shù)、修改公式，即可計算出各課題對應(yīng)的成本項及其他各項數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)達(dá)到最大限度共享，做到一次輸入多次應(yīng)用，盡量減少人工干預(yù)，為各部門及時提供每個課題經(jīng)費使用情況，加強資金核算工作。

六、結(jié)語

本系統(tǒng)以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為起點，經(jīng)過數(shù)據(jù)的多次應(yīng)用、組合等流程，得到必需的數(shù)據(jù)，可以隨時獲取大量動態(tài)信息，滿足了科研課題管理的需求，解決和彌補了用友系統(tǒng)在科研課題核算、管理方面的諸多不足。它集管理、結(jié)算、憑證生成于一體，將眾多課題的收入、成本直接寫入用友系統(tǒng)憑證表及其他相關(guān)表中，極大地提高了財會人員的工作效率，使每一個課題的相關(guān)數(shù)據(jù)不受年度限制及時、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)存到“歷史數(shù)據(jù)庫”，便于數(shù)據(jù)的查詢、分析、利用。本系統(tǒng)的開發(fā)和成功應(yīng)用對提高科研課題的管理水平有較大的現(xiàn)實意義，把科研課題管理水平推上一個新臺階。

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