走科學(xué)化微機(jī)管理檔案的道路勢(shì)在必行

摘要:當(dāng)前,在檔案管理方面,在眾多行業(yè)當(dāng)中,或多或少都存在著一些與時(shí)代不相適應(yīng)的問(wèn)題,給檔案工作帶來(lái)了較大程度上的混亂,也給整個(gè)檔案行業(yè)帶來(lái)了某些方面的信用危機(jī)。文章通過(guò)論述科學(xué)化微機(jī)管理檔案的優(yōu)勢(shì),為大家找到了一條可行的檔案管理的方法。

關(guān)鍵詞:微機(jī)管理;查閱檔案;檔案管理

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)33-0230-02

利用科學(xué)化手段,進(jìn)行微機(jī)管理檔案,則是在新形勢(shì)下檔案管理所必須引入的一項(xiàng)重要舉措。那么,在利用微機(jī)管理檔案的實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中,到底具有哪些優(yōu)勢(shì)呢,籠統(tǒng)地說(shuō),有以下幾點(diǎn):

一、速度快,效率高

運(yùn)用微機(jī)管理檔案,避免了手工檔案那種煩瑣的工作程序與步驟和過(guò)多的重復(fù)勞動(dòng)及較大的勞動(dòng)強(qiáng)度等方面的問(wèn)題。

管理過(guò)檔案的人都知道,在以前的檔案管理中,檔案材料的形成大都是經(jīng)過(guò)立意、草擬案件、增刪修正到初定成型、再審閱、再修正以至核定、傳閱、整理、歸檔等眾多環(huán)節(jié),而其各個(gè)環(huán)節(jié)又都是以手工書寫草擬、修改抄寫為主要手段,不僅費(fèi)工費(fèi)時(shí),也極容易造成筆下誤,而利用微機(jī)技術(shù),則可以系統(tǒng)而快速地將材料從起草、修改、增刪到定稿打印,原記入檔或列項(xiàng)匯集統(tǒng)計(jì)等工作一氣呵成,使檔案簿件形成的各個(gè)環(huán)節(jié)與當(dāng)今日新月異的自動(dòng)化辦公設(shè)施相吻合,既做到了省工省時(shí)、速度快,又提高了工作效益。

二、降低了人為因素的影響,操作簡(jiǎn)便,準(zhǔn)確率高

傳統(tǒng)檔案管理工作,不僅消耗大量人力物力,而且也只能得到事倍功半的結(jié)果,而且人為因素的影響無(wú)時(shí)不在,無(wú)事不有,比如:為了滿足需要,有的隨意亂添亂改,有的則改頭換面、張冠李戴,改年齡、改姓名、改家庭狀況,乃至改身份、改政治面貌等等,可以說(shuō)是無(wú)所不及、面目全非,這必將會(huì)對(duì)有關(guān)于政審、考查的保險(xiǎn)、上學(xué)、就業(yè)、入伍等各個(gè)行業(yè)造成嚴(yán)重的不良后果。

實(shí)行現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理,一方面是減少了勞動(dòng)強(qiáng)度,一旦需要補(bǔ)漏與刪減,也無(wú)須拆卷重做,省略了對(duì)卷內(nèi)文件重新排列、編檔頁(yè)號(hào)、編抄目錄的包裝訂、填改案卷封面等許多環(huán)節(jié),而只需點(diǎn)擊所需目標(biāo),按“件”整理,檢索簡(jiǎn)便、文件插入十分方便。另一方面則對(duì)減少與避免人為因素的影響,起到了有效的制約作用,現(xiàn)代化微機(jī)管理檔案的一個(gè)共性是層層相關(guān),機(jī)機(jī)相聯(lián),任何信息,一經(jīng)核實(shí)入機(jī),就很難擅自更改,倘若沒(méi)有相關(guān)部門審核查實(shí),出示證據(jù)證明,任何人都不能隨心所欲,想改就改,這對(duì)增強(qiáng)檔案的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和提高其準(zhǔn)確率都是一個(gè)行之有效的途徑,也是檔案管理工作中的一個(gè)質(zhì)的飛躍。

三、查閱檔案方便,利用率高

傳統(tǒng)的手工檔案在提供某項(xiàng)服務(wù)的時(shí)候,需要的是從摞壓摞的卷宗中去查找分類盒,從分類盒中找相關(guān)簿冊(cè),再?gòu)南嚓P(guān)簿冊(cè)中查找相關(guān)人、相關(guān)項(xiàng)等,十分麻煩。因此,大多檔案往往只是個(gè)擺設(shè),費(fèi)時(shí)費(fèi)力整理起來(lái)以后,束之高閣者居多。

現(xiàn)代化信息管理方法的運(yùn)用,打破了舊有的憑經(jīng)驗(yàn)、憑記憶、靠手工、耗人力的管理模式,完成了檔案由紙張案卷向電子文件轉(zhuǎn)變的管理流程,有力地提高了檔案的管理質(zhì)量,而建立檔案的根本目的就在于利用,要向需要部門或個(gè)人提供出可利用的檔案,就必須首先建立起有質(zhì)量有水平的文檔卷宗,確保檔案的準(zhǔn)確性,有了較高的準(zhǔn)確性,也就有了較高的可信度,有了可信度,從某種方面講,也就自然會(huì)提高利用率。這種以現(xiàn)代手段進(jìn)行檔案管理的方法,不僅減輕了建檔工作人員的負(fù)擔(dān),將其從煩瑣的整理工作中解脫出來(lái),以把時(shí)間與精力放在現(xiàn)代信息的開發(fā)利用上,而且能夠有效地提高檔案管理的質(zhì)量和利用率,以使在提供檔案服務(wù)的同時(shí),能夠彰顯其極佳的時(shí)效價(jià)值和良好的社會(huì)效應(yīng)。

當(dāng)然,微機(jī)管理不是萬(wàn)能,也難免存在一些人為因素和環(huán)境因素的影響,諸如在檔案信息網(wǎng)絡(luò)后,微機(jī)的軟硬件可能會(huì)受到破壞和篡改,系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在輸入、輸出、存貯、傳輸過(guò)程中有可能會(huì)丟失或被竊取等。對(duì)此,檔案人員要有足夠的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)和充分的技術(shù)防護(hù)手段,加強(qiáng)日常的檔案管理,從設(shè)施上完備,從措施上進(jìn)一步強(qiáng)化。

具體地說(shuō),實(shí)行微機(jī)管理檔案,首先應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作:

(一)強(qiáng)化與時(shí)俱進(jìn)意識(shí),搞好角色轉(zhuǎn)換

檔案管理人員要認(rèn)清形勢(shì),提高認(rèn)識(shí),自覺加強(qiáng)自身素質(zhì)教育和現(xiàn)代文化知識(shí)的再學(xué)習(xí),努力掌握計(jì)算機(jī)有關(guān)操作技術(shù)。作為一個(gè)單位,領(lǐng)導(dǎo)更要有超前的戰(zhàn)略眼光,充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的繼續(xù)教育和現(xiàn)代化技術(shù)的再學(xué)習(xí)在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要意義,認(rèn)識(shí)到檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)質(zhì)量的提高與否,關(guān)鍵在于管理人員的專業(yè)管理水平與自身綜合素質(zhì)的高低。因此,必須將檔案管理人員的繼續(xù)教育列入整體工作中的重要議事日程,適時(shí)搞好工作人員的角色轉(zhuǎn)換,以適應(yīng)新形勢(shì)、新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)迅速與發(fā)展的需要。

(二)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),搞好新老交替

在各個(gè)行業(yè)中,負(fù)責(zé)檔案管理的人員,雖然大都具有較高的思想覺悟和政治素質(zhì),工作認(rèn)真,辦事老成,但卻往往是年齡較大、知識(shí)老化,與現(xiàn)代高速發(fā)展的知識(shí)要求不相適應(yīng),因此,除了如前所說(shuō)的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育,以期能夠適應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代高科技手段進(jìn)行檔案管理之外,還要適時(shí)搞好整體隊(duì)伍的建設(shè)工作,調(diào)整檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu),搞好新老交替,力求管理人員知識(shí)化、年輕化,以培養(yǎng)世紀(jì)人才為目標(biāo),大膽啟動(dòng)檔案人才工程,為應(yīng)對(duì)檔案管理的各種人才需求打下堅(jiān)實(shí)而牢固的基礎(chǔ)。

(三)加大投入,搞好相關(guān)硬件建設(shè)

眾所周知,微機(jī)管理檔案不同于手工檔案,盡管它操作起來(lái)非常方便,但它需要的內(nèi)在條件與外觀環(huán)境卻是比手工檔簿嚴(yán)格的多。因此,在實(shí)際運(yùn)作前,應(yīng)具有專用庫(kù)房擺放檔案,而庫(kù)房必須具有防火燒、防蟲蛀、防霉?fàn)€、防光射、防盜竊、防灰塵等相關(guān)功能。庫(kù)內(nèi)要有溫濕度測(cè)試儀及空調(diào)等,以對(duì)計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等必要的儀器設(shè)備加以保護(hù),并要安裝相關(guān)警報(bào)器、電子眼等防盜系統(tǒng),以應(yīng)對(duì)不法手段所造成的侵害。

(四)建章立制,依法實(shí)施檔案管理

堅(jiān)持依法治檔,是運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理的關(guān)鍵,作為一個(gè)單位,要充分利用自主立法的權(quán)限,建立一整套行之有效的符合當(dāng)?shù)貙?shí)際的檔案管理法律法規(guī),只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用,檔案也才能得到及時(shí)的管理、收集與整理,也才能得到有效的保護(hù),檔案管理才會(huì)有效益,才能達(dá)到為人民服務(wù)、為國(guó)家建設(shè)服務(wù)的目的。

另外,實(shí)行微機(jī)管理檔案,還要進(jìn)行綜合治理,要全方位、多層面、多角度地進(jìn)行宣傳教育與培訓(xùn),在提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)的同時(shí),還要通過(guò)各種形式對(duì)全民進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育,以增強(qiáng)全民對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和理解,支持與協(xié)調(diào)好檔案管理工作,為檔案管理提供真實(shí)而準(zhǔn)確的信息,以提高整體檔案管理質(zhì)量和工作效率。

總之,利用科學(xué)化手段進(jìn)行微機(jī)管理檔案,不是一蹴而就的事情,要循序漸進(jìn),注意引導(dǎo),強(qiáng)化教育與培訓(xùn)。將人才工程與硬件建設(shè)有機(jī)地結(jié)合起來(lái),并要適時(shí)建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系,加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的督導(dǎo)與考核,努力消除人為因素所帶來(lái)的消極影響,充分發(fā)揮我們地方特有的管理優(yōu)勢(shì),堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展的指導(dǎo)管理道路,努力提高檔案管理工作水平,以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化。

作者簡(jiǎn)介:李國(guó)忠(1963- ),男,萊陽(yáng)市龍旺莊街道衛(wèi)生院助理館員,研究方向:檔案管理。