Excel常見(jiàn)函數(shù)在財(cái)務(wù)工作中的初步應(yīng)用

吳淑梅

摘要:Excel是一個(gè)功能強(qiáng)大的電子表格制作和數(shù)據(jù)處理軟件,它被廣泛應(yīng)用于辦公領(lǐng)域。但是由于多數(shù)用戶(hù)在初步學(xué)習(xí)Excel入門(mén)書(shū)籍后,以為Excel只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)和表格處理,對(duì)于Excel強(qiáng)大的公式、函數(shù)以及圖表功能并不是很了解,因而如何有效地將Excel應(yīng)用于工作中仍然是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞:Excel;數(shù)據(jù)處理;財(cái)務(wù)工作;函數(shù)公式

中圖分類(lèi)號(hào):F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)33-0167-03

一、SLN、DDB、SYD函數(shù)在折舊計(jì)算中的應(yīng)用

目前我們常用的固定資產(chǎn)折舊方法主要有年限平均法、工作量法、雙倍余額遞減法和年數(shù)總和法等,Excel軟件為我們提供了計(jì)算折舊的專(zhuān)門(mén)函數(shù)SLN、DDB、SYD。具體的方法如下:

(一)SLN函數(shù)

1.年限平均法

例1:甲公司購(gòu)買(mǎi)了一輛價(jià)值250000元的汽車(chē),使用年限為10年,估計(jì)殘值為50000元,采用年限平均法計(jì)提折舊。

按照年限平均法計(jì)算的年折舊應(yīng)為:(250000-50000)÷10=20000元,如果用SLN函數(shù)計(jì)算,應(yīng)當(dāng)建一個(gè)Excel表格,輸入該固定資產(chǎn)的原值、預(yù)計(jì)殘值、使用年限等資料,再設(shè)置函數(shù)公式如圖1所示:

公式C5=SLN($A$2,$B$2,$C$2),表示絕對(duì)引用單元格A2、B2、C2中的數(shù)值,求出第1年的折舊值,將單元格C5中的公式自動(dòng)填充到單元格C6至C14中,即計(jì)算出其他年份的折舊金額。

2.工作量法

例2:甲公司購(gòu)買(mǎi)了一輛價(jià)值250000元的汽車(chē),估計(jì)殘值為50000元,預(yù)計(jì)總工作量為10萬(wàn)公里行程,具體行駛里程如圖2,按工作量法計(jì)提折舊,現(xiàn)在用SLN函數(shù)進(jìn)行計(jì)算,設(shè)置函數(shù)公式如圖2所示:

公式C4=SLN($A$2,$B$2,$C$2),表示絕對(duì)引用單元格A2、B2、C2中的數(shù)值,求出單位工作量折舊額,再設(shè)置公式C6=B6*$C$4,然后將單元格C6中的公式自動(dòng)填充到單元格C7至C10中,即計(jì)算出其他年份的折舊金額。

(二)DDB函數(shù)

例3:仍延用例1,假設(shè)其他條件不變,只將按年限平均法計(jì)提折舊改為按雙倍余額遞減法計(jì)提折舊。

按照雙倍余額遞減法計(jì)算的第1年折舊應(yīng)為:250000*2÷10=50000元,如果用DDB函數(shù)計(jì)算,應(yīng)當(dāng)建一個(gè)Excel表格,輸入該固定資產(chǎn)的原值、預(yù)計(jì)殘值、使用年限等資料,再設(shè)置函數(shù)公式如圖3所示:

公式C5=DDB($A$2,$B$2,$C$2,B5,2),表示絕對(duì)引用單元格A2、B2、C2中的數(shù)值,求出第1年的折舊額,然后將單元格C5中的公式自動(dòng)填充到單元格C6至C14中,即計(jì)算出其他年份的折舊金額。

(三)SYD函數(shù)

例4:仍延用例1,假設(shè)其他條件不變,只將按年限平均法計(jì)提折舊改為按年數(shù)總和法計(jì)提折舊。

按照年數(shù)總和法計(jì)算的第1年折舊應(yīng)為:(250000-50000)×10÷(1+2+3+4+5+6+7+8+9+10)=36363.64元,如果用SYD函數(shù)計(jì)算,應(yīng)當(dāng)建一個(gè)Excel表格,輸入該固定資產(chǎn)的原值、預(yù)計(jì)殘值、使用年限等資料,再設(shè)置函數(shù)公式如圖4所示:

公式C5=SYD($A$2,$B$2,$C$2,B5),表示絕對(duì)引用單元格A2、B2、C2中的數(shù)值,求出第1年的折舊額,然后將單元格C5中的公式自動(dòng)填充到單元格C6至C14中,即計(jì)算出其他年份的折舊金額。

二、YEAR、NETWORKDAYS函數(shù)在工齡和應(yīng)收賬款賬齡計(jì)算中的應(yīng)用

我們?cè)谌耸鹿べY數(shù)據(jù)管理和應(yīng)收賬款賬齡分析等工作中,經(jīng)常需要運(yùn)用時(shí)間函數(shù)對(duì)諸如年齡、考勤、賬齡、項(xiàng)目開(kāi)工至竣工耗時(shí)等數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換計(jì)算整理,以便于后期數(shù)據(jù)處理,Excel軟件為我們提供了很多有關(guān)時(shí)間計(jì)算的函數(shù),這里我們共同學(xué)習(xí)一下YEAR、NETWORKDAYS兩個(gè)較為常用的函數(shù)。

(一)YEAR函數(shù)

例5:某公司職員名單如圖5所示,內(nèi)容包括了職員的姓名、性別、出生日期,要求計(jì)算各員工年齡,如果人數(shù)眾多,年齡計(jì)算將會(huì)是一件煩瑣的事情,如果使用YEAR函數(shù)則可自動(dòng)計(jì)算,非常方便,具體設(shè)置公式如圖5:

設(shè)置公式D2=YEAR(TODAY())- YEAR(C2),然后將單元格D2中的公式自動(dòng)填充到單元格D3至D9中,即計(jì)算出各職員的年齡。

(二)NETWORKDAYS函數(shù)

例6:某建設(shè)單位各建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)間和竣工時(shí)間如圖6所示,除第一個(gè)項(xiàng)目外其余項(xiàng)目遇左方節(jié)假日均不計(jì)入建設(shè)期,要求計(jì)算各建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工至竣工的工作日工期,如果使用NETWORKDAYS函數(shù)可自動(dòng)計(jì)算,非常方便,具體設(shè)置公式為E2=NETWORKDAYS(C2,D2),E3=NETWORKDAYS(C3,D3,$A$2:$A$21),然后將E3中的公式自動(dòng)填充到單元格E4至E5中,即計(jì)算出各項(xiàng)目的建設(shè)工期。

三、IF函數(shù)在個(gè)所稅計(jì)算中的應(yīng)用

各個(gè)單位在日常職工工資發(fā)放過(guò)程中都涉及計(jì)算個(gè)人所得稅的工作,由于個(gè)人所得稅采用差額累進(jìn)稅率,因而計(jì)算起來(lái)比較麻煩,在實(shí)際工作中有的財(cái)務(wù)人員已學(xué)會(huì)使用IF函數(shù)來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題,讓我們來(lái)看看下面的例題就知道了。

例7:2008年9月公司發(fā)放職工工資時(shí)代扣個(gè)人所得稅,按照稅法規(guī)定計(jì)算的各職工應(yīng)納稅所得額如圖7所示,現(xiàn)設(shè)置公式計(jì)算個(gè)人所得稅如下:

C2=IF(B2<0,0,IF(B2<500,B2*0.05,IF(B2<2000,B2*0.1-25,IF(B2<5000,B2*0.15-125,IF(B2<20000,B2*0.2-375,IF(B2<40000,B2*0.25-1375,IF(B2<60000,B2*0.3-3375,IF(B2<80000,B2*0.35-6375)))))))),由于例題中公司人員應(yīng)納稅所得額沒(méi)有超過(guò)80000萬(wàn)元者,所以上述公式只計(jì)算到80000元以?xún)?nèi),具體使用時(shí)大家可以以此類(lèi)推增設(shè),將單元格C2中的公式自動(dòng)填充到單元格C3至C9中,即計(jì)算出各位職工的個(gè)人所得稅金額。

四、VLOOKUP函數(shù)在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查找取數(shù)中的應(yīng)用

VLOOKUP函數(shù)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的精確查找和近似查找,在數(shù)據(jù)查找方面有著重要的作用,比如上例中關(guān)于個(gè)人所得稅的計(jì)算,實(shí)際上也可以借助VLOOKUP函數(shù)來(lái)計(jì)算。

例8:仍延用例7,先輸入如圖8所示數(shù)據(jù)資料,再分別設(shè)置如圖8和圖9中C13和D13兩個(gè)公式,用于查找并選取第一個(gè)職工應(yīng)納稅所得額的適用稅率和速算扣除數(shù),然后設(shè)置公式E13=B13×C13-D13計(jì)算出該職工的個(gè)人所得稅,最后將C13:E13中的公式填充到C14:E20之間,計(jì)算出所有職工的個(gè)人所得稅。

五、RANK函數(shù)在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)比較排序中的的應(yīng)用

RANK函數(shù)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)排名,廣泛運(yùn)用于績(jī)效考評(píng)和與業(yè)績(jī)掛鉤的獎(jiǎng)金計(jì)算等方面,在公式設(shè)置方面比排序更為方便。

例9:甲公司根據(jù)職工完成銷(xiāo)售額任務(wù)排名計(jì)算其個(gè)人浮動(dòng)獎(jiǎng)金,具體如圖10所示,現(xiàn)分別設(shè)置如圖10和圖11中C9和D9兩個(gè)公式,用于比較計(jì)算第一個(gè)職工的銷(xiāo)售額排名和浮動(dòng)獎(jiǎng)金比例,然后設(shè)置公式E9=B9×D9計(jì)算出該職工的浮動(dòng)獎(jiǎng)金,最后將C9:E9中的公式填充到C10:E16之間,計(jì)算出所有職工的浮動(dòng)獎(jiǎng)金。