我國人事檔案管理中的新問題和對策

孫江麗

摘要：人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。伴隨人事制度改革的深入，事業(yè)單位聘任制的實施，企事業(yè)單位的優(yōu)勝劣汰，畢業(yè)生的自主擇業(yè)和出國熱潮的沖擊及人們就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，在實際管理中的新問題也日益暴露出來。本文對此提出了一些構(gòu)想。

關(guān)鍵詞：人事檔案 三齡一歷 人檔分離

一、我國人事檔案管理中的新問題

1、棄檔現(xiàn)象

“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關(guān)記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。“據(jù)一項調(diào)查統(tǒng)計，目前人才流動服務(wù)中心管理的人事檔案已近300萬份，但20%卻成為無人問津的死檔?！薄皸墮n”己成為普遍現(xiàn)象。人事檔案作為人生經(jīng)歷記錄，在一段時間內(nèi)曾被視為人們的“生命線”，嚴(yán)肅而神秘，隨意拋棄檔案在若干年前是不可思議的，但近些年，越來越多的人把檔案看作可有可無的身外之物。

2、擅自扣檔

在人才流動渠道漸趨通暢和多元化的今天，人們有了更大的自主擇業(yè)權(quán)力，可以辭職、跳槽。為了留住人才，也為了迫使跳槽人員將業(yè)務(wù)交接清楚，其他手續(xù)辦理妥當(dāng)，某些單位就以扣留人事檔案為“殺手銅”來防止和降低自身的損失。

3、擅自建檔

很多城市尤其是沿海地區(qū)經(jīng)濟發(fā)達城市中的許多單位，為了吸引眾多的“三高”人才，改變了過去人才調(diào)動的一些做法，可以不要當(dāng)事人的人事檔案，并且有些單位還許諾可以為其重新建檔。比如某市一所高校為了吸引人才亮出新招:“因調(diào)動被單位除名或辭退的高層次人才，一經(jīng)錄用，可恢復(fù)原有身份，并連續(xù)計算工齡?！?/p>

4、“三齡一歷”內(nèi)容失真

“三齡”是指年齡、工齡、黨齡;“一歷”即學(xué)歷。近幾年來，人事檔案造假日益泛濫起來，比較普遍的情況是“工齡越來越早，年齡越來越小，學(xué)歷越來越高，資格越來越老”，這一問題嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來諸多麻煩。

二、國外人事檔案管理的先進經(jīng)驗

1、人檔分離式管理

在日本，個人的人事檔案可能分散在工作單位、公安當(dāng)局、信息公司三個不同部門，這三個部門分別根據(jù)工作需要，收集、保存檔案內(nèi)容的側(cè)重點也不同。本單位只收集員工履歷和與人事考核有關(guān)的材料，如果與員工的雇傭關(guān)系結(jié)束，其人事檔案并不隨人走，仍保留在原單位，不外借也不移交;公安當(dāng)局收集政治動向材料，但不為外單位提供利用;而信息公司則收集一切可能有出賣價值的材料。人檔分離、代為收集、代為保管的方式，既不限制人員流動，又有效地節(jié)約開支;既便利單位使用，又避免增加負(fù)擔(dān)，在一定程度上對我國人事檔案管理改革有借鑒意義。

2、人事檔案的有條件部分開放

我國人事檔案只供本部門及上級領(lǐng)導(dǎo)部門利用，但在美國、澳大利亞、加拿大等國家，人事檔案還可以部分的向本人和被法院授權(quán)的機構(gòu)或個人開放。在美國，所有現(xiàn)正任職或已離職的雇員都可以在正常工作日，出于合理的需要申請查閱本人除鑒定、考核、錄用等材料外的人事檔案，檔案保存部門必須為查閱者提供免費的影印件。如果雇員對人事檔案的部分內(nèi)容產(chǎn)生質(zhì)疑，可向主管部門提出并與之探討，如判定確有錯誤信息，可將其剔除或由本人提交一份澄清事實的備忘錄，并要求把它放入人事檔案中。

3、人事檔案現(xiàn)代化管理

“美國在圣路易斯州設(shè)有全國人事文件中心，保管著聯(lián)邦文職人員的人事文件

7000多萬卷，在這個文件中心，所有的檢索工作都己經(jīng)實現(xiàn)自動化，人員的各種數(shù)據(jù)、案卷編號和庫房位置都已輸入電子計算機，隨時可以根據(jù)需要提供各種人才信息，找到所需要的各類人才。我國可以在實踐中進行嘗試和探索。當(dāng)然借鑒國外經(jīng)驗不能盲目，應(yīng)當(dāng)尊重我國國情，保持我國人事檔案管理的特點，有選擇地學(xué)習(xí)、借鑒。

三、我國人事檔案管理的構(gòu)想

1、分層次審核

干部檔案審核工作中按照分層次審核、分階段推進的思路，“三齡一歷”認(rèn)定上把好“實”字關(guān)。對干部的“三齡一歷”嚴(yán)格政策，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，客觀公正，實事求是，做到不遷就照顧，不怕得罪人。特別是在認(rèn)定干部出生年月和參加工作時間時，逐個分析，逐個確認(rèn)。對每個干部的“三齡一歷”先后審核多遍，既保證了上級的有關(guān)政策落到實處，又使認(rèn)定結(jié)果符合干部的真實情況。

2、收集補充新內(nèi)容

過去規(guī)定人事檔案收集歸檔的范圍包括:履歷材料;鑒定、考核、考察材料;學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;獎勵材料;處分材料;錄用、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、工資等材料;其他可供組織上參考的材料等。這些材料顯然它們己經(jīng)不能滿足新形勢的需要，不能適應(yīng)當(dāng)前對人才全方位、深度考核的要求，人事檔案的內(nèi)容函待改革，新的精練有效的內(nèi)容構(gòu)成呼之欲出。

（1）業(yè)務(wù)表現(xiàn)材料 著重記錄一個人在工作上的成績，以及它所受到的包括來自政府和民間的各類獎勵。從這些材料里，應(yīng)當(dāng)能夠看出當(dāng)事人的工作能力、技術(shù)水平、工作態(tài)度和所獲成績。更利于人才的調(diào)配和選拔使用。

（2）繳納養(yǎng)老金、公積金、各項保險金和簽訂合同的記錄都可以納入檔案，或者根據(jù)需要和可能建立諸如心理健康檔案、身體健康檔案等適應(yīng)用人單位需要的特色內(nèi)容，這樣不僅能增強公民的檔案意識，還能以最適應(yīng)社會需求的內(nèi)容提高檔案的使用頻率，顯示它的價值，人們對檔案也就必然會更加重視，隨之將逐漸瓦解數(shù)量龐大的“棄檔族”。

總之，人事檔案作用不可忽視，不可弱化，因而討論的焦點不是取消傳統(tǒng)人事檔案，另搞一套，而是如何改革人事檔案工作，強化其效用，使之適應(yīng)社會政治經(jīng)濟變化，更好地為人事工作服務(wù)。

3、人事檔案管理的信息化

展望未來人事檔案管理工作的景象，將看不到包羅萬象的檔案袋，代之以各種編碼、數(shù)據(jù)庫等電腦數(shù)據(jù)資料。用人單位如果需要養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等方面內(nèi)容，或各種資格證書、考試資料等，都可憑一定手續(xù)被授權(quán)上網(wǎng)查找，這樣得到的信息既準(zhǔn)確，又快捷。這種靈活方便的新辦法更適應(yīng)新形勢，是未來不可阻擋的潮流。更多的構(gòu)想還需要進一步探索，如可以嘗試IC卡形式，用IC卡儲存?zhèn)€人的基本資料，由個人持有，但數(shù)據(jù)庫中的修改權(quán)限只有人事部門擁有。

參考文獻：

1、王云慶、苗壯:《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》，青島出版社，2004年2月版。

2、花慶紅、加礦梅:對人事檔案管理工作的幾點思考，《陜西檔案》，2007年第l期。