信息管理在企業(yè)決策中的作用

蔡斌斌

摘要：信息管理是企業(yè)提高競爭力的核心內(nèi)容。建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)從硬件、軟件和人才培養(yǎng)三個方面著手。在介紹信息管理的流程的基礎(chǔ)上，文章從企業(yè)決策角度探討了信息管理的作用。

關(guān)鍵詞：信息管理 企業(yè)決策 時效性

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，信息作為一種資源是生產(chǎn)力的體現(xiàn)形式之一。特別是在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境，信息管理建設(shè)已成為企業(yè)提高競爭力的核心內(nèi)容。信息管理能夠使企業(yè)充分利用實時的信息資源，而不再是事后才反映企業(yè)運作效果。由于信息的及時性、主動性，并直接參與到到企業(yè)的運作過程中，讓企業(yè)提高運作效率，提高市場競爭力。

一、信息管理系統(tǒng)建立的條件

企業(yè)信息管理是對企業(yè)生產(chǎn)及管理過程中所涉及到的一切文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行管理的總稱。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會，企業(yè)信息管理有了新的含義?，F(xiàn)代企業(yè)信息管理是指在企業(yè)范圍內(nèi)，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的信息技術(shù)來研究信息資源在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中被開發(fā)利用的規(guī)律，并依據(jù)這些規(guī)律來科學(xué)的對信息資源進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)活動。建立信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下三個基本條件：

（1）硬件環(huán)境硬件設(shè)備是建立信息管理系統(tǒng)基本物質(zhì)條件，如計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施。隨著因特網(wǎng)的日益普及，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)化辦公已蔚然成風(fēng)，在客觀上使企業(yè)具備了開展信息技術(shù)應(yīng)用水平的硬件環(huán)境。最近Cisco公司宣布，中國市場已經(jīng)成為Cisco全球第四大市場，這說明國內(nèi)企業(yè)用戶的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)達(dá)到一定的國際水平。

（2）軟件環(huán)境信息硬件設(shè)備只有與業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)相結(jié)合才能有效發(fā)揮作用。企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)在建立基本硬件環(huán)境的基礎(chǔ)上，開發(fā)使用適當(dāng)企業(yè)實際情況的業(yè)務(wù)軟件。以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為例，大多數(shù)中小企業(yè)沒有建立統(tǒng)一共享的中央數(shù)據(jù)庫，各個部門自成體系，數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)嚴(yán)重與數(shù)據(jù)資源不足并存，缺乏友好的信息系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)環(huán)境，信息價值的轉(zhuǎn)換機(jī)制不完善，不能有效地利用信息資源。

（3）人才培養(yǎng)企業(yè)在實施信息管理的過程中，急需既懂信息技術(shù)又懂經(jīng)營管理的復(fù)合型人才。因此，不僅要對企業(yè)管理者進(jìn)行企業(yè)信息化管理知識和相關(guān)理念的培訓(xùn), 讓他們充分認(rèn)識到企業(yè)管理信息化在企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展中的重要性；還要加強(qiáng)對企業(yè)職工的信息化知識培訓(xùn),從而充分調(diào)動廣大企業(yè)職工開展企業(yè)管理信息化的積極性和主動性。

二、信息管理流程

高效的信息管理系統(tǒng)必須充分考慮企業(yè)條件與用戶的信息需求，并進(jìn)行系統(tǒng)地綜合和分析。這樣的系統(tǒng)應(yīng)包括：信息采集子系統(tǒng)、信息處理子系統(tǒng)、信息存儲子系統(tǒng)和信息查詢子系統(tǒng)。為此,企業(yè)在信息管理中必須重視對信息資源的管理。

（1） 提高信息識別度,充分收集相關(guān)信息。為提高信息的識別度,在信息資源分類、關(guān)鍵詞確定、搜索途徑選擇方面需要下較大工夫。只要類型定位合理、關(guān)鍵詞準(zhǔn)確、選擇路線科學(xué),就可縮短檢索時間,提高收集效率。在信息收集時必須根據(jù)收集類型和時間界限, 選擇合理的搜索途徑、收集方案和整理匯總方法,才能最終獲得企業(yè)最需要的信息資源。

（2） 充分挖掘信息價值,提高信息的開發(fā)度。信息管理就是對收集的信息資源進(jìn)行必要的分析、分類、整理匯總,提煉其實用價值, 并通過應(yīng)用平臺將信息傳輸?shù)接嘘P(guān)部門,達(dá)到使用的目的。為使信息資源得到合理開發(fā)與應(yīng)用, 企業(yè)應(yīng)逐步建立信息資源數(shù)據(jù)庫,確保信息資源能及時分類入庫,既方便查詢,也可避免重復(fù)收集, 還可以與相關(guān)單位實施網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合, 構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò),擴(kuò)大信息資源擁有量, 采取聯(lián)機(jī)檢索方式, 實現(xiàn)信息資源共享,充分挖掘信息價值。

三、信息管理在企業(yè)決策中的作用

1.高質(zhì)量的信息是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策的必要前提

一般來說, 企業(yè)面臨的形勢越復(fù)雜, 領(lǐng)導(dǎo)層次越高,所面臨的決策面、決策難度越大，決策者需求的信息面也越廣。按照企業(yè)階段性戰(zhàn)略目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)決策要求提供信息，應(yīng)當(dāng)成為信息收集篩選的出發(fā)點和著力點。這就要求信息管理人員對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)有準(zhǔn)確的把握，對企業(yè)經(jīng)營方針和經(jīng)營理念有正確的認(rèn)識，對企業(yè)的實情和工作任務(wù)較為熟悉和了解。同時，企業(yè)應(yīng)形成全方面的信息收集渠道：除了將企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、供銷、財務(wù)、人力資源等諸多信息納入管理平臺，還應(yīng)盡量利用公眾傳媒信息，如報刊雜志、電子網(wǎng)絡(luò)、交流會、展銷會等。

當(dāng)然，占有龐大信息量只是決策支持工作的第一步。信息的甄別和篩選決定了信息的質(zhì)量，也是工作的中心環(huán)節(jié)。在企業(yè)收集的大量中，存在著魚龍混雜的不當(dāng)信息。主要有四種即虛假信息、錯誤信息、片面信息和垃圾信息。事實證明這類信息越多為領(lǐng)導(dǎo)決策提供的信息效用越差。摒棄不當(dāng)信息的過程就是剔除“虛”、“偽”、“贅”、“濫”信息的過程，清除關(guān)系不大、來源不明、事實不清、可有可無的信息。提高收集信息針對性就是要針對某項具體事件、具體政策收集并提煉其重要的而非無關(guān)的、全面的而非零碎的、本質(zhì)的而非表面的信息情報,包括內(nèi)部的、外部的、歷史的、現(xiàn)實的信息。

2.信息管理有助于提高企業(yè)決策的效率

“ 當(dāng)其時，一語千金, 違其時, 一文不值”這句話道出了信息時效性的真諦。提高時效性是提高信息服務(wù)效用的核心。信息部門要時刻關(guān)注決策層在決策前、決策中、決策后的思維動態(tài)及軌跡，使信息始終跟緊合拍具有及時性和預(yù)見性。借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立起的信息管理平臺，企業(yè)決策層只需要輕松輸入所需信息的關(guān)鍵詞或主題等，既可獲得相關(guān)方面的資料。這樣大大提高了工作效率，有利在分析各種不同類型數(shù)據(jù)信息知識的基礎(chǔ)上，支持企業(yè)的快速決策，使企業(yè)能夠抓住市場機(jī)遇，實現(xiàn)組織目標(biāo)。

四、結(jié)束語

企業(yè)信息資源是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，是為實現(xiàn)企業(yè)的整體目標(biāo)服務(wù)的，是企業(yè)各項經(jīng)營活動的支柱，維系著企業(yè)的生存和發(fā)展。企業(yè)信息管理作為企業(yè)管理中一種新的管理思想和管理模式，通過對信息資源的科學(xué)整合與綜合管理，可以實現(xiàn)社會生產(chǎn)力跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)信息資源的高效管理越來越成為企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，以及融入國際市場經(jīng)濟(jì)的有力保障。

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作者單位：福建師范大學(xué)協(xié)和學(xué)院管理系