搞好新形勢下電子文件的歸檔管理

王　靜

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合的現(xiàn)代辦公技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)文件日益減少，取而代之的是大量的電子文件。對于海量的電子文件如何進(jìn)行歸檔與管理，是擺在檔案管理工作者面前的一個新課題。

一、電子文件的定義及其獨有的特點

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（采用國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894——2002））它主要包括文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、“多媒體文件”、“程序文件”等等。所以電子文件有其自己獨特的特點：

（一）它不再是直觀的紙質(zhì)文件，只有通過計算機特定的程序解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前狀態(tài)，人們才能識讀它。

（二）電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需要隨時改變或擴展或縮小其存儲空間，從而進(jìn)一步簡化了固定實體狀態(tài)的物理需求，節(jié)省了大量的空間及時間。

（三）電子信息和特定載體的分離性導(dǎo)致載體不再具有對信息的固化作用，計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性，使人們對信息的增刪更改十分方便。

（四）電子文件的信息存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著信息壓縮技術(shù)的進(jìn)步，磁、光介質(zhì)存儲設(shè)備存儲文字、圖像影像、聲音等信息的能力大大增加，實現(xiàn)了所謂的“海量存儲”。

（五）電子文件中的數(shù)字信息不再是靜止、固態(tài)、消極的信息，而是動態(tài)、可變、積極的信息。

（六）電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以組合稱之為“多媒體文件”，能夠更加真實地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差、易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤或用脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失；質(zhì)量較差的磁盤，還會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失，需制作多個備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。

網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

（一）借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了其職能活動的概貌；上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，也應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)過與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，再對歸檔的電子文件提出格式要求，但這種要求不能是唯一性的，還需認(rèn)可幾種通用性較強的軟件才行。

（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人與人的界限，使之能更好地收集整理職能活動范圍內(nèi)所形成的電子文件，同時也為基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容建立系統(tǒng)創(chuàng)造了條件。選擇該系統(tǒng)某一環(huán)節(jié)作為電子文件信息的匯集點也成為可能。

無論利用何種途徑歸檔，必須由計算機和信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔，即由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性。檔案部門接收的電子文件應(yīng)一律存入只讀光盤，最好不要用磁盤進(jìn)行存貯，更不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存載體。

三、電子文件歸檔的弊端

由于電子文件來源廣泛，形成一個電子文件，不僅要有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，而且還要有數(shù)據(jù)錄入者、信息管理者與計算機技術(shù)人員等人員的參與。將頭緒繁多的電子文件收集歸檔，失泄密的情況隨時可能發(fā)生，因此，除了必須有一套嚴(yán)格的保密措施外，還必須具有一套嚴(yán)密的歸檔程序。一方面，與紙質(zhì)文件相比，這是一項艱苦、細(xì)致、難度較大的工作。另外還因為大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤以為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作。另一方面，由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人員來講，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒，尤其對于日益先進(jìn)的電子竊密手段望而卻步。因此，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實。作為相關(guān)部門的負(fù)責(zé)同志和工作人員，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，盡快將電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，并與上級檔案管理部門相配合，結(jié)合自身實際，著眼于未來發(fā)展，努力建立起一套完善的歸檔制度，并從保密方面加以嚴(yán)格制約。

四、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫，被檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的立卷歸檔工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是基于手工管理檔案的需要。而在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣龐雜的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，由于當(dāng)前實行的是紙質(zhì)文件與電子文件并行的“雙軌制”，因此，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限。而電子文件，一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件。另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地被修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

因此，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作者一定要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，積極主動地采取多種措施，注重自身的知識更新，除了努力掌握檔案工作的基本知識外，還應(yīng)了解和掌握計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識、現(xiàn)代通信知識等現(xiàn)代科學(xué)知識，加快自身的知識結(jié)構(gòu)的變革，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。作為上級領(lǐng)導(dǎo)及檔案業(yè)務(wù)主管部門，也要以“只爭朝夕”的精神抓住機遇，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，以迎接這個全新的信息時代的到來?？傊挥芯邆淞松鲜鏊刭|(zhì)要求的檔案工作者，才能做好新形勢下的電子文件的歸檔管理工作。（作者單位：黃河檔案館）