利用過(guò)程中的檔案保護(hù)工作探析

堯　欣

一、加強(qiáng)利用過(guò)程中檔案保護(hù)工作研究的必要性和緊迫性

一方面，檔案利用是一個(gè)極為復(fù)雜的過(guò)程，它是檔案離開(kāi)正常的保管環(huán)境后最容易受到損害的工作環(huán)節(jié)。其一、由于人的介入，利用環(huán)境必須兼顧到檔案和人的雙重舒適性，然而實(shí)際上人的“舒適性”和檔案的“舒適性”是有一定差別的，加之利用場(chǎng)所既定范圍內(nèi)較大的人流量，使得對(duì)利用環(huán)境的控制變得更為困難；其二、檔案部門對(duì)電子檔案的利用保障能力不強(qiáng)。利用服務(wù)人員素質(zhì)良莠不齊、網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保障水平不高、抗干擾能力不強(qiáng)等都在威脅著檔案的安全。

另一方面，目前各檔案館對(duì)利用環(huán)境并沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尚不健全。在網(wǎng)上利用服務(wù)方面，利用服務(wù)部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)普遍較低、利用人員的安全防護(hù)意識(shí)不高、安全制度落實(shí)不到位、利用過(guò)程中無(wú)意侵權(quán)等一系列問(wèn)題交織在一起，不僅嚴(yán)重束縛了利用工作的開(kāi)展和檔案價(jià)值的發(fā)揮，還給檔案自身的安全造成極大威脅。因而，積極著手加強(qiáng)檔案利用過(guò)程中的保護(hù)工作尤為迫切。

二、檔案利用環(huán)境的模擬構(gòu)建

對(duì)于檔案利用錯(cuò)綜復(fù)雜的多元環(huán)境，筆者采用實(shí)驗(yàn)?zāi)M的方法對(duì)危害檔案載體安全的“硬環(huán)境”和影響檔案利用行為和檔案信息安全的“軟環(huán)境”進(jìn)行了剖析和研究。

1、交變的溫濕度環(huán)境，模擬檔案從庫(kù)房到利用場(chǎng)所、從保存環(huán)境到展覽環(huán)境、從庫(kù)房環(huán)境到運(yùn)輸環(huán)境的交替及運(yùn)輸過(guò)程中的環(huán)境變化、災(zāi)害環(huán)境（如火災(zāi)、冰凍）等現(xiàn)實(shí)環(huán)境。

2、光照環(huán)境，模擬復(fù)印機(jī)、掃描儀（數(shù)碼復(fù)印機(jī)）①的照射，展覽時(shí)的燈光照射，閱覽室內(nèi)的燈光（包括桌面燈）照射等現(xiàn)實(shí)環(huán)境。

3、正常利用時(shí)的溫濕度環(huán)境，模擬機(jī)器設(shè)備的運(yùn)行溫度、檔案閱覽室的溫濕度等現(xiàn)實(shí)環(huán)境。

4、非常規(guī)利用條件下的干熱環(huán)境，模擬遭遇特殊情況（如火災(zāi)、爆炸等超高溫條件）下的溫濕度環(huán)境、檔案展覽中的長(zhǎng)時(shí)間高溫照射等現(xiàn)實(shí)環(huán)境。

5、利用時(shí)的磨損環(huán)境，模擬自然災(zāi)害（如地震、泥石流等）造成的檔案實(shí)體損傷、人為損傷（如檔案在拿取和運(yùn)輸過(guò)程中由于操作失誤或裝具原因造成的劃傷或折損等）、設(shè)備對(duì)檔案的損傷（如光驅(qū)中的灰塵在讀盤時(shí)對(duì)光盤的劃傷等）、檔案數(shù)字化過(guò)程中的損傷（如掃描時(shí)拆裝檔案時(shí)的損傷）等現(xiàn)實(shí)環(huán)境。

三、加強(qiáng)利用過(guò)程中檔案保護(hù)工作的相關(guān)措施

（一）以強(qiáng)化檔案利用過(guò)程中的載體保護(hù)為根本

1、在閱覽室、縮微閱讀室等檔案利用場(chǎng)所應(yīng)采取防紫外措施

紫外光對(duì)紙張的耐折度和字跡色差有著很大的影響。用300w的紫外光連續(xù)照射24小時(shí)后，手稿紙、打印紙和繪圖紙等三種紙張的耐折度均下降了一半以上，膠片的密度也降低了一半。國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-86）對(duì)防紫外光照射也有明確的要求：“檔案庫(kù)及查閱檔案等用房均應(yīng)消除或減輕紫外線對(duì)檔案、資料的危害。天然采風(fēng)的檔案庫(kù)及其他業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)選用防紫外光玻璃和采用遮陽(yáng)設(shè)施，防止陽(yáng)光直射。檔案庫(kù)及查閱檔案等用房采用人工照明時(shí)，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時(shí)，應(yīng)有過(guò)濾紫外線和安全防火措施。”

2、嚴(yán)格控制對(duì)紙質(zhì)檔案原件的復(fù)印利用，引進(jìn)更為先進(jìn)和高效的復(fù)印方式

紙質(zhì)檔案原件，特別是保存年代較為久遠(yuǎn)的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復(fù)印機(jī)光源高強(qiáng)度的照射會(huì)對(duì)其造成嚴(yán)重的傷害。紙張?jiān)趶?fù)印40-60次后達(dá)到臨界狀態(tài)，之后紙張的性能將有大幅下降。為減少原件的利用次數(shù)，目前普遍采取的是以復(fù)制件代替原件的方法，并進(jìn)行定期的檢查和互拷貝。這種以物易物的方式既加大了工作人員的工作量，又不能從根本上解決原件的利用問(wèn)題。通過(guò)對(duì)紙張?jiān)趶?fù)印機(jī)光源和掃描儀光源（數(shù)字復(fù)印機(jī)光源）照射下的對(duì)比實(shí)驗(yàn)得出，傳統(tǒng)復(fù)印機(jī)光源對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的損傷要遠(yuǎn)大于掃描儀光源。因此，建議檔案館引進(jìn)新一代的復(fù)印設(shè)備——數(shù)字復(fù)印機(jī)，對(duì)檔案原件進(jìn)行一次掃描錄入作業(yè)，根據(jù)需要多次輸出，從根本上緩解檔案多次復(fù)印給檔案工作和檔案本身帶來(lái)的壓力。

3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性驗(yàn)證

實(shí)驗(yàn)中，經(jīng)過(guò)連續(xù)5次掃描后，手稿紙、打印紙和繪圖紙的抗張強(qiáng)度分別下降22.38%、27.10%、34.06%，耐折度分別下降35.29%、13.27%、34.48%。由此可見(jiàn)，多次連續(xù)掃描對(duì)紙張的物理性能有很大的影響。盡管在檔案數(shù)字化時(shí)原件只需經(jīng)過(guò)1-2次掃描，危害不大，但在實(shí)際操作過(guò)程中，往往會(huì)因?yàn)榭陀^條件或人為失誤等原因，使得原件不得不經(jīng)過(guò)多次掃描，加之部分檔案之前已經(jīng)過(guò)復(fù)印機(jī)、縮微拍攝機(jī)等不同類型的光源照射，必然對(duì)檔案原件造成嚴(yán)重的損傷。為此，建議檔案部門在紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前先對(duì)數(shù)字化掃描的必要性進(jìn)行充分論證，在掃描過(guò)程中也應(yīng)嚴(yán)格控制掃描次數(shù)，一般以不超過(guò)2次為宜，對(duì)于已進(jìn)行多次掃描的原件必須進(jìn)行及時(shí)的檢查和搶救修復(fù)。

4、電子檔案光盤存儲(chǔ)載體的選擇

光盤一直以來(lái)都被認(rèn)為是目前電子檔案最合適的存儲(chǔ)載體。然而當(dāng)今IT市場(chǎng)上光盤品牌繁多、種類各異、發(fā)展迅速（如第三代存儲(chǔ)光盤BD藍(lán)光光盤和HD-DVD的容量已達(dá)15-25G），加之業(yè)內(nèi)對(duì)此尚無(wú)權(quán)威的參考標(biāo)準(zhǔn)，如何選擇一種適合存儲(chǔ)電子檔案的光盤成為困擾檔案部門的一個(gè)實(shí)際問(wèn)題。本文試圖通過(guò)三種品牌光盤在各種實(shí)驗(yàn)環(huán)境中的測(cè)試，構(gòu)建一個(gè)光盤選擇的范例。在匯總?cè)N品牌各存儲(chǔ)格式光盤的實(shí)驗(yàn)結(jié)果后，運(yùn)用層次分析法AHP，按測(cè)試的條件搭建評(píng)價(jià)體系對(duì)光盤進(jìn)行分層評(píng)價(jià)和打分，最終結(jié)果如下：

當(dāng)存儲(chǔ)avi格式的文件時(shí)，得分順序依次為：SL-DVD＞Sony-DVD＞QH-DVD；當(dāng)存儲(chǔ)mp3格式的文件時(shí)，得分順序依次為：SL-DVD＞QH-DVD＞Sony-DVD；當(dāng)存儲(chǔ)jpg格式的文件時(shí)，得分順序依次為：Sony-DVD＞QH-DVD＞SL-DVD；當(dāng)存儲(chǔ)txt格式的文件時(shí)，得分順序依次為：Sony-CD＞Sony-DVD，即CD盤存儲(chǔ)txt格式文件更合適。綜合得分的順序依次為：SL-DVD＞Sony-DVD＞QH-DVD，在此試驗(yàn)中三菱盤的質(zhì)量最好。

在實(shí)際選購(gòu)過(guò)程中，除考慮光盤質(zhì)量外，還必須結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格、盤片容量、刻錄類型、自身需求等因素綜合取舍。

5、關(guān)注檔案在閱覽、展覽、運(yùn)輸?shù)壤脠?chǎng)合的安全

由于人的參與，檔案的閱覽和展覽等利用環(huán)境與庫(kù)房保管狀態(tài)相比有很大的變化。一般情況下，在閱覽或展覽場(chǎng)所，室內(nèi)濕度控制在70%左右，溫度控制在28℃左右②，這是人較為舒適的環(huán)境，但卻會(huì)給檔案帶來(lái)一定的傷害。為此建議：在提供紙質(zhì)檔案和膠片檔案閱覽時(shí)，要嚴(yán)格控制閱覽環(huán)境的光照和溫濕度條件以及檔案進(jìn)出庫(kù)的時(shí)間；在閱覽室等利用場(chǎng)所與庫(kù)房間設(shè)立專門的過(guò)渡區(qū)間，用于檔案進(jìn)出庫(kù)和高密度重復(fù)利用時(shí)的環(huán)境調(diào)控和時(shí)間平衡③；對(duì)光盤的讀盤時(shí)間進(jìn)行控制，一般一次性連續(xù)讀盤控制在3-4小時(shí)內(nèi)；做好紙質(zhì)檔案展覽，特別是異地展出時(shí)的小環(huán)境控制，對(duì)檔案展覽柜進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，采用硅膠、設(shè)備調(diào)控等多種方式對(duì)展覽環(huán)境進(jìn)行調(diào)節(jié)，減少檔案出庫(kù)利用時(shí)的損傷。

檔案平時(shí)展覽時(shí)還涉及檔案運(yùn)輸問(wèn)題。除了溫濕度環(huán)境的控制外，運(yùn)輸環(huán)境有別于閱覽環(huán)境的最突出特點(diǎn)就是運(yùn)輸過(guò)程中的顛簸，極易對(duì)檔案造成物理?yè)p傷。經(jīng)實(shí)驗(yàn)證明，光盤受磨損條件的影響較大，其次是膠片。保護(hù)層的磨損使介質(zhì)記錄層受到威脅，光盤誤碼率上升，膠片密度下降，在多次摩擦后甚至出現(xiàn)不能讀盤的現(xiàn)象。紙張尤其是手稿紙，各項(xiàng)性能指標(biāo)隨著摩擦次數(shù)的增多也有不同程度的下降。因此，建議在檔案特別是珍貴檔案原件運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)做好密封防震工作，裝具內(nèi)應(yīng)填裝塑料泡沫等減震物質(zhì)，檔案和裝具應(yīng)堆疊有序，到達(dá)目的地后應(yīng)進(jìn)行檢查和清理。另外，在利用場(chǎng)所還應(yīng)注意保持空氣的清潔和光驅(qū)、縮微閱讀器等設(shè)備的穩(wěn)定，力求防止利用時(shí)灰塵等漂浮物質(zhì)對(duì)檔案造成的破壞和影響。

6、做好利用場(chǎng)所的安全防護(hù)工作

檔案利用過(guò)程中意外性的火災(zāi)等災(zāi)害也直接對(duì)檔案的安全產(chǎn)生著威脅。實(shí)驗(yàn)中通過(guò)對(duì)干熱環(huán)境的模擬，測(cè)試了高溫條件對(duì)三種檔案載體的損傷情況。從測(cè)試數(shù)據(jù)看，紙張和光盤受高溫影響較大，膠片相對(duì)較小。紙張由于失水量逐漸增加，質(zhì)量、耐折度、抗張強(qiáng)度和白度等指標(biāo)均有顯著的下降，其中打印紙的降低幅度最大。光盤在干熱2小時(shí)后也出現(xiàn)盤面彎曲、破裂、不能讀盤等現(xiàn)象。由此可見(jiàn)，高溫環(huán)境對(duì)檔案載體的影響相對(duì)較大。在平時(shí)，重在防火防災(zāi)，而災(zāi)害發(fā)生后，還應(yīng)做好對(duì)利用場(chǎng)所二次災(zāi)害的防護(hù)工作，火災(zāi)發(fā)生后容易引發(fā)水災(zāi)、泥石流和坍塌等二次災(zāi)害。實(shí)驗(yàn)中通過(guò)高低溫交變環(huán)境模擬了二次水災(zāi)的狀況，結(jié)果表明，其危害程度要略高于干熱環(huán)境，即二次災(zāi)害的危害要大于火災(zāi)本身對(duì)檔案載體造成的損害。為此，在一次災(zāi)害發(fā)生后對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的隔離搶救也是檔案利用場(chǎng)所安全防護(hù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（二）以狠抓利用過(guò)程中的管理保護(hù)為重點(diǎn)

1、強(qiáng)化人員管理，提高利用人員素質(zhì)

（1）著力強(qiáng)化利用服務(wù)人員的保護(hù)意識(shí)和保護(hù)技能

檔案館的利用服務(wù)人員是整個(gè)利用過(guò)程的引導(dǎo)者，也是確保檔案安全利用的督導(dǎo)者。要培養(yǎng)一支合格的利用服務(wù)隊(duì)伍必須從以下幾方面著手：第一，培育良好的職業(yè)情操，鍛造過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能；第二，加強(qiáng)教育，強(qiáng)化利用服務(wù)人員的檔案保護(hù)意識(shí)；第三，進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高利用服務(wù)人員的檔案保護(hù)技能。

（2）注重對(duì)利用者檔案保護(hù)意識(shí)的宣傳和培養(yǎng)

檔案利用者是利用過(guò)程的主體，也是影響到檔案安全利用的直接關(guān)聯(lián)者。因此，對(duì)普通用戶進(jìn)行檔案安全利用的宣傳和教育是保護(hù)檔案的主要方法。例如，在檔案宣傳工作中，將檔案保護(hù)意識(shí)合理融入檔案的價(jià)值論中，輔以進(jìn)行法律法規(guī)的警示教育，用正反例證的方式向大眾宣講和普及，已達(dá)到檔案利用和保護(hù)“雙贏”的效果。

2、注重規(guī)范化管理，構(gòu)建有序的利用環(huán)境

（1）規(guī)范制度的制定

一套標(biāo)準(zhǔn)的利用規(guī)范不能僅僅是一份張貼于閱覽室門前的布告，它應(yīng)該是一套涵蓋和囊括整個(gè)利用過(guò)程及其相關(guān)因素在內(nèi)的規(guī)則體系，作者認(rèn)為至少應(yīng)包含檔案利用服務(wù)人員的工作守則（包括必備素質(zhì)、監(jiān)管職責(zé)、接待程序、利用借閱手續(xù)和注意事項(xiàng)、對(duì)突發(fā)事件的處置方法、利用完畢后的安全檢查和處理程序等）、利用設(shè)備的管理規(guī)范（包括設(shè)備的介紹與日常維護(hù)、設(shè)備的使用操作和注意事項(xiàng)等）、利用者手冊(cè)（包括館藏介紹、利用須知、利用程序及注意事項(xiàng)、相關(guān)法規(guī)懲處措施摘編、意見(jiàn)反饋等）、利用環(huán)境控制規(guī)范（包括借閱室等利用場(chǎng)所的布置，溫濕度、光源、空氣質(zhì)量、防火防盜等方面的設(shè)計(jì)要求）等要素。

（2）規(guī)范制度的執(zhí)行

檔案利用規(guī)章制度若在制定后不能得到徹底的貫徹落實(shí)，就是一紙空文。要切實(shí)落實(shí)規(guī)范制度，就要做到：一、實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制和賞罰制度。對(duì)利用服務(wù)人員必須有明確的責(zé)任分工和相應(yīng)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)利用者違反利用規(guī)章造成檔案損壞或檔案信息泄露的應(yīng)根據(jù)規(guī)定予以相應(yīng)的懲處，情節(jié)嚴(yán)重者還應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)予以刑事或民事處罰；二、排除干擾，公正執(zhí)法。檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵照已有的規(guī)章制度，秉公執(zhí)法，不徇私情，以保證整個(gè)利用環(huán)境的安全有序；三、建立全方位的檢查機(jī)制，包括對(duì)工作人員的服務(wù)工作、利用設(shè)備、利用環(huán)境等的全面檢查。

（3）規(guī)范制度的修改與完善

一般而言，標(biāo)準(zhǔn)每5年就應(yīng)復(fù)審修訂一次，館內(nèi)制定的利用規(guī)范更應(yīng)如此。一方面，由于電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得電子檔案的載體和儲(chǔ)存利用方式都處于不斷的更新和變化之中，檔案利用規(guī)范應(yīng)根據(jù)新情況進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和修訂。另一方面，在實(shí)際的利用過(guò)程中，現(xiàn)有的利用規(guī)范可能會(huì)存在不適用或不完善之處，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂，以不斷完善利用規(guī)范制度體系。

3、加強(qiáng)監(jiān)督管理，保持良好的利用秩序

監(jiān)督管理是確保檔案安全利用的一種重要管理手段，通過(guò)對(duì)利用情況全面如實(shí)地記錄，客觀地反映利用過(guò)程中暴露出的問(wèn)題，進(jìn)而為解決問(wèn)題和改進(jìn)工作提供參考和依據(jù)。第一，形成“人員管理鏈”。為確保利用服務(wù)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)到位，建議館內(nèi)適當(dāng)指派一至兩位主管領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)地對(duì)服務(wù)人員的工作情況進(jìn)行抽查或跟蹤檢查，利用服務(wù)人員對(duì)利用者的利用行為進(jìn)行監(jiān)督，形成一級(jí)對(duì)一級(jí)的監(jiān)控鏈，有效地對(duì)利用人員引發(fā)的利用安全問(wèn)題進(jìn)行防范和控制。第二，對(duì)利用全程的監(jiān)控管理。利用安裝監(jiān)視系統(tǒng)等手段，對(duì)利用者從踏進(jìn)利用場(chǎng)所開(kāi)始直至利用完畢檢查入庫(kù)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)管，以進(jìn)行有效的先期預(yù)警。第三，對(duì)檔案信息流向的有效監(jiān)管。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)域的設(shè)置、身份認(rèn)證、分級(jí)審查技術(shù)等可以從一定程度上限制信息的流動(dòng)范圍，但要對(duì)檔案信息進(jìn)行更為精確的監(jiān)管還需要檔案部門和相關(guān)信息部門的進(jìn)一步研究。

注釋：

①目前越來(lái)越多的檔案館開(kāi)始引進(jìn)或計(jì)劃引進(jìn)數(shù)碼復(fù)印機(jī)以替代模擬復(fù)印機(jī)，為使數(shù)據(jù)更全面更貼近實(shí)際，本實(shí)驗(yàn)中將數(shù)碼復(fù)印機(jī)的光源與掃描儀的光源一并進(jìn)行測(cè)試。

②錢唐根：《珍貴檔案異地展覽保護(hù)探討》，《上海檔案》，2003年第2期。

③DA/T21-1999《檔案縮微品保管規(guī)范》和DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：南昌陸軍學(xué)院