檔案管理理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響分析

錢　毅

檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進行組織的數(shù)據(jù)集合。在長期實踐中，數(shù)據(jù)庫以其獨特的優(yōu)點已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數(shù)據(jù)冗余度、管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實上，檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。

在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。

一、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理?！薄斑@實質(zhì)上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法?！闭驗槿绱?，“說得籠統(tǒng)一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開?！雹?/p>

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準和依據(jù)，根據(jù)嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實存在狀態(tài)與界線對事物進行區(qū)分的，強調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調(diào)了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他文獻數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一般是在來源單位層次上建立實體數(shù)據(jù)庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫對象對內(nèi)容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中融合。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個現(xiàn)實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計可以將全宗原則的諸多思想在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中實現(xiàn)，包括全宗內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)系等。像文書立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯(lián)系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過數(shù)據(jù)庫的設(shè)計得以體現(xiàn)。

第三，依據(jù)全宗理論進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護工作。按照這種思路進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動力、資金以及作用的發(fā)揮。

值得注意的是，雖然全宗原則是檔案管理的基本原則和方法，但它并不能解決檔案管理的所有問題。由于社會實踐的不斷發(fā)展，全宗原則面臨不少新的挑戰(zhàn)，也因此得到新的發(fā)展，這些發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)同樣產(chǎn)生了具體的影響。

1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數(shù)據(jù)庫。

雖然全宗原則強調(diào)一個來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設(shè)置專門機構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實體管理層面上已經(jīng)不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務(wù)部門單獨保管的管理方式。

與此相對應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計檔案數(shù)據(jù)庫對這些業(yè)務(wù)性較強的檔案實施專門化管理。

2、自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。

自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數(shù)情況下保證后者的完整性具有更為重要的現(xiàn)實意義。這里的工程項目就是一個邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發(fā)展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。

自由來源原則等理論為城建檔案數(shù)據(jù)庫、項目檔案數(shù)據(jù)庫等專門檔案數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)提供了理論基礎(chǔ)。它們以邏輯全宗為單位進行創(chuàng)建，符合其管理要求。

三、邏輯主義分類思路適合檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理

歷史上最著名的邏輯主義分類方法應(yīng)該就是法國國家檔案館館長卡繆和多努堅持的事由原則，該原則在法國大革命前就應(yīng)用于各國的國家檔案機構(gòu)，但這些國家檔案機構(gòu)所保管的大都是來源單一的檔案，所以事由原則尚能發(fā)揮作用。但面對改革后法國國家檔案館中來源、內(nèi)容、形式、種類、數(shù)量各不相同的檔案，這種分類方法就顯得捉襟見肘了。這兩任館長使用統(tǒng)一的事由原則對全部館藏進行統(tǒng)一分類，即使他們根據(jù)檔案復(fù)雜性的增加將事由大類由4類拓展到24類，也不能將所有檔案都劃分清楚。很明顯，在綜合性檔案館內(nèi)按照統(tǒng)一事由原則對檔案實體進行分類是典型的“刻舟求劍”的行為。但這并不能說明邏輯分類方法不能用于實體分類，而是它更多地適用于檔案的內(nèi)容分類。

邏輯分類法在檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理中有著非常普遍的應(yīng)用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內(nèi)容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內(nèi)容的需求也是多樣化的，但和現(xiàn)實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數(shù)據(jù)庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。我們絕沒有必要根據(jù)用戶的每一個需求重建數(shù)據(jù)庫，在表達邏輯需求方面，數(shù)據(jù)庫擁有強大的管理手段，我們可以依據(jù)我們感興趣的特征（或特征組合）通過索引、視圖、查詢等數(shù)據(jù)庫對象很方便地對檔案數(shù)據(jù)庫進行邏輯重組，好像魔方一樣，可以變換出我們需要展現(xiàn)的內(nèi)容。比如視圖在數(shù)據(jù)庫理論中有個綽號叫“虛表”，就形象地表達了視圖具有的邏輯力量，它可以將用戶關(guān)心的屬性從若干個基本表中抽取出來進行組合，滿足用戶的查詢和使用要求。而且在計算機環(huán)境中，由于軟硬件屏蔽了許多對用戶無關(guān)的內(nèi)容，使得用戶可以像操縱基本表一樣操縱視圖，就好像檔案實體真的是按照我們指定的特征進行分類一樣。

四、電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)

電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計之中，包括對其運動全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統(tǒng)檔案進行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo)的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標(biāo)、要求、規(guī)則等進行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實現(xiàn)的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。換言之，檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數(shù)據(jù)建設(shè)，而是要在第一時間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態(tài)跟蹤，將各個環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。美國當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計和實施在文件生成之際自動截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整?！雹?/p>

緊接著的問題在于如何確定用于描述的元素，元數(shù)據(jù)理論為此提供了解決方案。元數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，用于描述數(shù)據(jù)的內(nèi)容（what）、覆蓋范圍（where, when）、質(zhì)量、管理方式、數(shù)據(jù)的所有者（who）、數(shù)據(jù)的提供方式（how）等信息，是數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)用戶之間的橋梁。元數(shù)據(jù)通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現(xiàn)對信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實上，電子文件是多種不同類型信息的一個集合概念，對于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能是通過數(shù)據(jù)元素集定義資源對象的各類屬性，這些屬性的大量實例可以表達為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的表，或者以XML等形式進行置標(biāo)，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或各類應(yīng)用軟件進行管理?？梢?，以元數(shù)據(jù)為中間對象，可以利用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)電子文件的有效管理。

注釋：

①張輯哲：《維系之道——檔案與檔案管理》，北京：中國檔案出版社，1995年。

②戴維·比爾曼著，王健等譯：《電子證據(jù)——當(dāng)代機構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》，北京：中國人民大學(xué)出版社，1999年。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院