全面預(yù)算管理與ＥＲＰ的有機結(jié)合

【摘要】全面預(yù)算管理已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所接受和實施。傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理方式由于沒有IT環(huán)境的支持,已經(jīng)很難滿足企業(yè)的實際預(yù)算管理需要。本文結(jié)合揚州亞星客車股份有限公司的實踐，提出了在ERP系統(tǒng)下構(gòu)建全面預(yù)算管理模塊的理念設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】亞星客車；全面預(yù)算管理；整合ERP與預(yù)算

一、問題的提出

現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展要求實行預(yù)算管理?，F(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該是系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化、人本化的管理?！跋到y(tǒng)”所要求的是各種管理的融會而非集合；“戰(zhàn)略”所體現(xiàn)的是前瞻、有序而非“救火式”的應(yīng)付；“人本”所倡導(dǎo)的是“人管”而非“管人”。全面預(yù)算管理正是這樣一種集系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化、人本化理念為一體的現(xiàn)代企業(yè)管理模式。它通過業(yè)務(wù)、資金、信息的整合，明確、適度的授權(quán)、分權(quán)，戰(zhàn)略驅(qū)動的業(yè)績評價等，來實現(xiàn)資源合理配置、作業(yè)高度協(xié)同、戰(zhàn)略有效貫徹、經(jīng)營持續(xù)改善、價值穩(wěn)步增加的目標(biāo)。全面預(yù)算管理從20世紀(jì)20年代發(fā)展至今，已經(jīng)成為企業(yè)組織內(nèi)部控制系統(tǒng)的核心。目前全面預(yù)算管理在理論上的概括是相對完美的，但在實踐中和任何其他管理工具一樣，本身也存在不足與缺陷。如何融合、集成先進(jìn)的理論、方法、技術(shù)來創(chuàng)新預(yù)算管理，成為預(yù)算管理要解決的問題。

ERP，即企業(yè)資源計劃，是20世紀(jì)90年代初期興起的、以市場和客戶為導(dǎo)向的、以實行企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置、消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中一切無效的勞動和資源，實現(xiàn)信息流、物流、資金流、價值流和業(yè)務(wù)流的有機集成和以提高客戶滿意度為目標(biāo)，以計劃和控制為主線，以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)量、服務(wù)、信息和業(yè)務(wù)流程重組等功能為一體，面向供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法（ERP系統(tǒng)就是利用這種思想開發(fā)的軟件）。自從1981年沈陽第一機床廠引進(jìn)我國第一套MRP II軟件至今，成千上萬家企業(yè)實施了ERP項目，理論界也對ERP的管理思想和應(yīng)用過程進(jìn)行了有益的探討。

當(dāng)代信息科技的蓬勃發(fā)展，改變了人類的生產(chǎn)、生活方式，對企業(yè)組織產(chǎn)生了巨大的影響 ， 它改變了也正改變著企業(yè)的生存環(huán)境、 經(jīng)營思想、管理模式，加速了經(jīng)濟全球一體化的進(jìn)程 ，從而也重新定義了信息時代企業(yè)生存、發(fā)展的全新規(guī)則。ERP 系統(tǒng)在我國現(xiàn)代企業(yè)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，這為全面預(yù)算管理的完善、發(fā)展和應(yīng)用創(chuàng)造了條件。而以財務(wù)為核心的全面預(yù)算管理正是 ERP 事先計劃與事中控制思想的重要實現(xiàn)手段。面對高速發(fā)展的信息時代 、瞬息萬變的市場環(huán)境 、靈活多變的企業(yè)經(jīng)營思想，全面預(yù)算管理必須與ERP進(jìn)行有機的結(jié)合，融合各自的管理理念，建立全新的管理模式。但兩者為什么要進(jìn)行結(jié)合、到底應(yīng)該如何進(jìn)行有效結(jié)合、在實際應(yīng)用當(dāng)中又要如何處理好兩者之間的關(guān)系？本文結(jié)合揚州亞星客車股份有限公司的實踐，擬就此問題作一些探討。

二、全面預(yù)算管理與ERP有機結(jié)合的必要性與可行性

正如閻達(dá)五先生所說：預(yù)算控制等先進(jìn)的財務(wù)控制方法在我國運用程度非常低的原因，除了經(jīng)濟環(huán)境、思想觀念、財會人員水平和素質(zhì)等因素制約外，還有一個重要的原因就是沒有把財務(wù)控制方法與信息技術(shù)有機結(jié)合起來，沒有站在IT環(huán)境下探索財務(wù)控制的機理。因此我們有必要在信息系統(tǒng)環(huán)境下對傳統(tǒng)的預(yù)算管理進(jìn)行重新審視。

一方面，在預(yù)算編制方面，由于全面預(yù)算的編制不僅包括財務(wù)指標(biāo)，而且包括非財務(wù)指標(biāo)，涉及企業(yè)的方方面面，加之預(yù)算指標(biāo)之間的勾稽關(guān)系復(fù)雜，這就導(dǎo)致了預(yù)算的編制周期較長，必然耗費大量的人力、物力和時間。姑且不談手工方式的費時、費力，即使是電子表格軟件也存在著信息難以集成與共享、不支持預(yù)算跟蹤、安全性差、協(xié)調(diào)性弱等缺點，同樣也無法滿足全面預(yù)算管理的要求。而 ERP 是一個高度集成的管理信息系統(tǒng)，它能提供全面預(yù)算管理所需要的大部分?jǐn)?shù)據(jù)，其余的數(shù)據(jù)可通過擴展較容易地提供。具體來講，ERP系統(tǒng)提供了靈活的工具來編制預(yù)算，可復(fù)制歷史數(shù)據(jù)、建立預(yù)測模型，預(yù)測未來，可以模擬多個預(yù)算版本等等。ERP在預(yù)算領(lǐng)域提供的不僅是一種工具，也是一種思路。比如市場細(xì)分，比如標(biāo)準(zhǔn)成本等等。當(dāng)然預(yù)算終究是預(yù)算，它的目的不是絕對的精確，但畢竟當(dāng)實際偏離計劃時我們需要足夠的信息找到偏離的原因。ERP系統(tǒng)是一種注重細(xì)節(jié)（Go to detail）的平臺，它的來源不僅是理論更是實踐。因此，將全面預(yù)算與 ERP進(jìn)行結(jié)合，能方便有效地實現(xiàn)全面預(yù)算的編制。

另一方面，預(yù)算執(zhí)行和實時控制難度更大。當(dāng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，由于沒有實現(xiàn) IT 環(huán)境下集中管理模式，無法獲得實時動態(tài)的數(shù)據(jù)，無法按照各級別制定的具體預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行實時控制，無法進(jìn)行預(yù)算差異的及時分析，無法采取相應(yīng)的調(diào)整措施。在很多情況下，事后層層匯總的實際數(shù)據(jù)已經(jīng)失去了與預(yù)算數(shù)對比的意義，傳統(tǒng)的預(yù)算管理也就無法實現(xiàn)事先計劃和事中控制的思想。預(yù)算的分析考核要全面，而預(yù)算執(zhí)行和控制的最高形式是計算機系統(tǒng)。成功的預(yù)算要求經(jīng)由技術(shù)分析的數(shù)據(jù)具有正確性和相當(dāng)?shù)木_性，要有先進(jìn)、科學(xué)的內(nèi)部信息系統(tǒng)，如果預(yù)算的技術(shù)分析不正確，那么它是不會被接受和實施的。這就要求企業(yè)關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)預(yù)算信息及時傳遞與共享，迅速有效地應(yīng)用ERP,實現(xiàn)預(yù)算的實時監(jiān)控和修正。使用計算機系統(tǒng)將大大減少預(yù)算執(zhí)行的工作量，為進(jìn)一步細(xì)化預(yù)算、硬化控制提供了現(xiàn)代化的手段，預(yù)算編制流程、預(yù)算執(zhí)行流程、預(yù)算調(diào)整流程固化為計算機運行的程序，可以避免一些人為因素，增強全面預(yù)算管理應(yīng)有的剛性。全面預(yù)算管理如能得到ERP系統(tǒng)的支持，將為確保預(yù)算執(zhí)行的有效進(jìn)行和預(yù)算控制的有效發(fā)揮提供良好的信息平臺。

同時，預(yù)算體系的構(gòu)建具有復(fù)雜性和操作性不強等特點，而ERP成熟的理論為預(yù)算管理體系的設(shè)計和實施提供了指導(dǎo)，極大地提高了預(yù)算體系的科學(xué)性。在預(yù)算管理中，一方面借鑒ERP的思想，另一方面與ERP系統(tǒng)集成，改進(jìn)其技術(shù)面，可以提高預(yù)算的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和可操作性。尤為重要的是：ERP軟件系統(tǒng)只不過是先進(jìn)的管理理念傳輸?shù)妮d體，通過組織機構(gòu)的流程化整合，倡導(dǎo)團隊合作和人本主義精神，優(yōu)化了預(yù)算環(huán)境。

從另外一個角度來看，全面預(yù)算管理也有助于企業(yè)IT的發(fā)展。因為從市場應(yīng)用和需求來看，任何一個單元技術(shù)的信息化系統(tǒng)都顯得蒼白無力。只有通過整合，將企業(yè)管理與信息化復(fù)合技術(shù)進(jìn)行集成應(yīng)用，從而解決信息孤島問題，才能適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)的成長變化。預(yù)算管理也是體現(xiàn)ERP事前計劃和事中控制思想的重要手段，有助于以“生產(chǎn)”為中心的ERP推式管理向以“市場”為中心的ERP拉式管理轉(zhuǎn)化。

全面預(yù)算管理與ERP的有機結(jié)合也有其堅實的基礎(chǔ)和相當(dāng)?shù)目尚行?。因為全面預(yù)算管理與 ERP 體現(xiàn)了相同的核心理念，即都是合理配置企業(yè)資源，使之為企業(yè)創(chuàng)造價值。同時，以財務(wù)為核心的全面預(yù)算管理是ERP系統(tǒng)的重要組成部分，兩者的結(jié)合必將是相得益彰。

三、全面預(yù)算管理與ERP有機結(jié)合的實踐與探索

作為一個有著50多年歷史的老國有企業(yè)，揚州亞星客車股份有限公司（亞星客車600213，上交所）的全面預(yù)算管理和信息化工作也走過了曲折的道路。

全面預(yù)算管理工作。由于幾十年計劃經(jīng)濟深深的烙印，公司上下對預(yù)算和全面預(yù)算管理存在著這樣和那樣的誤解：有人認(rèn)為預(yù)算僅僅是一種計劃形式，將預(yù)算管理與計劃管理混為一談；有人認(rèn)為預(yù)算主要涉及財務(wù)數(shù)據(jù)，與業(yè)務(wù)部門和其他職能部門關(guān)系不大；尤其是業(yè)務(wù)部門，認(rèn)為市場變幻莫測，根本就無法編制預(yù)算。但作為一種數(shù)量化的控制手段，預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個能把組織的所有關(guān)鍵問題融合于一個體系中的管理控制方法之一。經(jīng)過認(rèn)真研究，從1999年開始，亞星客車決定在公司強力推行全面預(yù)算管理。通過加強學(xué)習(xí)、轉(zhuǎn)變觀念、夯實基礎(chǔ)管理工作、組織機構(gòu)流程化重組等，建立了預(yù)算組織與預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。初期主要借助EXCEL工具進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。

信息化工作。亞星客車股份有限公司與其他許多國有企業(yè)一樣，也經(jīng)歷了封閉式自我開發(fā)、低水平單一模塊運用等階段。這些軟件主要以模仿、替代手工為主，立足于借助計算機去滿足手工狀態(tài)下企業(yè)內(nèi)部控制和信息管理的要求。很少甚至根本沒有顧及信息技術(shù)自身的特性，基本為手工業(yè)務(wù)的翻版，增加了管理成本。在實施全面預(yù)算管理一年后，經(jīng)過廣泛而認(rèn)真的調(diào)查研究與認(rèn)證，并充分結(jié)合全面預(yù)算管理的實踐與需求，公司決定全面采用全球領(lǐng)先的ERP系統(tǒng)SAP R/3，通過系統(tǒng)的運用，引入先進(jìn)的管理理念。

經(jīng)過幾年的努力和大量耐心、細(xì)致的艱苦工作，亞星客車初步建立起以價值創(chuàng)造為目標(biāo)、以現(xiàn)金流為紐帶、以成本費用控制為重點、以責(zé)任報告信息為基礎(chǔ)的全面預(yù)算管理，并初步實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)和全面預(yù)算管理的和諧統(tǒng)一，初步實現(xiàn)了經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)會計、管理會計與信息系統(tǒng)的協(xié)同。

首先， 預(yù)算已成為引導(dǎo)和控制企業(yè)經(jīng)營活動全過程的重要標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算管理成為企業(yè)經(jīng)營活動的起點，是業(yè)務(wù)處理的核心和導(dǎo)向，每一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都受預(yù)算信息的引導(dǎo)和制約，預(yù)算成為經(jīng)濟業(yè)務(wù)能否順利流轉(zhuǎn)的重要標(biāo)志。

其次，企業(yè)的財務(wù)核算以預(yù)算為前提，財務(wù)會計與管理會計實現(xiàn)了有機統(tǒng)一。預(yù)算細(xì)目與明細(xì)會計科目具有一一對應(yīng)的關(guān)系，預(yù)算編制的深度和廣度決定了會計核算的深度和廣度，集成的信息系統(tǒng)也為兩者的統(tǒng)一提供了可能。在集成的 R/3 系統(tǒng)中， 財務(wù)會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理所基于的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是統(tǒng)一的，每項業(yè)務(wù)交易的單獨處理都具有高度的系統(tǒng)集成性。在基本數(shù)據(jù)輸入以后，財務(wù)會計系統(tǒng)會進(jìn)行一系列的操作（包括更新賬戶、賬戶匯總、計算余額表數(shù)據(jù)、資產(chǎn)負(fù)債分析以及損益分析等），其中每次操作都使管理會計系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)同時得到相應(yīng)的更新。所以，財務(wù)會計和管理會計實際上是ERP財會系統(tǒng)同一個硬幣的正反兩面，二者之間是相互支持、相互補充、不可或缺的關(guān)系。

同時， 有關(guān)數(shù)據(jù)可以從其它模塊獲得， 實現(xiàn)了信息共享。如物料、 銷售、資產(chǎn)管理等模塊的業(yè)務(wù)，能通過特殊的科目指定，自動地將有關(guān)數(shù)據(jù)傳送到成本核算模塊中，有時甚至不需要通過總分類賬模塊的記錄。這就確保了一次錄入，數(shù)據(jù)共享，滿足對外公布信息和內(nèi)部管理的要求，從而在信息共享方面實現(xiàn)了財務(wù)會計和管理會計的有機統(tǒng)一。

最后，以“機器管人”為代表的內(nèi)部控制功能得以真正實現(xiàn)。如SAP系統(tǒng)中的預(yù)算管理模塊FM，其功能主要是期初輸入預(yù)算，平時做相關(guān)業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)自動檢測相關(guān)預(yù)算是否超過，若超過就不能繼續(xù)向下做業(yè)務(wù)，從而達(dá)到事前控制的目的。

當(dāng)然，我們也深刻認(rèn)識到，目前我們僅是淺層次、初步的將全面預(yù)算管理與ERP進(jìn)行了結(jié)合，許多方面還有待我們進(jìn)一步提高與創(chuàng)新。如： R/3配備有適當(dāng)?shù)慕缑鎭砑捎脩糇约旱能浖蛲鈦淼能浖?，它提供的開放性接口，可以方便地將第三方軟件產(chǎn)品有效地集成到R/3系統(tǒng)中來。而公司目前還局限于使用其自身功能或修修補補式的二次開發(fā)。若能在SAP R/3的企業(yè)ERP系統(tǒng)架構(gòu)上，進(jìn)一步研發(fā)構(gòu)建能夠與SAP R/3系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時交換、流程無縫集成的全面預(yù)算管理體系與解決方案，將會使ERP與全面預(yù)算管理的結(jié)合提升到新的高度。

從宏觀上說，21世紀(jì)世界經(jīng)濟的基本特征是國際化、金融化、知識化；從微觀上說，人類社會將從工業(yè)社會轉(zhuǎn)入信息社會。顧客化、競爭化、變化三種力量，他們或者獨立，或者合在一起，正在驅(qū)使今天的企業(yè)越來越深地陷入令多數(shù)大董事和經(jīng)理驚恐不安的境地（邁克爾，哈默、詹姆斯，錢皮，1998）。企業(yè)競爭環(huán)境的不確定性加大了企業(yè)決策與控制的風(fēng)險，而全面預(yù)算管理與ERP都必須以價值創(chuàng)造和公司戰(zhàn)略目標(biāo)為主線，以提高公司核心競爭力為目的，既不斷調(diào)整，又有機結(jié)合，成為具有互相配合、協(xié)調(diào)、自組織功能的新型管理模式。

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