電力企業(yè)檔案管理問題與對策研究

摘要:隨著計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應(yīng)用,大量電子文件應(yīng)運而生,無紙化辦公的步伐日益加快,科技的發(fā)展給電力企業(yè)檔案管理帶來了新的變革,電子文件的產(chǎn)生改變了傳統(tǒng)的管理模式,但是同時也存在一些問題,為了順應(yīng)電力飛速發(fā)展,必須加強(qiáng)對電力檔案管理。文章闡述了檔案管理存在的問題,并對問題提出了研究對策。

關(guān)鍵詞:電力企業(yè);檔案管理;電力體制改革

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)35-0040-02

電力檔案是電力工業(yè)發(fā)展歷史的真實記錄。隨著中國電力工業(yè)的飛速發(fā)展和進(jìn)步,電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大,電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)。如何及時有效地管理并利用這一龐大的信息資源,更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供及時、全面、準(zhǔn)確的服務(wù),已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。

隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的不斷深入,電力生產(chǎn)、經(jīng)營等進(jìn)入了一個新的發(fā)展階段。電力企業(yè)檔案管理工作必須調(diào)整工作思路,采用新方法、新科技以適應(yīng)新時期電力企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求。近幾年來,電力檔案系統(tǒng)在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化方向也取得了長足進(jìn)步。

一、電力企業(yè)檔案管理新問題

多年來,在電力企業(yè)檔案工作者的共同努力下,檔案工作緊緊圍繞電力發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)這一中心主題開展工作,取得了一定的成績。但是也出現(xiàn)了一些新問題,其主要是:

(一)企業(yè)檔案意識淡薄

企業(yè)對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識,不重視檔案工作,尤其是企業(yè)法人檔案意識淡薄,企業(yè)日常工作中形成的大量檔案均分散保存,檔案散失情況嚴(yán)重。資金投入不足,管理手段落后,檔案室設(shè)施不全,保管條件落后;沒有健全的檔案制度,造成檔案內(nèi)容不完整,數(shù)量不齊全,手續(xù)不完備,無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

(二)企業(yè)檔案的編研開發(fā)力度不強(qiáng)

企業(yè)檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定、素質(zhì)參差不齊、工作業(yè)務(wù)繁忙,因而對檔案的收集、整理、歸檔、保管比較注重,而對檔案編研、信息開發(fā)利用工作卻不夠重視,甚至忽視了檔案的編研和信息開發(fā)利用工作,使檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用沒有充分發(fā)揮出來。

盡管有些電力企業(yè)檔案工作已達(dá)到國家一(二)級檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。但是,檔案的利用工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要,部分企業(yè)的檔案管理手段比較落后,檔案資源共享程度不夠,各企業(yè)單位在原始資料收集、整理和歸檔等方面不能嚴(yán)格按照檔案的要求去做,致使企業(yè)的檔案長期不能及時歸檔,資料流失和損壞的情況時有發(fā)生。比如說每年的文件不能全部按時歸檔(文件附件不完整),音像、光盤等資料部分保存在部門和個人手中等現(xiàn)象時有發(fā)生。在編寫企業(yè)年鑒和電力志的時候,常常遇到某些問題難以解決。

(三)檔案人員短缺及業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

有些檔案工作者學(xué)歷層次低,責(zé)任心不強(qiáng),缺乏對檔案工作理論知識及專業(yè)知識的學(xué)習(xí),有的檔案人員身兼數(shù)職,工作變動頻繁,不可能全身心地投入到檔案管理中去。這種現(xiàn)狀致使檔案保管都成問題,檔案工作基礎(chǔ)薄弱,利用更無從談起,產(chǎn)生效益便成為一句空話。

目前,盡管各企業(yè)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)建立,但總體上難以按照檔案工作的要求扎實地開展各項工作,各單位(部門)專兼職檔案人員工作調(diào)動頻繁,檔案人員隊伍不夠穩(wěn)定。作為各企業(yè)檔案管理工作的行政職能部門的檔案人員,一般單位只有一個或兩個檔案管理人員。

二、加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的新對策

(一)提高依法治檔的自覺性

《檔案法》、《檔案法實施辦法》是檔案和檔案工作的根本大法,應(yīng)結(jié)合電力企業(yè)改革與發(fā)展的實際情況,宣傳貫徹好《檔案法》,強(qiáng)化檔案法制教育,進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案法制觀念和檔案意識。

檔案管理部門及檔案工作者,必須緊緊跟上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢,搶抓機(jī)遇,乘勢而上,樹立服務(wù)大局、服務(wù)中心、服務(wù)社會的全新服務(wù)理念,堅持經(jīng)濟(jì)工作發(fā)展到哪里,檔案工作就延伸服務(wù)到哪里的原則,找準(zhǔn)服務(wù)重點,拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍,用先進(jìn)的技術(shù)手段和科學(xué)的管理方式,以最快捷、最方便、最全面的服務(wù),最大限度地滿足電力企業(yè)對檔案的需求。

(二)加強(qiáng)檔案管理,使檔案管理工作與電力企業(yè)改革同步進(jìn)行

努力為電力企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營建設(shè)提供主動服務(wù)、超前服務(wù)和跟蹤服務(wù),發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能。為適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的新形式,不斷轉(zhuǎn)變觀念,開拓思路,大膽嘗試,創(chuàng)新工作。在工程檔案管理方面,要不斷在項目檔案管理工作中總結(jié)分析經(jīng)驗和不足,吸取教訓(xùn),根據(jù)實際情況采取相應(yīng)的方法,提前預(yù)測歸檔可能出現(xiàn)的問題,采取防范措施,做到事前介入、事中控制、事后監(jiān)督,及時溝通工程管理部門、項目專責(zé)、施工單位及歸檔人員,搞好配合協(xié)調(diào),得到他們的支持。

(三)進(jìn)一步建立和健全檔案管理機(jī)構(gòu)和管理制度

電力企業(yè)改制后,必須根據(jù)電力企業(yè)產(chǎn)權(quán)所有制的變化,實行以電力投資(控股)企業(yè)為主體的檔案管理專業(yè)化、多元化的運作模式。同時根據(jù)電力企業(yè)發(fā)展的需要,制定企業(yè)檔案管理制度,做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一管理,確保檔案工作有序發(fā)展。

要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),成立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)掛帥,部門負(fù)責(zé)人專門抓落實的領(lǐng)導(dǎo)體制,把檔案管理列入企業(yè)管理工作的重要議事日程,與其他工作同研究、同安排、同部署,年底與其他工作一起考核,要定期召開會議,研究部署檔案工作,協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題,同時挑選責(zé)任心強(qiáng)、整體素質(zhì)高、有奉獻(xiàn)精神的同志做檔案管理工作,強(qiáng)化其責(zé)任意識和大局意識,形成以兼職檔案員收集,專職檔案人員整理、保管的工作流程。

(四)樹立現(xiàn)代化意識

現(xiàn)代化的管理手段,是提高檔案工作的重要途徑,使檔案管理工作更趨于科學(xué)化、規(guī)范化、程序化。現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案工作的努力方向是:首先,實現(xiàn)計算機(jī)化,即運用“文檔一體化”計算機(jī)管理系統(tǒng)與計算機(jī)輔助立卷等方法,實現(xiàn)文件歸檔、歸檔處理、檔案驗錄、檔案維護(hù)、檔案查詢、檔案制表、檔案利用、系統(tǒng)服務(wù)和系統(tǒng)擴(kuò)充等功能,達(dá)到“前文后檔、一次輸入,多次享用”的目的;其次,實現(xiàn)數(shù)據(jù)化,建立或引進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)庫,開發(fā)光盤技術(shù),實行光盤存儲,開發(fā)光盤檢索;最后,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)檔案檢索與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,使檔案信息資源暢通無阻,做到資源共享。

(五)建立以人為本、和諧創(chuàng)業(yè)的人才培養(yǎng)機(jī)制

作為供電企業(yè),需要培養(yǎng)和造就各方面的管理人才。從總體上看,各企業(yè)的檔案人員素質(zhì)參差不齊,普遍存在檔案專業(yè)技術(shù)基本功不夠扎實,專業(yè)檔案人員人才缺乏的問題,在一定程度影響了企業(yè)的檔案管理工作。企業(yè)必須通過各種渠道配備專業(yè)的檔案管理專職干部管理此項工作。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有發(fā)展規(guī)模和現(xiàn)代化企業(yè)的要求,檔案室可以考慮作為單設(shè)機(jī)構(gòu),成立檔案科(館);配備專業(yè)人員2~3人。同時,企業(yè)可以考慮將資料室、信息管理統(tǒng)一由檔案科集中管理,并對單位兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)工作,必要時可按月進(jìn)行考核,進(jìn)一步規(guī)范和強(qiáng)化對檔案的管理工作。

在人才培養(yǎng)和管理方面,我們可以采用走出去、請進(jìn)來的培訓(xùn)方法,重點是對各級檔案人員普及檔案管理的基本常識,盡快掌握檔案管理的基本工作要求。企業(yè)可以在檔案人員的崗級、職稱、獎金等方面加大獎懲考核力度,調(diào)動檔案工作人員的工作積極性,使他們在各自的工作崗位上充分發(fā)揮他們的聰明智慧,為企業(yè)的發(fā)展積累更多原始資料。

三、結(jié)語

重視檔案管理工作,不斷加強(qiáng)檔案管理機(jī)制,完善檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),提升檔案現(xiàn)代化管理水平,提升檔案信息提供利用服務(wù)水平,實現(xiàn)了基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)化、檢索方式多樣化、服務(wù)手段現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。為企業(yè)改革與決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理以及精神文明建設(shè)工作提供了全面、及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù),有效促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介:黃仁湛,男,廣西平南人,廣西電網(wǎng)公司平南供電公司檔案管理助理館員,研究方向:電力企業(yè)電子檔案管理、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化等。